"1С:Предприятие" для учета и управления трудозатратами
Рабочее время сотрудников является одним из основных ресурсов организаций, занятых оказанием услуг. Для эффективного управления рабочим временем очень важны достоверные и оперативные данные о его распределении в разрезе решаемых задач. Данные о распределении времени, полученные в результате опроса работников, как правило, искажают реальную картину, поэтому пользы от их обработки немного. Кроме того, для актуализации этих данных требуется проведение опросов с необходимой периодичностью.
Для автоматизации учета и управления трудозатратами в организациях, занятых оказанием аудиторских, консалтинговых, бухгалтерских и аналогичных услуг, в компании "Аудит А" (1С:Франчайзи, г. Москва) на платформе "1С:Предприятие 7.7" разработано прикладное решение "Хронометраж". Данный программный продукт основан на принципах управления проектами и предназначен в основном для малых и средних организаций.
Программа позволяет проанализировать и обобщить информацию о деятельности коллектива и в результате помогает эффективно организовать его работу. В рамках реализации отдельного проекта она обеспечивает формирование заданий и контроль в режиме реального времени за их выполнением. В ней реализованы учет трудозатрат, расчет себестоимости проектов и учет расчетов с клиентами.
Одним из основных понятий программы является "проект", под которым понимается комплекс услуг, который организация оказывает юридическому лицу.
Программа "Хронометраж" состоит из нескольких связанных между собой модулей.
Контроль документооборота
В программе предусмотрено ведение учета входящих, исходящих и внутренних документов.
При регистрации входящего документа фиксируется в том числе его принадлежность к определенному отделу, проекту, отчетному периоду, а также исполнителю проекта. Зарегистрированный документ может быть отправлен исполнителю для дальнейшей работы с ним. После завершения работы с документом исполнитель отправляет его в архив. Аналогичным образом ведется учет внутренних документов.
Наличие учета документов позволяет получать информацию о всех документах, поступивших от клиента, о датах их поступления, а также о стадии обработки или месте хранения.
Ввод информации. Назначение заданий
В модуле "Ввод первичной информации" для правильного учета рабочего времени используются документы "Хронология" и "Приход-Уход".
Документ "Хронология" обязателен к заполнению всеми работниками и проведению в конце рабочего дня. В нем перечислены проекты, которыми занимался работник, и указано время работы по каждому проекту. В отдельном поле описывается состав работ в свободной форме.
Документы "Приход-Уход" заполняются службой охраны и содержат информацию о времени прихода и ухода всех работников организации. Парольная защита ограничивает возможность рядовых работников создавать и вносить изменения в документы данного вида.
Модуль "Рассылка и контроль заданий" позволяет руководителю формировать для своих подчиненных задания и контролировать их выполнение.
В программе также предусмотрена система заявок, которая обеспечивает пересылку заданий исполнителю. Существуют три вида заявок: "общая", "в курьерскую службу" и "в отдел документального сопровождения".
Выписка счетов и контроль взаиморасчетов
В модуле "Формирование и выписка счетов за услуги" консолидируется информация об услугах, оказанных клиенту в рамках каждого проекта с учетом всех необходимых сумм, скидок и коэффициентов. Это удобно для организации, применяющей почасовую или тарифную системы оплаты за оказанные услуги. Клиентам данная возможность позволяет проконтролировать состав и объем оказанных им услуг.
С помощью документа "Начисления" в модуле "Контроль взаиморасчетов с клиентами" формируются данные о состоянии дебиторской задолженности по проектам, работа над которыми велась в прошлом месяце.
Контроль сдачи отчетности в государственные органы
Ежемесячно или ежеквартально организация сдает в государственные органы разнообразную отчетность своих клиентов. Процесс подготовки и контроля сдачи отчетности состоит в программе из нескольких этапов.
Руководитель отдела документального сопровождения формирует график сдачи отчетности по видам и по периодам отчетности с указанием бухгалтеров и аудиторов, которые будут соответственно готовить отчетность и проверять ее. При этом для каждого вида отчетности составляется свой график, например "График отчетности по НДС", "График отчетности по налогу на прибыль" и т.д.
По каждому проекту формируется заявка исполнителю на выполнение данной работы. Отчетность может быть проверена аудитором или принята без проверки, в случае если аудиторская проверка не является обязательной. На заключительном этапе отчетность отправляется в государственные органы.
Аналогичным образом выполняются внутренние плановые проверки работы бухгалтера над проектами.
Отчеты
Программа содержит большое количество разнообразных отчетов.
В отчете "Свод по отделу" представлено распределение вклада работников в выполнение проектов, а также распределение затрат рабочего времени по проектам. С помощью этого отчета руководитель может выявить наиболее затратные проекты своего отдела.
Список работ, выполненных каждым работников, с указанием затрат времени в часах можно получить с помощью "Отчета по отделу". Данный отчет позволяет руководителю оц
