Больничный и отпуск. Отдых откладывается (Н. Черкасова, "Современный предприниматель. Индивидуальный подход к бизнесу", N 8, август 2008 г.)

Больничный и отпуск.
Отдых откладывается

Как составить приказ о переносе отпуска? В каких случаях отпуск сотрудника продлевается на дни болезни? Должен ли работник возвращать выданные ему отпускные? Нужно ли пересчитывать платежи в бюджет?

Если сотрудник во время отпуска заболел, предприниматель должен продлить или перенести дни отпуска, совпавшие с периодом болезни. И продление, и перенесение - это обязанность работодателя (ст. 124 ТК РФ), коммерсант не вправе отказать сотруднику. Речь идет только о днях, подтвержденных больничным листом. Когда сотрудник заболел в середине отпуска, и после болезни у него остаются несколько законных дней отдыха, коммерсант не обязан их переносить, но вправе пойти навстречу сотруднику.

Пример 1

Синицын М.А. с 21 июля 2008 года ушел в отпуск на 28 календарных дней (до 17 августа, включительно). В период отпуска сотрудник заболел. Больничный лист выдан с 5 по 14 августа (10 календарных дней). По просьбе сотрудника коммерсант переносит на декабрь 10 дней, выпавших на период болезни. А вот перенос дней отпуска после больничного (с 15 по 17 августа) остается на усмотрение предпринимателя.

Заявление и приказ

Для продления отпуска сотрудник напишет заявление. На основании заявления ИП издает приказ в произвольной форме о продлении отпуска (см. образцы). При этом в графике отпусков в разделе "примечания" стоит указать реквизиты больничного листа. Они объяснят причины несовпадения дат запланированного отдыха и фактического.

В этой ситуации коммерсанту не придется пересчитывать выплаты и налоги. Дополнительные отпускные сотруднику не выплачиваются. Фактически продолжительность предоставленного ему отпуска не изменилась. А вот за дни болезни выдается пособие по временной нетрудоспособности. Причем, оплачиваются все дни болезни, включая выходные и праздничные (письмо ФСС России от 5 июня 2007 г. N 02-13/07-4830).

Образец 1. Заявление о продлении отпуска

Индивидуальному предпринимателю

Клюеву И. А.

от менеджера Синицына М. А.

Заявление

В связи с болезнью с 5 по 14 августа 2008 года (10 календарных дней) во время ежегодного оплачиваемого отпуска с 21 июля по 17 августа 2008 года, прошу продлить отпуск до 27 августа 2008 года включительно.

Приложение: Больничный лист N 213

Образец 2. Приказ о продлении отпуска

Индивидуальный предприниматель

Клюев И.А.

Приказ

     15 августа 2008 года

     Москва                                                         N 12

В связи с болезнью ежегодный оплачиваемый отпуск Синицина М. А. продлить на 10 календарных дней с 18 по 27 августа 2008 года включительно.

     Основание:    Заявление Синицына М. А.

                   Больничный лист N 213

Пример 2

Дополним условия примера 1. За 3 дня до начала отпуска Синицыну выплачены отпускные исходя из среднего дневного заработка 800 руб. в сумме 22 400 руб. (28 к. дн. х 800 руб.). С отпускных удержан НДФЛ 2912 руб. (22 400 руб. х 13%). На руки сотрудник получил 19 488 руб. (22 400 - 2912). Получив больничный лист, сотрудник в этот же день попросил продлить отдых. ИП составил соответствующий приказ. После выхода из отпуска работнику по больничному листу выплачено пособие. Никаких дополнительных выплат ему не полагается.

Не продлевается и не оплачивается больничный, если работник находится в отпуске без сохранения зарплаты или отпуске по уходу за ребенком. В этом случае больничный лист оплачивается с того дня, когда работник должен приступить к выполнению своих обязанностей.

Пример 3

Степанова Л. А ушла в отпуск за свой счет с 4 по 12 августа 2008 года. С 7 по 15 августа она была на больничном. Дни болезни, совпавшие с отпуском, не оплачиваются, а вот за период с 13 августа по 15 августа, сотруднице должно быть выдано пособие.

Такая же ситуация, если сотрудник в период ежегодного оплачиваемого отпуска осуществлял уход за заболевшим ребенком или членом семьи. Оплачиваются лишь дни после отпуска, при этом дни ухода, совпавшие с отпуском, не переносятся и на них отдых не продлевается. Продление и перенос осуществляются только в случае болезни самого работника.

Частичный перенос отпуска

Перенос нескольких дней отпуска документально оформляется аналогично. Сотрудник пишет заявление, где указывается, на какой период он хотел бы перенести дни, совпавшие с болезнью, и конкретное количество дней. Бизнесмен оформляет приказ о переносе.

В отношении выплат и налогов предпринимателю придется сделать перерасчеты, ведь сотрудник получил лишние отпускные. Эти деньги можно зачесть либо в счет пособия по временной нетрудоспособности, либо в счет зарплаты. Кроме того, потребуется сделать корректировки в учете, ведь с выплат начислялись налоги и взносы.

Пример 4

Савченко Л. А. с 1 августа 2008 года ушел в отпуск на 17 календарных дней. Выйти на работу он должен 18 августа. Его ежемесячный оклад составляет 30 000 руб. Средний дневной заработок для расчета отпускных составляет 1000 руб. (сумма взята условно). Сотруднику начислены отпускные в сумме 17 000 руб. (1000 руб. х 17 дн.), с которых удержан НДФЛ в сумме 2210 руб. (17 000 руб. х 13%). Выплата работнику составила 14 790 руб. (17 000 - 2210).

С 11 по 18 августа (8 календарных дней) работник болел. 19 августа он представил предпринимателю больничный лист и написал заявление о переносе части отпуска. ИП составил соответствующий приказ. Далее коммерсант должен пересчитать выданные отпускные исходя из фактически использованных дней отдыха. Фактическая продолжительность отпуска составила 10 календарных дней (с 1 по 10 августа), за которые полагается 10 000 руб. отпускных (1000 руб. х 10 дн.). НДФЛ с этой суммы составляет 1300 руб. (10 000 руб. х 13%). Савченко выплачено пособие по временной нетрудоспособности 7000 руб. (сумма взята условно), за оставшиеся 9 рабочих дней августа ему начисляется зарплата 12 857,14 руб. (30 000 руб. / 21 раб. дн. х 9 отработ. дн.). Таким образом, общая сумма выплат за август составила 29 857,14 руб. (10 000 + 8000 + 12 857,14). С этого дохода НДФЛ составляет 3881,43 (29 857,14 х 13%).

Образец 3. Заявление о продлении отпуска

Индивидуальный предприниматель

Клюев И. А.

Приказ

     23 июля 2008 года

     Москва                                                          N 12

1) Отменить приказ от 9 июля 2008 г. N 10 о предоставлении отпуска менеджеру Синицыну М. А. с 12 по 18 июля 2008 года в связи с болезнью.

2) Аннулировать записку-расчет.

3) Выплаченные отпускные зачесть в счет выданной зарплаты.

4) Новый отпуск назначить с 1 по 28 ноября 2008 года.

Основание: Заявление Синицына М. А.

Больничный лист

При выплате отпускных был удержан НДФЛ в сумме 2210 руб., поэтому дополнительно из денег нужно удержать 1671,43 руб. (3881,43 - 2210). Учитывая, что до отпуска часть денег была выплачена, по итогам августа на руки сотрудник получит 8185,71 руб. (29 857,14 - 3881,43 - 17 790).

При выдаче оставшейся суммы коммерсанту придется доплатить в бюджет НДФЛ. С отпускных налог на доходы рассчитывается и перечисляется при получении денег на выплату или перечисления средств на карточный счет сотрудника (п. 6 ст. 226 НК РФ). Выплачивая работнику оставшуюся сумму 8185,71 руб., ИП перечислит в бюджет оставшуюся часть налога на доходы за август (1671,43 руб.). Корректировка ЕСН (для ИП на общем режиме), пенсионных взносов и платежей в ФСС на страхование от несчастных случаев, осуществляются аналогично. Напомним: названные платежи не начисляются при выплате пособия по временной нетрудоспособности. Оставлять излишне выданные отпускные в счет будущего отпуска, когда сотрудник возьмет перенесенные дни, нельзя. Ведь за период, на который откладывается отдых, величина средней зарплаты может измениться. В дальнейшем, когда работник возьмет перенесенные дни, коммерсант заново рассчитает отпускные.

Частный случай

Предположим, работник заболел за день до отпуска, то есть фактически его отпуск не начался. Выйдя с больничного, подчиненный попросил полностью перенести отпуск. Если бизнесмен согласен, ему необходимо составить приказ, где будут оговариваться новые сроки отдыха, отменить предыдущий приказ о предоставлении отпуска и записку-расчет (образец 3). Выданные отпускные засчитываются в счет зарплаты или выплаты больничных, соответственно понадобится пересчитать налоги.

Н. Черкасова,

эксперт журнала

"Современный предприниматель. Индивидуальный подход к бизнесу", N 8, август 2008 г.