Учреждениям образования приходится как отправлять корреспонденцию, пользуясь услугами почтовой связи, так и получать ее. В этой статье рассмотрим, какие расходы относятся к почтовым, а также особенности их отражения в бухгалтерском учете.
Основным документом, устанавливающим правовые, организационные, экономические, финансовые основы деятельности в области почтовой связи в РФ, является Федеральный закон от 17.07.1999 N 176-ФЗ "О почтовой связи" (далее - Федеральный закон N 176-ФЗ). Этим законом регулируются правоотношения, возникающие между операторами и пользователями услуг почтовой связи.
Плата за услуги почтовой связи, за исключением универсальных услуг почтовой связи, определяется по тарифам, устанавливаемым на договорной основе. Плата за универсальные услуги почтовой связи определяется в порядке, установленном Правительством РФ, и подтверждается нанесенными на письменную корреспонденцию государственными знаками почтовой оплаты. Проданные государственные знаки почтовой оплаты обратно не принимаются и не обмениваются (ст. 29 Федерального закона N 176-ФЗ).
Услуги почтовой связи - действия или деятельность по приему, обработке, перевозке, доставке (вручению) почтовых отправлений, а также по осуществлению почтовых переводов денежных средств, а универсальные услуги почтовой связи - услуги почтовой связи по удовлетворению нужд пользователей услуг почтовой связи в обмене письменной корреспонденцией в пределах территории РФ и по доступным ценам (ст. 2 Федерального закона N 176-ФЗ).
Рассмотрим, какие виды почтовых расходов могут быть произведены учреждениями образования.
Почтовые расходы по отправке корреспонденции
К наиболее распространенным почтовым затратам по отправке корреспонденции относятся расходы:
- по приобретению конвертов, марок;
- по оплате услуг, связанных с отправкой письменной корреспонденции с использованием франкировальной машины, расходы по ее техническому обслуживанию и расходы на оплату услуг по вводу информации об авансовых платежах в регистр франкировальной машины. Напомним, что франкировальная машина (маркировальная машина) - машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации.
С возникновением вышеперечисленных почтовых расходов следует учитывать особенности отнесения их на соответствующие подстатьи (статьи) классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). Рассмотрим их.
Приобретение конвертов и марок
Отнесение расходов по оплате конвертов на ту или иную статью (подстатью) КОСГУ зависит от того, какие конверты закупило учреждение образования - маркированные или немаркированные. Согласно Приказу Минфина РФ N 74н*(1) расходы по приобретению маркированных конвертов (как и расходы по покупке марок) следует относить на подстатью 221 "Услуги связи", а немаркированных - на статью 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ.
В соответствии с п. 98 Инструкции N 25н*(2) маркированные конверты и марки подлежат учету на счете 201 05 000 "Денежные документы".
Прием в кассу маркированных конвертов и марок и выдачу их из кассы оформляют соответственно приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Их регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам.
Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов, а учет операций с денежными документами - в Журнале по прочим операциям.
Немаркированные конверты следует отражать на счете 105 06 000 "Прочие материальные запасы".
Расходы на отсылку почтовой корреспонденции
с помощью франкировальной машины
В крупных учреждениях образования, у которых большой поток корреспонденции, могут быть установлены франкировальные машины. Почтовые расходы в этом случае следует относить на ту или иную подстатью КОСГУ исходя из предмета договора, заключенного учреждением с ФГУП "Почта России". Для правильного применения КОСГУ при расходовании средств на основании этих договоров, в которых упоминается о франкировальной машине, необходимо учитывать экономическое содержание осуществляемых расходов, предусмотренных условиями договора. В основном можно выделить три направления, а соответственно, и три подстатьи КОСГУ:
- расходы по пересылке корреспонденции, осуществляемые в порядке 100% предоплаты, следует относить на подстатью 221 "Услуги связи";
- расходы по техническому обслуживанию франкировальной машины (ремонт, профилактические работы и т.п.) - на подстатью 225 "Работы, услуги по содержанию имущества";
- расходы на оплату услуг по вводу информации об авансовых платежах в регистр франкировальной машины - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" (Письмо Минфина РФ от 15.07.2008 N 02-14-10/2042).
Все вышеперечисленные фактически произведенные общехозяйственные почтовые расходы (за исключением расходов на приобретение почтовых конвертов и марок) в зависимости от источника финансирования отражаются в бухгалтерском учете:
- по бюджетной деятельности - на соответствующих аналитических счетах счета 1 401 01 200 "Расходы учреждения";
- по деятельности, приносящей доход, - на счете 2 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)".
Определение стоимости оказанных почтовых услуг и их оплата
Определить стоимость оказанных учреждению почтовых услуг по отправке корреспонденции можно исходя из показаний счетчика франкировальной машины или с применением авансовой книжки.
С помощью франкировальной машины. Если в учреждении имеется франкировальная машина, то стоимость оказанных почтовых услуг учитывается одним из следующих способов. Машина может либо суммировать произведенные учреждением почтовые расходы, либо вычитать такие расходы из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.
На практике учреждения в основном прибегают к первому способу, поскольку он позволяет производить оплату по фактическим данным. Суть такой оплаты состоит в том, что работником почтового отделения ежемесячно снимаются показания счетчика франкировальной машины. По показаниям счетчика на начало и конец месяца выставляется счет (счет-фактура), к которому прилагается акт выполненных работ. В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:
- на сумму оказанных почтовых услуг:
Дебет счетов 401 01 221 "Расходы на услуги связи", 106?04?340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"
Кредит счета 302 04 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи"
- на сумму произведенной оплаты:
Дебет счета 302 04 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи"
Кредит счетов 304 05 221 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи", 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов"
Пример 1.
Университет осуществляет расчеты с почтовым отделением связи с помощью франкировальной машины, которая суммирует произведенные почтовые отправления. В конце месяца ему предъявлены счет на сумму 3 540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.) и акт выполненных работ с реестром произведенных отправлений. Оплата почтовых расходов осуществляется за счет бюджетных средств.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
| Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
Отражена задолженность за оказанные почтовые
услуги |
1 401 01 221 |
1 302 04 730 |
3 540 |
| Произведена оплата почтовых услуг |
1 302 04 830 |
1 304 05 221 |
3 540 |
Если учреждение выбрало второй способ, оно должно перечислить на счет почтового отделения определенную сумму денежных средств (аванс). Технический работник почтового отделения "загружает" в машину показатели, эквивалентные сумме произведенной оплаты. Работник учреждения, проставляя штамп на конверте, указывает также сумму отправки, которая вычитается из аванса, занесенного в память машины, тем самым уменьшая его. Когда вся сумма аванса будет таким образом использована, маркировальная машина автоматически выключается. Иными словами, машина перестает работать, если вся внесенная на счет почтового учреждения сумма израсходована.
В бухгалтерском учете операции по оплате почтовых расходов этим способом отражаются следующими записями:
- на сумму авансового платежа:
Дебет счета 206 04 560 "Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи"
Кредит счетов 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов", 304 05 221 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи"
- на сумму оказанных почтовых услуг:
Дебет счетов 401 01 221 "Расходы на услуги связи", 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"
Кредит счета 302 04 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи"
- зачет аванса на сумму оказанных учреждению в течение месяца почтовых услуг:
Дебет счета 302 04 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи"
Кредит счета 206 04 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи"
С помощью авансовой книжки. Для того чтобы воспользоваться данным способом учета стоимости оказанных почтовых услуг, учреждению нужно заключить с почтовым отделением договор, предметом которого являются расчеты за почтовые услуги с применением авансовой книжки. Учреждение перечисляет денежные средства на счет почтового отделения в качестве аванса в счет последующей отправки телеграмм и писем и за приобретение авансовой книжки. Расходы учреждения отражаются в авансовой книжке по мере отправки корреспонденции. На сумму оказанных услуг по окончании месяца учреждению выставляются счет-фактура, акт выполненных работ и реестр отправленной корреспонденции.
Оприходование авансовой книжки сопровождается проводкой:
Дебет счета 105 06 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов"
Кредит счета 302 22 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов"
- оплачена стоимость авансовой книжки:
Дебет счета 302 22 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов"
Кредит счетов 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов", 304 05 340 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов"
Операции по расчету за оказанные почтовые услуги с помощью авансовой книжки в бухгалтерском учете отражаются следующим образом:
- перечислен аванс за почтовые услуги:
Дебет счета 206 04 560 "Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи"
Кредит счетов 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов", 304 05 221 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи"
- на сумму оказанных услуг на основании счета-фактуры, реестра отравленной корреспонденции, акта выполненных работ:
Дебет счетов 401 01 221 "Расходы на услуги связи", 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"
Кредит счета 302 04 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи"
- произведен зачет аванса на сумму оказанных учреждению в течение месяца почтовых услуг:
Дебет счета 302 04 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи"
Кредит счета 206 04 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи"
Пример 2.
Институт осуществляет расчеты с почтовым отделением связи посредством авансовой книжки, стоимость которой составляет 10 руб. Сумма зачисленных на авансовую книжку денежных средств равна 2 000 руб. В конце месяца институту выставлены счет на сумму 1 180 руб. (в том числе НДС -
