Письмо УФНС России по г. Москве от 15 декабря 2008 г. N 19-12/116256 О документах, подтверждающих расходы организации на оплату проезда сотрудников в служебные командировки в целях налогообложения прибыли

Письмо УФНС России по г. Москве от 15 декабря 2008 г. N 19-12/116256

Вопрос: Организация понесла расходы на служебные командировки, в частности на проезд. Указанные расходы подтверждены электронными авиабилетами, выданными авиаперевозчиками. Какие документы подтверждают данные расходы в целях налогообложения прибыли?

Ответ: На основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, которые носят производственный характер и включают в том числе оплату проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Приказом Министерства транспорта РФ от 08.11.2006 N 134 утверждены формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации.

В пункте 2 приказа N 134 установлено следующее. Маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции оформляется на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции, или дополнительно к оформленной не на бланке строгой отчетности маршрут/квитанции должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки и оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством ККТ чек.

Таким образом, документом, подтверждающим произведенные расходы на командировку в части расходов на проезд, является маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки и оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Расходы на приобретение электронного авиабилета могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если данные расходы имеют косвенное подтверждение. То есть необходимо наличие:

- документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку;

- иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке;

- распечатки электронного билета на бумажном носителе и посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты полета).

Основание: информационное письмо Минфина России от 26.08.2008.

Заместитель руководителя Управления ФНС России по г. Москве

А.Н. Чугунова