"1С:Предприятие" для учета и управления трудозатратами (В. Булыгина, "Финансовая газета", N 46, ноябрь 2008 г.)

"1С:Предприятие" для учета и управления трудозатратами

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Рабочее время сотрудников является одним из основных ресурсов организаций, занятых оказанием услуг. Для эффективного управления рабочим временем очень важны достоверные и оперативные данные о его распределении в разрезе решаемых задач. Данные о распределении времени, полученные в результате опроса работников, как правило, искажают реальную картину, поэтому пользы от их обработки немного. Кроме того, для актуализации этих данных требуется проведение опросов с необходимой периодичностью.

Для автоматизации учета и управления трудозатратами в организациях, занятых оказанием аудиторских, консалтинговых, бухгалтерских и аналогичных услуг, в компании "Аудит А" (1С:Франчайзи, г. Москва) на платформе "1С:Предприятие 7.7" разработано прикладное решение "Хронометраж". Данный программный продукт основан на принципах управления проектами и предназначен в основном для малых и средних организаций.

Программа позволяет проанализировать и обобщить информацию о деятельности коллектива и в результате помогает эффективно организовать его работу. В рамках реализации отдельного проекта она обеспечивает формирование заданий и контроль в режиме реального времени за их выполнением. В ней реализованы учет трудозатрат, расчет себестоимости проектов и учет расчетов с клиентами.

Одним из основных понятий программы является "проект", под которым понимается комплекс услуг, который организация оказывает юридическому лицу.

Программа "Хронометраж" состоит из нескольких связанных между собой модулей.

Контроль документооборота

В программе предусмотрено ведение учета входящих, исходящих и внутренних документов.

При регистрации входящего документа фиксируется в том числе его принадлежность к определенному отделу, проекту, отчетному периоду, а также исполнителю проекта. Зарегистрированный документ может быть отправлен исполнителю для дальнейшей работы с ним. После завершения работы с документом исполнитель отправляет его в архив. Аналогичным образом ведется учет внутренних документов.

Наличие учета документов позволяет получать информацию о всех документах, поступивших от клиента, о датах их поступления, а также о стадии обработки или месте хранения.

Ввод информации. Назначение заданий

В модуле "Ввод первичной информации" для правильного учета рабочего времени используются документы "Хронология" и "Приход-Уход".

Документ "Хронология" обязателен к заполнению всеми работниками и проведению в конце рабочего дня. В нем перечислены проекты, которыми занимался работник, и указано время работы по каждому проекту. В отдельном поле описывается состав работ в свободной форме.

Документы "Приход-Уход" заполняются службой охраны и содержат информацию о времени прихода и ухода всех работников организации. Парольная защита ограничивает возможность рядовых работников создавать и вносить изменения в документы данного вида.

Модуль "Рассылка и контроль заданий" позволяет руководителю формировать для своих подчиненных задания и контролировать их выполнение.

В программе также предусмотрена система заявок, которая обеспечивает пересылку заданий исполнителю. Существуют три вида заявок: "общая", "в курьерскую службу" и "в отдел документального сопровождения".

Выписка счетов и контроль взаиморасчетов

В модуле "Формирование и выписка счетов за услуги" консолидируется информация об услугах, оказанных клиенту в рамках каждого проекта с учетом всех необходимых сумм, скидок и коэффициентов. Это удобно для организации, применяющей почасовую или тарифную системы оплаты за оказанные услуги. Клиентам данная возможность позволяет проконтролировать состав и объем оказанных им услуг.

С помощью документа "Начисления" в модуле "Контроль взаиморасчетов с клиентами" формируются данные о состоянии дебиторской задолженности по проектам, работа над которыми велась в прошлом месяце.

Контроль сдачи отчетности в государственные органы

Ежемесячно или ежеквартально организация сдает в государственные органы разнообразную отчетность своих клиентов. Процесс подготовки и контроля сдачи отчетности состоит в программе из нескольких этапов.

Руководитель отдела документального сопровождения формирует график сдачи отчетности по видам и по периодам отчетности с указанием бухгалтеров и аудиторов, которые будут соответственно готовить отчетность и проверять ее. При этом для каждого вида отчетности составляется свой график, например "График отчетности по НДС", "График отчетности по налогу на прибыль" и т.д.

По каждому проекту формируется заявка исполнителю на выполнение данной работы. Отчетность может быть проверена аудитором или принята без проверки, в случае если аудиторская проверка не является обязательной. На заключительном этапе отчетность отправляется в государственные органы.

Аналогичным образом выполняются внутренние плановые проверки работы бухгалтера над проектами.

Отчеты

Программа содержит большое количество разнообразных отчетов.

В отчете "Свод по отделу" представлено распределение вклада работников в выполнение проектов, а также распределение затрат рабочего времени по проектам. С помощью этого отчета руководитель может выявить наиболее затратные проекты своего отдела.

Список работ, выполненных каждым работников, с указанием затрат времени в часах можно получить с помощью "Отчета по отделу". Данный отчет позволяет руководителю оценить состав, объем и трудоемкость работ, выполненных сотрудником.

В отчете "Табель отдела", предназначенном для отдела кадров, отображается рабочее время каждого работника отдела по дням.

Отчет "Затраты по клиентам" используется для ежемесячного сопоставления затрат рабочего времени и сумм начислений по проектам клиента. Данный отчет формируется на основании документов "Хронология" (часы работы) и "Счет" (суммы). Информация отчета может служить основанием для принятия решений о закрытии убыточных или наиболее затратных проектов.

С помощью "Отчета для клиента" можно обобщить информацию о работах, выполненных за период по проектам заказчика. Отчет детализирован по сотрудникам, видам работ и времени, затраченному на их выполнение.

В программе также предусмотрены "Отчет для собственника", "Отчет по проектам" и ряд других, в том числе отчет по рентабельности работы отдела ведения бухгалтерского учета по каждому проекту.

В модуле "Контроль сдачи отчетности в государственные органы" реализован отчет, который позволяет определить этап работы с отчетностью клиента на текущую дату.

Программа "Хронометраж" в течение нескольких лет успешно эксплуатируется в организациях, которые занимаются оказанием аудиторских и консультационных услуг.

В эксплуатации программа проявила себя как эффективный, удобный, надежный и точный инструмент для учета и управления рабочим временем сотрудников. Она позволяет руководителю оценить эффективность работы подразделений и организации в целом, а также значительно облегчает процесс проведения взаиморасчетов с клиентами. На основании информации отчетов он может принимать более взвешенные и эффективные управленческие решения.

В зависимости от специфики и потребностей конкретной организации модули программы "Хронометраж" можно использовать в различных сочетаниях. Для работы с программой необходимо наличие компоненты "Бухгалтерский учет" платформы "1С:Предприятие 7.7".

В. Булыгина,

1С:Франчайзи ЗАО "Аудит А"

"Финансовая газета", N 46, ноябрь 2008 г.