Приложение N 1. Требования по унификации текстов справки, акта, заключения и к написанию названий федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов РФ, должностей, единиц времени, чисел, знаков при составлении и оформлении справки, акта и заключения

Приложение N 1

к Методическим рекомендациям

по оформлению результатов проверок

деятельности структурных

центрального аппарата

Федерального казначейства

и территориальных органов

Федерального казначейства

(с изменениями от 22 мая 2008 г.)

I. Требования по унификации текстов справки, акта, заключения

Основу содержания справки, акта и заключения составляет текст.

Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную точно, ясно и по возможности кратко.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, исключением образных слов и выражений, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов.

Ясность текста определяется прежде всего четкостью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и корректностью формулировок.

Лаконичность (краткость) текста должна достигаться экономным использованием языковых средств, исключением слов и выражений, не несущих дополнительного смысла. Необходимо исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности. Проверяющие должны стремиться к разумной краткости изложения при обязательном отражении ясных и полных ответов на все вопросы программы по проверяемому направлению деятельности.

В тексте должна использоваться форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа, например: "проверка установила" или "проверка показала".

В тексте допускается сокращение, принятое в конкретном документе. В этом случае после первого упоминания полного написания словосочетания в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры.

В тексте не допускается включение различного рода выводов, предложений и фактов, не подтвержденных документами, сведений из материалов правоохранительных и контрольных органов, ссылок на показания, данные следственным органам.

В тексте не должна даваться правовая и морально-этическая оценка действий должностных и материально ответственных лиц субъекта проверки, квалификация их поступков, намерений и т.п.

Описание фактов нарушений, выявленных в ходе проверки, должно содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные и нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены субъектом проверки, в чем выразились нарушения.

Информация должна быть изложена в соответствии с понятиями и терминами, применяемыми в законодательстве Российской Федерации, нормативных правовых актах Минфина России, Федерального казначейства и др. Названия описываемых форм, счетов и т.д. должны соответствовать названиям, указанным в нормативных документах.

Так, например, недопустимой является формулировка "В нарушение п. 2 приказа Минфина России от 30.06.2004 N 57н в поле "Назначение платежа" отсутствовали номер и дата заключенного договора на передачу в аренду федерального имущества, в соответствии с которым перечислялась арендная плата, при этом Управление не запрашивало у арендодателя информацию о реквизитах номера и даты договора аренды", т.к. содержание п. 2 приказа Минфина России от 30.06.2004 N 57н относится к действиям арендатора по оформлению расчетных документов. Формулировка должна указывать на то, что было нарушено субъектом проверки. Например: "Управление зачисляло средства, поступающие от арендаторов, на основании расчетных документов, оформленных с нарушением требований п. 2 приказа Минфина России от 30.06.2004 N 57н. В поле "Назначение платежа" отсутствовала ссылка на номер и дату заключенного договора на передачу в аренду федерального имущества. Для уточнения номера и даты заключенного договора на передачу в аренду федерального имущества Управление не запрашивало дополнительную информацию от арендодателей в письменной форме".

Недопустимой является формулировка: "В нарушение п. 13 приказа Минфина России от 02.02.1999 N 9н отсутствовали заявления на выдачу разрешений, позволяющих осуществлять операции со средствами, поступающими во временное распоряжение бюджетной организации", т.к. содержание п. 13 приказа Минфина России от 02.02.1999 N 9н относится к действиям, совершаемым как получателями средств, так и органами Федерального казначейства. В этой связи допустимой является формулировка: "В нарушение п. 13 приказа Минфина России от 02.02.1999 N 9н Управлением выданы получателям разрешения для открытия в учреждении Банка России счетов по учету средств, поступающих во временное распоряжение бюджетной организации, без представления соответствующего заявления получателя на выдачу разрешения".

Неверно сформулирована и такая запись: "В нарушение п. 19 Инструкции N 142н в Управление для открытия лицевого счета распорядителя представлен Государственный контракт от 09.02.2004 N 54 на финансирование мероприятий, предусмотренных законом о бюджете на 2004 год, вместо соглашения на передачу части функций главного распорядителя органу исполнительной власти Министерству труда и социальной защиты населения _области", т.к. описанное в этой формулировке действие не относятся к деятельности субъекта проверки. В данном случае допустима следующая формулировка: "В нарушение п. 19 Инструкции N 142н Управление открыло лицевой счет распорядителя Министерству труда и социальной защиты населения _ области на основании Государственного контракта от 09.02.2004 N 54, тогда как надлежащим основанием открытия счета является соглашение о передаче части функций главного распорядителя органу исполнительной власти субъекта Российской Федерации".

Неверными являются формулировки: "В нарушение п. 16 Инструкции N 142н отсутствовала копия документа о государственной регистрации (Центр госсанэпиднадзора .... области)". "В нарушение п. 16 Инструкции N 142н не заверена копия свидетельства налогового органа о постановке на учет (Прокуратура ... области)". Так как проверке подвергается полнота и правильность оформления представленных документов, необходимых для открытия, переоформления и закрытия лицевых счетов, то формулировки можно объединить и сделать следующую запись: "Управлением были открыты лицевые счета в нарушение требований п. 16 Инструкции N 142н:

- без предоставления документа о государственной регистрации, заверенного учредителем или нотариально, либо органом, осуществляющим государственную регистрацию (Центр госсанэпиднадзора ... области);

- копия свидетельства налогового органа о постановке на учет не заверена нотариально, либо выдавшим его налоговым органом" (Прокуратура ... области)".

Недопустимой является формулировка: "В нарушение письма Минфина России от 28.07.2004 N 11-13Д-01/12-230 при завершении ликвидационных мероприятий, проводимых в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 01.07.2004 N 903-р Управлением не в полном объеме проведены операции по лицевым счетам получателей средств федерального бюджета за июль, август 2004 года: одновременно переданы только объемы финансирования расходов и кассовые расходы, а лимиты бюджетных обязательств и принятые бюджетные обязательства переносились в разные дни". Учитывая, что данное разъяснительное письмо Минфина России не является нормативным правовым документом, то ссылку необходимо сделать на п. 36 Инструкции N 142н (в редакции приказа Минфина России от 22.01.2004 N 9н).

Неверной является формулировка: "С введением в действие с 01.01.2005 приказа Минфина России N 50н принят к внедрению централизованный программный продукт "Смета-F" в части учета лимитов бюджетных обязательств, объемов финансирования расходов федерального бюджета, доводимых главными распорядителями средств федерального бюджета расходными расписаниями (ф. 0512043)". Учитывая, что Порядок организации работы по доведению через территориальные органы Федерального казначейства объемов бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств и объемов финансирования расходов федерального бюджета был утвержден приказом Минфина России N 50н 10 июня 2003 г. и с 1 января 2004 года осуществлялось поэтапное внедрение указанного порядка, то следует сделать следующую запись: "В связи с переходом с 1 января 2005 года на финансирование расходов федерального бюджета в соответствии с приказом Минфина России N 50н_".

Неверно сформулирована и такая запись: "Управлением проверке представлены два журнала учета исполнительных листов - старый, который велся до 11 августа 2004 года и новый журнал - после 11 августа 2004 года". Текст необходимо изложить в следующей редакции: "Управлением учет исполнительных листов велся в журналах регистрации исполнительных листов, начало и окончание сроков ведения которых: с ______ по 10 августа 2004 года, с 11 августа 2004 года по настоящее время".

В тексте должно быть единообразие в написании имен, терминов, наименований лиц, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например Иванов В.И., то она в дальнейшем должна писаться так же. Не допускается чередовать в документе сокращение и полную форму.

Нельзя в пределах одного документа сокращать слово по-разному.

Так, например, если однажды в тексте написано "Сумма возврата НДС отражена в отчете по форме N 607_", то далее нельзя писать "Выборочная проверка исполнения заключений по ф. N 21_".

Неверной является фраза: "Первичные документы учреждений силового блока хранятся в отделе финансирования силовых структур", или "При проверке документальной обоснованности ведения учетных операций по учету средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности установлено, что выписки подтверждены первичными документами:_ оборотной ведомостью по лицевым счетам внебюджетных средств за исключением отдела силовых структур".

Неверной является формулировка: "За 2004 г. с балансового счета 40101 (далее - счет 40101)_" т.к. в нормативных документах, например, в Положении о порядке завершения операций по счетам федерального бюджета 2004 года, открытым в подразделениях расчетной сети Банка России и кредитных организациях (филиалах), утвержденном Минфином России и Банком России 03.12.2004 N 108н/264-п принято делать сокращение балансового счета N 40101 "Доходы, распределяемые органами федерального казначейства между уровнями бюджетной системы Российской Федерации" - (далее - счет N 40101). Кроме того, неверно написана дата, состоящая только из года.

Недопустимой является формулировка: "В нарушение п. 2 приказа Минфина России от 30.06.2004 N 57н при перечислении арендной платы арендатором неправильно оформлялись платежные документы. В поле "Получатель" отсутствовало наименование арендодателя и номер лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию. Данные реквизиты были указаны в поле "Назначение платежа". Однако при этом указывался неправильный номер лицевого счета (код 03). Зачисление на лицевые счета арендодателей по дополнительному бюджетному финансированию за счет арендных платежей осуществлялось на основании писем арендодателей, в которых указывались номера лицевых счетов", т.к. проверяется деятельность органа Федерального казначейства, а не деятельность арендатора. Кроме того, изложенный текст не соответствует понятиям и терминам, изложенным в приказе Минфина России от 30.06.2004 N 57н. Допустимой является формулировка: "Управление зачисляло средства, поступающие от арендаторов на основании расчетных документов, оформленных с нарушением требований п. 2 приказа Минфина России от 30.06.2004 N 57н. В поле "Получатель" не указано наименование арендодателя в сокращенном виде и номер его лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию за счет арендных платежей. Данные реквизиты указаны арендатором в поле "Назначение платежа", при этом указан неверный номер лицевого счета арендодателя. Зачисление денежных средств на лицевые счета арендодателей по дополнительному бюджетному финансированию за счет арендных платежей осуществлялось на основании писем арендодателей, в которых указывались номера лицевых счетов (код 11)".

Неверной является формулировка: "В нарушение положений приказа N 114н на лицевом счете по учету средств федерального бюджета получателя средств осуществлена операция, в которой направление расходования средств не соответствует коду экономической классификации...". Учитывая, что получатели средств федерального бюджета должны оформлять платежные документы в соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, то установленные проверкой нарушения необходимо описать следующим образом: "Управление санкционировало проведение платежей из федерального бюджета на основании представленных получателем платежных документов, в которых назначение платежа не соответствовало Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации...".

Не рекомендуется писать, например, такую формулировку: "В нарушение п. 12 Инструкции N 142н велось 5 Книг регистрации лицевых счетов по учету средств федерального бюджета (отдельно на каждый код лицевого счета)". С учетом терминологии, применяемой в п. 12 Инструкции N 142н, рекомендуется следующая редакция: "В нарушение п. 12 Инструкции N 142н Управление регистрировало лицевые счета в пяти Книгах регистрации лицевых счетов (отдельно на каждый код лицевого счета)".

Неверной является и такая запись: "В нарушение п. 5.11. приказа N 50н выписка из лицевого счета получателя средств, находящаяся в документах операционного дня, не соответствовала форме по КФД 0512056 (выписка ... получателя за 02.12.2004)". Следует записать: "Управление формировало Выписки из лицевого счета (наименование получателя) с нарушением требований, определенных п. 5.11. приказа N 50н. Форма выписки за 02.12.2004 не соответствовала форме КФД 0512056". При этом необходимо указать в чем заключалось несоответствие.

В тех случаях, если проверяющие делают запись "Операции по лицевым счетам по учету средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности организаций, осуществлялись в соответствии с установленными требованиями", или, например, "При проверке соблюдения порядка ведения лицевых счетов, открытых заказчикам - застройщикам для учета операций со средствами, выделенными для капитальных вложений, нарушений со стороны Управления по осуществлению предварительного и текущего контроля при оплате работ за счет средств федерального бюджета по капитальному строительству не выявлено", то для подтверждения указанных записей необходимо указывать перечень объектов проверки, массив проверенных или изученных документов.

Нельзя перегружать справку текстом, который не относится к вопросам программы проверки. Например: "Оценка деятельности ОФК осуществляется в ходе рассмотрения кандидатур для занесения на Доску Почета Управления, на которую по итогам года, в соответствии с положением о Доске Почета Управления, утвержденным приказом руководителя Управления от 05.04.2002 N 01-10, заносятся лучшие ОФК".

Информация об изменениях:

Приказом Казначейства России от 22 мая 2008 г. N 128 в раздел II настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

II. Требования к написанию названий федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, должностей, единиц времени, чисел, знаков при составлении и оформлении справки, акта и заключения

Написание названий федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, должностей, единиц времени, чисел, знаков и т.д. должно соответствовать единым стандартам, применяемым при составлении и оформлении документов.

Названия федеральных органов исполнительной власти (федеральных министерств, федеральных служб и федеральных агентств) установлены Указом Президента Российской Федерации от 20.05.2004 N 649 "Вопросы структуры федеральных органов исполнительной власти".

В наименованиях федеральных органов исполнительной власти с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.

Допускается использование сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти. Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти определен соответствующим распоряжением Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации.

В тексте не допускается употребления сокращения РФ в место слов Российская Федерация.

Наименование высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации, его структура, порядок его формирования определяются конституцией (уставом) и законами субъекта Российской Федерации с учетом исторических национальных и иных традиций субъекта Российской Федерации, например: Правительство Республики Башкортостан; Кабинет Министров Республики Татарстан; Администрация Алтайского края; администрация Брянской области; Администрация Владимирской области; Администрация Кемеровской области; Правительство Кировской области.

В названиях исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации с прописной буквы пишутся слова "Правительство", "Кабинет Министров".

Слово "Администрация" в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации может иметь написание как со строчной, так и с прописной буквы.

Наименование должности высшего должностного лица субъекта Российской Федерации устанавливается конституцией (уставом) субъекта Российской Федерации с учетом исторических, национальных и иных традиций: Президент Карачаево-Черкесской Республики; Глава Республики Коми; глава администрации Архангельской области; Глава администрации Волгоградской области; Губернатор Калужской области; глава администрации (губернатор) Костромской области.

Год при указании даты имеет различное написание.

При обозначении в тексте даты, состоящей только из года, слово "год" пишется полностью: в 2004 году; отчет за 2004 год; смета на 2004 год. Год пишется без наращения падежного окончания: в 2004 году, но не в 2004-м году.

Слова "год" и "годы" сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия.

Годы, указывающие начало и окончание периода времени, имеют следующее написание: с 1985 по 1991 год; в 2003-2004 годах; в 1996-2002 годах; в июле 1999 - марте 2000 гг.

Полугодие в тексте пишется словом полностью, например: во втором полугодии 2004 г.; первое полугодие 2004 г.

Квартал традиционно обозначается римской цифрой, например: в I квартале 2004 г.; в III-IV кварталах 2004 г.

При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале, но не: в I-м квартале.

Месяцы при цифровом способе представления дат записываются цифрами от 01 до 12. При словесном обозначении месяцы пишутся: в июле 2004 г., но: за 8 месяцев 2004 года; в июле-августе 2004 г.; в июле 2003 - марте 2004 гг.

Для написания чисел используются следующие формы: буквенная, цифровая, буквенно-цифровая.

Буквенная форма многозначных чисел рекомендуется при стечении двух чисел в цифровой форме и в случаях, когда предложение начинается числом.

Если буквенная форма числа нежелательна, необходимо перестроить фразу, чтобы развести два числа или чтобы не начинать фразу числом.

Для написания многозначных чисел цифровая форма является предпочтительной в подавляющем большинстве случаев.

Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами по три цифры (справа налево), например: 34 768; 245 989.

Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака номера), в обозначениях нормативных документов: N 92965.

Точка в пробелах между цифровыми группами многозначного числа не ставится.

Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением "тыс.", "млн.", "млрд.". Это правило распространяется на сочетания крупных круглых чисел с обозначением единиц физических величин, денежных единиц: 200 тыс. рублей.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, рекомендуется писать в тексте, используя буквенно-цифровую форму (5 тыс. рублей; 1 млн. рублей; 185,3 тыс. рублей; 151,2 тыс. долларов США; 105 руб. 24 коп.).

Знаки номера, процентов ставятся только при цифрах к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Когда числа пишутся в буквенной форме, знаки номера, процентов и т.п. также пишутся словами.

Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений, но не ставится перед порядковыми номерами таблиц, иллюстраций, глав, страниц, например: приложение N 2, таблица 1, глава 4, страница 5.

Знаки N, % и т.д. при нескольких числах не удваиваются и ставятся только один раз, например: 50, 60 и 70%, а не 50%, 60%, 70%.

Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускаются применять только в формулах; в тексте их необходимо передавать словами (равно, меньше, больше, плюс, минус).

Не рекомендуется отрывать знаки номера, процентов, от соответствующих цифр (при переносах).