Аудит учета бланков строгой отчетности и гарантийных талонов (Н.В. Дрокина, "Аудиторские ведомости", N 11, ноябрь 2008 г.)

Аудит учета бланков строгой отчетности и гарантийных талонов

Разъясняются особенности аудиторской проверки учета таких документов, как бланки строгой отчетности и гарантийные талоны, применяемые в сервисных центрах по ремонту техники. Приведены тесты для системы учета и контроля за движением бланков строгой отчетности и правомерностью их использования.

При оказании услуг по ремонту техники и приеме наличных денежных средств сервисные центры вправе использовать вместо контрольно-кассовой техники (далее - ККТ) бланки строгой отчетности.

Аудиторская проверка учета бланков строгой отчетности осуществляется в несколько последовательных этапов:

определение правомерности применения бланков строгой отчетности;

оценка системы контроля за надлежащим использованием бланков и их движением;

оценка порядка синтетического и аналитического учета бланков строгой отчетности;

проверка соблюдения законодательства при движении бланков в организации;

оценка правильности хранения и уничтожения использованных бланков.

Образцы бланков строгой отчетности, применяемые организациями по ремонту техники, приведены в письме Минфина России от 20.04.95 г. N 16-00-30-33. Порядок документооборота бланков строгой отчетности определен в постановлении Правительства Российской Федерации от 6.05.08 г. N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники".

В сервисных центрах бланк строгой отчетности формы БО-1 оформляют при предварительной и последующей оплате стоимости услуг для учета выручки, начисления заработной платы мастерам, списания материальных ценностей на ремонт. При проведении ремонтных работ без использования материалов применяют форму БО-3. Для учета срочных и мелких ремонтов, выполняемых в присутствии заказчика, оформляют бланк по форме БО-9, который заполняется в двух экземплярах под копирку. Если при расчетах используют ККТ, то вместе со вторым экземпляром выдается чек, в противном случае - отрывная часть талона формы БО-11(02). Приобретенные бланки строгой отчетности поступают в организацию по накладной и учитываются на счете 10 "Материалы" по фактической себестоимости. Для учета движения бланков в сервисных центрах по ремонту техники ведут книгу учета квитанций по наименованиям, их сериям и номерам. Поступление бланков в организацию отражают по дебету забалансового счета 006 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке.

На основании отчетов материально ответственных лиц производят списание стоимости испорченных бланков со счета 10 на счет 26 "Общехозяйственные расходы". Одновременно бланки списывают со счета 006.

Бланки строгой отчетности предназначены только для расчетов с населением в соответствии с п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт". Это правило также распространяется на индивидуальных предпринимателей. Факт приема наличных денежных средств от юридических лиц по бланкам строгой отчетности необходимо рассматривать как административное правонарушение. При оплате услуг, оказанных юридическому лицу, представитель обязан предъявить доверенность на осуществление наличного платежа от имени организации, направившей технику в ремонт. При отсутствии доверенности деньги вносит неуполномоченное лицо, т.е. обычный гражданин (ст. 183 ГК РФ).

В связи с необходимостью приема денежных средств как от физических, так и от юридических лиц и ведения точного раздельного учета для целей налогообложения сервисные центры применяют ККТ. Отличительной особенностью деятельности сервисных центров бытового обслуживания населения является то, что применение ККТ не освобождает организацию от оформления договора (квитанции) с заказчиком согласно п. 4 Правил бытового обслуживания населения в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.08.97 г. N 1025 (с изменениями и дополнениями). Для оформления договорных отношений с заказчиком может быть использован один из перечисленных бланков строгой отчетности. Сервисные центры вправе самостоятельно разработать документацию по оформлению заказа.

Аудитор проверяет правильность оформления бланка квитанции, в котором должны быть указаны:

наименование и юридический адрес организации;

вид работы (услуги);

цена работы(услуги);

точное наименование, описание и цена материала, если работа выполняется из материала исполнителя или из материалов заказчика;

отметка об оплате потребителем полной цены работы либо о внесенном авансе при оформлении договора, если оплата была произведена;

дата приема и исполнения заказа;

гарантийные сроки на результаты работы;

должность лица, принявшего заказ, его подпись, а также подпись потребителя, сдавшего заказ.

Для оценки системы контроля и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности целесообразно использовать тест, содержащий следующие вопросы:

утвержден ли перечень применяемых бланков строгой отчетности;

применяются ли бланки строгой отчетности только для расчетов с населением и индивидуальными предпринимателями;

назначены ли ответственные лица, хранящие и использующие бланки строгой отчетности;

ведется ли учет квитанционных книжек по их наименованиям, сериям и номерам;

оформляется ли книга учета бланков строгой отчетности;

оформляется ли бланк строгой отчетности в момент получения наличных денежных средств;

регулярно ли проводится инвентаризация бланков строгой отчетности;

контролируется последовательность номеров оформляемых бланков строгой отчетности;

производится ли сверка сумм использованных бланков с величиной оприходованной денежной наличности;

организован ли синтетический и аналитический учет бланков строгой отчетности в организации;

организован ли количественный учет квитанционных книжек, выданных подотчетным мастерам, за балансом;

применяется ли в организации заборно-контрольный лист на бланки строгой отчетности для каждого мастера;

соответствует ли порядок хранения бланков требованиям законодательства;

производится ли уничтожение использованных бланков в установленном порядке.

В ходе аудита бланков строгой отчетности проверяют учет бланков для целей не только бухгалтерского, но и налогового учета. При упрощенной системе налогообложения (далее - УСН) стоимость бланков строгой отчетности можно учесть как затраты на канцелярские товары согласно п.п. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Аудитор проверяет факт списания тех бланков строгой отчетности, которые были использованы при оказании услуг, подпадающих под УСН. В сервисных центрах по ремонту техники к таким услугам будут относиться только услуги физическим лицам по ремонту сотовых телефонов и аппаратов стационарной связи, так как платный ремонт и техническое обслуживание радиоэлектронной аппаратуры и бытовых машин переведены на обложение единым налогом на вмененный доход для отдельных видов деятельности, а при оказании услуг юридическим лицам бланк строгой отчетности не применяется.

Бланки строгой отчетности также являются первичными документами для отражения доходов в книге учета доходов и расходов. Если в течение дня выписывают большое количество бланков строгой отчетности, то каждый из них в книге не регистрируют, а оформляют одну запись в конце рабочего дня на общую сумму выручки. Основанием для записи в данном случае будет приходный кассовый ордер, в котором должны быть указаны номера использованных бланков строгой отчетности. Нарушением учета бланков строгой отчетности является оформление одной записи в книге учета доходов и расходов на основании нескольких бланков строгой отчетности, выданных в течение нескольких дней, недели и т.д.

Анализ деятельности сервисных центров показал, что при учете бланков строгой отчетности наиболее часто нарушается порядок их хранения. Бланки строгой отчетности нужно хранить в сейфах или металлических шкафах. С лицами, которые получают, хранят и выдают бланки, необходимо заключать договор о полной материальной ответственности и передавать им бланки в присутствии комиссии на основании акта. С мастерами и приемщиками, которые выписывают бланки и получают наличные денежные средства, также составляют договор о полной материальной ответственности. Невыдача бланка строгой отчетности или оформление в меньшей сумме равнозначно неприменению ККТ и наказывается штрафом согласно ст. 14.5 КоАП РФ. За несоблюдение порядка и сроков хранения бланков строгой отчетности должностные лица организации могут быть также привлечены к ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ.

Наиболее ценным источником аудиторских доказательств при аудите бланков строгой отчетности является проведение инвентаризации бланков с непосредственным участием аудитора. Все бланки подсчитывают по видам, сличая по начальным и конечным номерам, у каждого материально ответственного лица и на каждом месте хранения. Результаты инвентаризации обязательно должны быть отражены в рабочих документах аудитора.

При проверке надлежащего использования бланков проверяют сохранность копий и корешков бланков, отсутствие подчисток, исправлений, соответствие сумм, указанных в копиях и корешках, суммам, отраженным в ведомостях и реестрах, которые служат основание для бухгалтерских записей.

Копии использованных бланков и корешки квитанционных книжек необходимо хранить не менее пяти лет. Аудитор должен убедиться, что по окончании срока хранения, но обязательно после истечения месяца со дня последней инвентаризации копии использованных бланков и корешки уничтожены, о чем составлен комиссией акт об их списании.

В ходе аудита организации документооборота в сервисном центре особое внимание уделяется порядку учета наличия, движения и хранения гарантийных талонов, на основании которых фирмы-производители компенсируют сервисному центру затраты на ремонт техники. Пользователь, претендующий на гарантийный ремонт, должен предоставить при сдаче техники в сервисный центр правильно заполненный гарантийный талон установленного образца. Каждый производитель самостоятельно разрабатывает форму гарантийного талона, которая должна содержать:

модель и серийный номер изделия;

дату продажи техники;

название фирмы-продавца;

печать продавца;

срок гарантии;

подпись и печать сервисного центра.

Также в гарантийный талон могут быть включены информация об обслуживающих сервисных центрах, поле для описания выявленных в последующем дефектов, сведения об установке изделия, ФИО покупателя и его контактный телефон.

Особо отметим, что потребитель имеет право на гарантийный ремонт техники независимо от наличия гарантийного талона в том случае, если данная модель официально поставлялась производителем для продажи, входит в перечень моделей, подлежащих гарантийному обслуживанию, и на ней имеются знаки государственной сертификации. В случае отсутствия гарантийного талона, неправильно заполненного гарантийного талона срок гарантии на изделие устанавливается с даты продажи (при наличии чеков и документов, подтверждающих факт продажи) или с даты выпуска (при отсутствии таких документов).

При проведении предпродажных ремонтов гарантийные талоны изымают, а выдают дубликаты из подменного фонда. Некоторые фирмы-производители требуют не изымать гарантийные талоны, а предоставлять для возмещения затрат их копии, которые должны содержать те же данные, что и гарантийный талон.

Разнообразие требований, которые предъявляют фирмы-производители сервисным центрам для правильного оформления услуг по гарантийным ремонтам, обязывает аудитора ознакомиться с порядком документооборота сервисного центра и оценить, как он удовлетворяет потребности конкретного производителя по каждой авторизации. Особое внимание аудитор уделяет изучению договоров на сервисное обслуживание, устанавливает, каким образом в сервисном центре происходит определение гарантийности изделия, оценивает степень контроля за сохранностью гарантийных талонов.

Первичную оценку гарантийности изделия по формальным признакам проводит приемщик техники. Он сверяет модель техники и ее серийный номер, указанные в талоне, непосредственно с моделью и номером, указанными на изделии. Затем статус техники подтверждается мастером после исследования техники и определения дефекта. При обнаружении следов попыток неквалифицированного ремонта (некачественная пайка, отсутствие деталей и т.п.), механических повреждений на корпусе изделия, посторонних предметов внутри товара или следов сильного перегрева, вызванного нарушением условий эксплуатации, техника может быть снята с гарантии, о чем делается отметка в гарантийном талоне, и составляется акт технического осмотра изделия.

Заполнение гарантийного талона сотрудником сервисного центра и проставление подписей и печатей производятся на последнем этапе при составлении отчета о гарантийных ремонтах. Менеджер, ответственный за оформление гарантийного талона, обязан сверить данные гарантийного талона с информацией о ремонте в наряде-заказе.

Уровень контроля за движением и сохранностью гарантийных талонов свидетельствует об уровне контроля в организации в целом. Если система учета гарантийных талонов оценивается как низкая, то можно говорить о неудовлетворительном контроле всех учетных систем, так как гарантийный талон является единственным основанием для компенсации затрат сервисного центра фирмой - производителем техники.

Оценка организации документооборота гарантийных талонов на этапе планирования может быть осуществлена с помощью теста, содержащего следующие вопросы:

своевременно ли информируются приемщики, мастера и менеджеры о формах гарантийных талонов и их заполнении по каждой авторизации;

сверяются ли модель и серийный номер, указанные в гарантийном талоне, с моделью и номером, указанными на аппарате;

назначены ли лица, ответственные за проставление подписи и печати в гарантийном талоне;

сверяются ли данные о ремонте в гарантийном талоне с информацией в наряде-заказе;

соответствует ли срок гарантии, указанный в талоне, срокам на гарантийное обслуживание, установленным фирмой-производителем;

проверяются ли заполнение реквизитов о продавце изделия и наличие его оригинальной печати;

проводится ли сверка количества ремонтов со статусом "гарантийный" с количеством гарантийных талонов;

проводится ли ксерокопирование гарантийных талонов для внутренней отчетности сервисного центра;

установлены ли ответственные за сохранность гарантийных талонов;

определяются ли виновные за проведение ремонтных работ без талонов, с недооформленными или неправильно заполненными талонами;

наблюдаются ли в гарантийных талонах помарки, подчистки, которые могут послужить признанию талона недействительным.

При формировании мнения о достоверности учета гарантийных ремонтов аудитор должен учитывать, что, с одной стороны, гарантийный талон не является непосредственным основанием для составления бухгалтерской записи, но, с другой стороны, правильный документооборот гарантийных талонов свидетельствует о качественной организации раздельного учета по принципу гарантийности и мерах, принимаемых сервисным центром для увеличения экономических выгод и полной компенсации своих затрат на ремонт техники.

Н.В. Дрокина,

Сочинский государственный университет туризма и курортного дела

"Аудиторские ведомости", N 11, ноябрь 2008 г.