Расходы на отсылку и доставку корреспонденции (А. Солнцева, "Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2008 г.)

Расходы на отсылку и доставку корреспонденции

Учреждениям образования приходится как отправлять корреспонденцию, пользуясь услугами почтовой связи, так и получать ее. В этой статье рассмотрим, какие расходы относятся к почтовым, а также особенности их отражения в бухгалтерском учете.

Основным документом, устанавливающим правовые, организационные, экономические, финансовые основы деятельности в области почтовой связи в РФ, является Федеральный закон от 17.07.1999 N 176-ФЗ "О почтовой связи" (далее - Федеральный закон N 176-ФЗ). Этим законом регулируются правоотношения, возникающие между операторами и пользователями услуг почтовой связи.

В статье 5 данного закона перечислены принципы деятельности в области почтовой связи. Один из них - доступность для всех граждан и юридических лиц услуг почтовой связи как одного из средств получения информации и обмена ею.

Согласно ст. 16 Федерального закона N 176-ФЗ услуги почтовой связи оказываются операторами почтовой связи на договорной основе. По условиям договора оператор почтовой связи обязуется по заданию отправителя переслать вверенное ему почтовое отправление или осуществить почтовый перевод денежных средств по указанному отправителем адресу и доставить (вручить) их адресату. В свою очередь, пользователь услуг почтовой связи обязан оплатить оказанные ему услуги.

Плата за услуги почтовой связи, за исключением универсальных услуг почтовой связи, определяется по тарифам, устанавливаемым на договорной основе. Плата за универсальные услуги почтовой связи определяется в порядке, установленном Правительством РФ, и подтверждается нанесенными на письменную корреспонденцию государственными знаками почтовой оплаты. Проданные государственные знаки почтовой оплаты обратно не принимаются и не обмениваются (ст. 29 Федерального закона N 176-ФЗ).

*

Услуги почтовой связи - действия или деятельность по приему, обработке, перевозке, доставке (вручению) почтовых отправлений, а также по осуществлению почтовых переводов денежных средств, а универсальные услуги почтовой связи - услуги почтовой связи по удовлетворению нужд пользователей услуг почтовой связи в обмене письменной корреспонденцией в пределах территории РФ и по доступным ценам (ст. 2 Федерального закона N 176-ФЗ).

*

Рассмотрим, какие виды почтовых расходов могут быть произведены учреждениями образования.

Почтовые расходы по отправке корреспонденции

К наиболее распространенным почтовым затратам по отправке корреспонденции относятся расходы:

- по приобретению конвертов, марок;

- по оплате услуг, связанных с отправкой письменной корреспонденции с использованием франкировальной машины, расходы по ее техническому обслуживанию и расходы на оплату услуг по вводу информации об авансовых платежах в регистр франкировальной машины. Напомним, что франкировальная машина (маркировальная машина) - машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации.

С возникновением вышеперечисленных почтовых расходов следует учитывать особенности отнесения их на соответствующие подстатьи (статьи) классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). Рассмотрим их.

Приобретение конвертов и марок

Отнесение расходов по оплате конвертов на ту или иную статью (подстатью) КОСГУ зависит от того, какие конверты закупило учреждение образования - маркированные или немаркированные. Согласно Приказу Минфина РФ N 74н*(1) расходы по приобретению маркированных конвертов (как и расходы по покупке марок) следует относить на подстатью 221 "Услуги связи", а немаркированных - на статью 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ.

В соответствии с п. 98 Инструкции N 25н*(2) маркированные конверты и марки подлежат учету на счете 201 05 000 "Денежные документы".

Прием в кассу маркированных конвертов и марок и выдачу их из кассы оформляют соответственно приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Их регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов, а учет операций с денежными документами - в Журнале по прочим операциям.

Немаркированные конверты следует отражать на счете 105 06 000 "Прочие материальные запасы".

Расходы на отсылку почтовой корреспонденции
с помощью франкировальной машины

В крупных учреждениях образования, у которых большой поток корреспонденции, могут быть установлены франкировальные машины. Почтовые расходы в этом случае следует относить на ту или иную подстатью КОСГУ исходя из предмета договора, заключенного учреждением с ФГУП "Почта России". Для правильного применения КОСГУ при расходовании средств на основании этих договоров, в которых упоминается о франкировальной машине, необходимо учитывать экономическое содержание осуществляемых расходов, предусмотренных условиями договора. В основном можно выделить три направления, а соответственно, и три подстатьи КОСГУ:

- расходы по пересылке корреспонденции, осуществляемые в порядке 100% предоплаты, следует относить на подстатью 221 "Услуги связи";

- расходы по техническому обслуживанию франкировальной машины (ремонт, профилактические работы и т.п.) - на подстатью 225 "Работы, услуги по содержанию имущества";

- расходы на оплату услуг по вводу информации об авансовых платежах в регистр франкировальной машины - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" (Письмо Минфина РФ от 15.07.2008 N 02-14-10/2042).

Все вышеперечисленные фактически произведенные общехозяйственные почтовые расходы (за исключением расходов на приобретение почтовых конвертов и марок) в зависимости от источника финансирования отражаются в бухгалтерском учете:

- по бюджетной деятельности - на соответствующих аналитических счетах счета 1 401 01 200 "Расходы учреждения";

- по деятельности, приносящей доход, - на счете 2 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)".

Почтовые расходы по доставке корреспонденции

В основном к данному виду почтовых расходов относятся затраты:

- на абонирование почтовой ячейки (ящика) (специальный запирающийся ящик, предназначенный для сбора простых писем и почтовых карточек);

- по доставке периодической литературы и других видов нефинансовых активов.

Абонирование почтовой ячейки (ящика)

Учреждение образования может получать корреспонденцию по своему почтовому адресу или с использованием абонементного почтового ящика. В последнем случае оно должно обратиться с письменным заявлением в определенное отделение почтовой связи и при наличии свободных ячеек заключить договор. За пользование абонементным ящиком учреждение производит плату в сумме, оговоренной в договоре. Затраты по абонированию почтовой ячейки относят на подстатью 221 "Услуги связи" КОСГУ и учитывают на счетах 1 401 01 200 "Расходы учреждения" и 2 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)".

Расходы по доставке нефинансовых активов

На практике такие расходы в основном встречаются при доставке периодической литературы. В сопровождающих документах сумма почтовых расходов выделена отдельной строкой. Стоимость указанных услуг относят на подстатью 221 "Услуги связи" КОСГУ.

В том случае, если периодическая литература приобретается для пополнения библиотечных фондов, сумма почтовых расходов будет формировать первоначальную стоимость объекта основных средств. Изначально она будет учтена на счете 1 (2) 106 01 310 "Увеличение капитальных вложений в основные средства", а при оприходовании периодической литературы сформированная на этом счете стоимость периодической литературы будет перенесена на счет 1 (2) 101 07 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда".

Если периодическая литература предназначена не для пополнения библиотечного фонда, то услуги по ее доставке будут также учтены на счетах 1 401 01 221, 2 106 04 340.

Определение стоимости оказанных почтовых услуг и их оплата

Определить стоимость оказанных учреждению почтовых услуг по отправке корреспонденции можно исходя из показаний счетчика франкировальной машины или с применением авансовой книжки.

С помощью франкировальной машины. Если в учреждении имеется франкировальная машина, то стоимость оказанных почтовых услуг учитывается одним из следующих способов. Машина может либо суммировать произведенные учреждением почтовые расходы, либо вычитать такие расходы из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.

На практике учреждения в основном прибегают к первому способу, поскольку он позволяет производить оплату по фактическим данным. Суть такой оплаты состоит в том, что работником почтового отделения ежемесячно снимаются показания счетчика франкировальной машины. По показаниям счетчика на начало и конец месяца выставляется счет (счет-фактура), к которому прилагается акт выполненных работ. В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

- на сумму оказанных почтовых услуг:

Дебет счетов 401 01 221 "Расходы на услуги связи", 106?04?340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"

Кредит счета 302 04 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи"

- на сумму произведенной оплаты:

Дебет счета 302 04 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи"

Кредит счетов 304 05 221 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи", 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов"

Пример 1.

Университет осуществляет расчеты с почтовым отделением связи с помощью франкировальной машины, которая суммирует произведенные почтовые отправления. В конце месяца ему предъявлены счет на сумму 3 540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.) и акт выполненных работ с реестром произведенных отправлений. Оплата почтовых расходов осуществляется за счет бюджетных средств.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражена задолженность за оказанные почтовые услуги	1 401 01 221	1 302 04 730	3 540
Произведена оплата почтовых услуг	1 302 04 830	1 304 05 221	3 540

Если учреждение выбрало второй способ, оно должно перечислить на счет почтового отделения определенную сумму денежных средств (аванс). Технический работник почтового отделения "загружает" в машину показатели, эквивалентные сумме произведенной оплаты. Работник учреждения, проставляя штамп на конверте, указывает также сумму отправки, которая вычитается из аванса, занесенного в память машины, тем самым уменьшая его. Когда вся сумма аванса будет таким образом использована, маркировальная машина автоматически выключается. Иными словами, машина перестает работать, если вся внесенная на счет почтового учреждения сумма израсходована.

В бухгалтерском учете операции по оплате почтовых расходов этим способом отражаются следующими записями:

- на сумму авансового платежа:

Дебет счета 206 04 560 "Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи"

Кредит счетов 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов", 304 05 221 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи"

- на сумму оказанных почтовых услуг:

Дебет счетов 401 01 221 "Расходы на услуги связи", 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"

Кредит счета 302 04 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи"

- зачет аванса на сумму оказанных учреждению в течение месяца почтовых услуг:

Дебет счета 302 04 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи"

Кредит счета 206 04 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи"

С помощью авансовой книжки. Для того чтобы воспользоваться данным способом учета стоимости оказанных почтовых услуг, учреждению нужно заключить с почтовым отделением договор, предметом которого являются расчеты за почтовые услуги с применением авансовой книжки. Учреждение перечисляет денежные средства на счет почтового отделения в качестве аванса в счет последующей отправки телеграмм и писем и за приобретение авансовой книжки. Расходы учреждения отражаются в авансовой книжке по мере отправки корреспонденции. На сумму оказанных услуг по окончании месяца учреждению выставляются счет-фактура, акт выполненных работ и реестр отправленной корреспонденции.

Оприходование авансовой книжки сопровождается проводкой:

Дебет счета 105 06 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов"

Кредит счета 302 22 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов"

- оплачена стоимость авансовой книжки:

Дебет счета 302 22 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов"

Кредит счетов 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов", 304 05 340 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов"

Операции по расчету за оказанные почтовые услуги с помощью авансовой книжки в бухгалтерском учете отражаются следующим образом:

- перечислен аванс за почтовые услуги:

Дебет счета 206 04 560 "Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи"

Кредит счетов 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов", 304 05 221 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи"

- на сумму оказанных услуг на основании счета-фактуры, реестра отравленной корреспонденции, акта выполненных работ:

Дебет счетов 401 01 221 "Расходы на услуги связи", 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"

Кредит счета 302 04 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи"

- произведен зачет аванса на сумму оказанных учреждению в течение месяца почтовых услуг:

Дебет счета 302 04 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи"

Кредит счета 206 04 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи"

Пример 2.

Институт осуществляет расчеты с почтовым отделением связи посредством авансовой книжки, стоимость которой составляет 10 руб. Сумма зачисленных на авансовую книжку денежных средств равна 2 000 руб. В конце месяца институту выставлены счет на сумму 1 180 руб. (в том числе НДС - 180 руб.) и акт выполненных работ с реестром произведенных отправлений. Оплата почтовых расходов осуществляется за счет бюджетных средств.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Оприходована авансовая книжка	1 105 06 340	1 302 22 730	10
Произведена оплата авансовой книжки	1 302 22 830	1 304 05 340	10
Перечислен аванс на оказание услуг связи	1 206 04 560	1 304 05 221	2 000
Отражена сумма фактически оказанных почтовых услуг	1 401 01 221	1 302 04 730	1 180
Произведен зачет аванса	1 302 04 730	1 206 04 660	1 180

Приобретение почтовых конвертов и марок
и отсылка корреспонденции через подотчетных лиц

Учреждения образования могут приобретать почтовые конверты и марки, а также ввиду малого количества корреспонденции отправлять ее через подотчетных лиц, с которыми заключается договор о материальной ответственности (типовая форма утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности").

Для этих целей из кассы учреждения на основании заявления подотчетного лица, подписанного руководителем учреждения, ему выдаются наличные денежные средства.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18, учреждения вправе выдавать наличные денежные средства под отчет на оплату хозяйственно-операционных расходов в размерах и на сроки, которые определяются руководителями учреждений.

Подотчетное лицо по истечении срока, на который выданы наличные средства, предъявляет в бухгалтерию Авансовый отчет (ф. 0504049). К нему прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы (обычно это контрольно-кассовый чек, квитанции, накладные). При отправке регистрируемых почтовых отправлений (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные) к контрольно-кассовому чеку прикрепляются квитанция, опись вложения. Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221, в квитанции отражаются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода). В описи вложения указывается перечень документов, вложенных в отправленное письмо (бандероль).

Рассмотрим на примере порядок отражения в бухгалтерском учете операций по приобретению конвертов и марок, а также отсылке корреспонденции подотчетным лицом.

Пример 3.

Из кассы лицея материально ответственному лицу за счет бюджетных средств выдано в подотчет:

- 800 руб. на покупку немаркированных конвертов;

- 1 000 руб. на приобретение маркированных конвертов и марок;

- 300 руб. на отправку корреспонденции.

Подотчетным лицом представлен авансовый отчет с приложением товарного и кассового чеков на закупку немаркированных и маркированных конвертов на сумму 700 и 600 руб. соответственно и марок на сумму 400 руб., контрольно-кассовый чек с приложением квитанции и описи отправленной корреспонденции на сумму 300 руб.

Остаток подотчетных сумм внесен в кассу учреждения. Маркированные конверты и марки сданы в кассу учреждения. Затем все конверты и марки были выданы секретарю в подотчет. За месяц, согласно подтверждающим документам, для деловой переписки было использовано:

- маркированных конвертов на сумму 300 руб.;

- немаркированных - 200 руб.;

- марок - 100 руб.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующими проводками:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы из кассы подотчетному лицу наличные денежные средства на приобретение немаркированных конвертов	1 208 22 560	1 201 04 610	800
Выданы из кассы наличные денежные средства на приобретение маркированных конвертов и марок	1 208 04 560	1 201 04 610	1 000
Выданы из кассы подотчетному лицу наличные денежные средства на отправку корреспонденции	1 208 04 560	1 201 04 610	300
Приняты к бухгалтерскому учету маркированные конверты и марки	1 201 05 510	1 302 04 730	1 000
Приняты к учету немаркированные конверты	1 105 06 340	1 302 22 730	700
Отражены расходы по отправке корреспонденции	1 401 01 221	1 302 04 730	300
Внесен в кассу учреждения остаток наличных денежных средств	1 201 04 510	1 208 22 660	100
Произведено списание подотчетных сумм по маркированным конвертам и маркам	1 302 04 830	1 208 04 730	1 000
Произведено списание подотчетных сумм по немаркированным конвертам	1 302 22 830	1 208 22 730	700
Произведено списание подотчетных сумм по отправке корреспонденции	1 302 04 830	1 208 04 660	300
Выданы в подотчет секретарю маркированные конверты и марки	1 208 04 560	1 201 05 610	1 000
Выданы в подотчет секретарю немаркированные конверты	1 105 06 340 (касса)	1 105 06 340	700
Отнесена на расходы учреждения стоимость использованных в течение месяца немаркированных конвертов	1 401 01 272	1 105 06 440 (секретарь)	200
Отнесена на расходы учреждения стоимость использованных в течение месяца маркированных конвертов и марок	1 401 01 221	1 208 04 660	400

А. Солнцева,

эксперт журнала "Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 24.08.2007 N 74н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации".

*(2) Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина РФ от 10.02.2006 N 25н.