Предоставляем работнику ежегодный оплачиваемый отпуск (В.В. Румынина, "Предприниматель без образования юридического лица. ПБОЮЛ", N 9, сентябрь 2008 г.)

Предоставляем работнику ежегодный оплачиваемый отпуск

В предыдущих номерах журнала мы рассказали, как установить трудовые отношения с работником и оформить необходимые кадровые документы. После того как все формальности выполнены, работник приступил к работе. Естественно, через некоторое время сотрудник захочет пойти в отпуск. Какая продолжительность отдыха положена работнику? Как установить очередность отпускников? Какова процедура предоставления, разделения и продления отпуска? Можно ли отозвать работника с каникул или заменить отдых денежной компенсацией? Ответы на эти и другие вопросы читайте в статье.

Когда работник может просить об отпуске

Право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывного труда. При этом работодатель может предоставить отпуск и раньше по соглашению сторон (т.е. индивидуального предпринимателя и его работника). В отдельных случаях индивидуальный предприниматель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск работнику до истечения шести месяцев. Например, сотруднице (по ее заявлению) перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него. Согласно статье 115 ТК РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника составляет 28 календарных дней.

Предоставляя работнику отпуск, важно правильно определить тот период, за который он дается. Например, работник начал трудиться у предпринимателя с 1 сентября 2008 года. Право на отпуск у работника (при условии, что он трудился непрерывно) возникнет с 1 марта 2009 года. И, если работник пожелает получить ежегодный оплачиваемый отпуск, предприниматель-работодатель будет обязан после этой даты предоставить ему 28 календарных дней законного отдыха (в случае производственной необходимости работодатель может задержать работника или настоять на делении отпуска на части, но данную причину нужно будет хорошо обосновать).

Годовой период, который в нашем случае дает право работнику отгулять 28 календарных дней, закончится у него только 31 августа 2009 года (1 сентября 2008 г - 31 августа 2009 г) Кстати, в этот годовой период включается и сам отпуск. Следующий период начнется с 1 сентября 2009 г и закончится 31 августа 2010 г. Получается, что впоследствии предприниматель будет предоставлять работнику отпуск авансом.

Поэтому в разделе VIII личной карточки (форма N Т-2) необходимо вести строгий учет периодов, за которые предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска. Эти же периоды обязательно указываются в приказе на отпуск (см. Пример 1). Полный итог по предоставлению отпусков работнику за все время работы подводится при увольнении. Тогда-то и решается вопрос о том, кто кому должен: работник, который отгулял очередной отпуск авансом (конкретное количество дней), или работодатель, который не успел предоставить работнику в текущем году отпуск за очередной годовой период? В зависимости от результатов подсчета либо работник возвращает выплаченные отпускные деньги за отгулянные авансом отпускные дни, либо работодатель выплачивает компенсацию за неиспользованные отпуска. При исчислении сроков работы, которые дают право на компенсацию за отпуск при увольнении, "излишки", составляющие менее половины месяца, исключаются из расчета, а "излишки", составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца. Компенсация выплачивается в размере среднего заработка за 2,33 дня (28 дн. / 12 мес.) за каждый месяц работы.

Планируем отпуска работников

В соответствии со статьей 123 ТК РФ предприниматель обязан не позднее чем за две недели до наступления календарного года (для планирования на 2009 год крайняя дата 17 декабря 2008 г.) составить и утвердить график отпусков. Данный график обязаны соблюдать и работодатель, и работники. Если работодатель не составит график в срок или вообще его не составит, а также если он не ознакомит с ним персонал, то эти оплошности могут стать поводами для обращения в трудовую инспекцию.

Прежде чем готовить график отпусков, желательно выяснить, когда работники хотели бы уйти в очередной отпуск. Пожелания работников лучше собирать в письменном виде. Кстати, есть категория работников, от которой работодателю необходимо получить подтверждение пожеланий по отпуску. Дело в том, что некоторым сотрудникам работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное для них время, а именно:

- работницам, имеющим двух и более детей;

- работникам в возрасте до 18 лет;

- работникам, сдавшим бесплатно кровь сорок и более раз или плазму шестьдесят и более раз;

- работницам - супругам военнослужащих (они могут взять отпуск одновременно с отпуском мужа).

В настоящее время редкий сотрудник может позволить себе взять 28 дней отдыха единовременно. Обычно отдых разбивают на части. Предприниматель должен знать, что в таком случае необходимо соблюдать следующие правила:

- разбиение отпуска на части лучше планировать заранее и фиксировать в графике отпусков;

- одна из частей ежегодного оплачиваемого отпуска не должна быть менее 14 дней;

- разбивка ежегодного оплачиваемого отпуска производится по соглашению сторон, что должно быть подтверждено подписями этих сторон. Это означает, что при составлении графика отпусков следует обязательно заручиться письменным согласием работника на разбиение отпуска (например, составить в произвольной форме и подписать с работником документ под названием "Соглашение о разбиении отпуска на части").

Разбиение отпуска на части - это всегда компромисс сторон трудового договора. Если индивидуальный предприниматель не желает, чтобы работник делил свой отпуск, то он может смело отказать сотруднику и предложить отдых в размере 28 дней. Однако работодатель не вправе обязать работника разделить свой отпуск и отгуливать его, например, два раза по две недели. Обратите внимание, что при отсутствии серьезных оснований для отказа в предоставлении отпуска в запрашиваемый период работодатель обязан отпустить работника на отдых в указанное им время.

После того как предварительная работа проведена, можно приступать к оформлению самого графика отпусков. Он составляется по унифицированной форме N Т-7. Образец оформления графика отпусков приведен в Примере 2.

График отпусков заполняется до его утверждения по графу 6 включительно. В графе 6 следует проставлять конкретную дату отпуска (а не указывать месяц, в который он предоставляется). Кроме даты начала отпуска, можно вписывать и дату его окончания. Это позволит избежать ситуаций, когда все работники разом уходят в отпуск. Все остальные графы (начиная с 7) заполняются в новом календарном году.

Как правильно отправить работника в отпуск и отозвать из отпуска

После того как начался новый календарный год, необходимо выполнить еще ряд формальностей.

Во-первых, необходимо известить работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее, чем две недели до его начала. Это можно сделать в форме письменного извещения либо издать приказ на отпуск с соответствующей датой. Такой приказ оформляется по унифицированной форме N Т-6. Образец оформления приказа на отпуск приведен в Примере 1.

Пример 1

Унифицированная форма N Т-6

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

                                                               /-----------\

                                                               |    Код    |

                                                               |-----------|

                                                  Форма по ОКУД|  0301005  |

                                                               |-----------|

Индивидуальный предприниматель Котелков Игорь Иванович  по ОКПО|           |

------------------------------------------------------         \-----------/

наименование организации или индивидуального предпринимателя

                                    /--------------------------------------\

                                    |  Номер документа  | Дата составления |

                                    |-------------------+------------------|

                    Приказ          |         5         |    24.07.2008    |

                (распоряжение)      \--------------------------------------/

        о предоставлении отпуска работнику

                                                         /-----------------\

Предоставить отпуск                                      | Табельный номер |

                                                         |-----------------|

               Василенко Артему Егоровичу                |        4        |

---------------------------------------------------------\-----------------/

                 фамилия, имя, отчество

                              торговый зал

----------------------------------------------------------------------------

                        структурное подразделение

                           продавец-консультант

----------------------------------------------------------------------------

                  должность (специальность, профессия)

за период работы с "1" сентября 2007 г.  по "31" августа 2008 г.

                    -- --------   --         --  -------   --

                                             /-------\

А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на |  28   |календарных ней

                                             \-------/

с "28"      июля         2008 г.  по "24"   августа     2008 г.

   -- ------------------   --         -- --------------   --

и(или)

Б. ______________________________________________________________________

          ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,

_________________________________________________________________________

            без сохранения заработной платы и другие (указать)

                            /------------\

на                          |            | календарных     дней

                            \------------/

с "  "__________________ 20  г.  по "  "______________ 20  г.

                            /------------\

В.    Всего отпуск на       |     28     |  календарных     дней

                            \------------/

с "28"       июля        2008 г.  по "24"   августа     2008 г.

   -- ------------------   --         -- --------------   --

Руководитель организации                  Котелков         И.И. Котелков

или индивидуальный         ---------   --------------      -------------

предприниматель            должность   личная подпись       расшифровка

                                                              подписи

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен          Василенко     "25"    июля     2008 г.

                           --------------   --  -----------   --

                           личная подпись

Пример 2

Унифицированная форма N Т-7

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

                                                              /-----------\

                                                              |    Код    |

                                                              |-----------|

                                                 Форма по ОКУД|  0301020  |

                                                              |-----------|

Индивидуальный предприниматель Котелков Игорь Иванович по ОКПО|           |

------------------------------------------------------        \-----------/

наименование организации или индивидуального предпринимателя               Утверждаю

                                                                           Руководитель       -----------------

Мнение выборного профсоюзного органа                                       или индивидуальный     должность

от "  " _________ 20  г. N _____ учтено                                    предприниматель

                                     /------------------------------------\

                     График отпусков |   Номер   |     Дата      | На год |    Котелков        И.И. Котелков

                                     | документа |  составления  |        | --------------  -------------------

                                     |-----------+---------------+--------| личная подпись  расшифровка подписи

                                     |     1     |  01.12.2008   |  2009  |

                                     \------------------------------------/

                                                                                   " 15 " декабря 2008 г.

                                                                                     --   -------   --

Структурное подразделение	Должность (специаль- ность, профессия) по штатному расписанию	Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Отпуск					Приме- чание
				количест- во календар- ных дней	дата		перенесение отпуска
					запланиро- ванная	фактичес- кая	основание (документ)	дата предполага- емого отпуска
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
...	...	...	...	...	...	...	...	...	...
Торговый зал	Продавец- консультант	Василенко Артем Егорович	4	28	28.07.2008	28.07.2008
	Кассир	Петрова Ольга Алексеевна	6	14 14	03.03.2008 10.11.2008	17.03.2008	Заявление работника от 28.02.08	11.08.2008
...	...	...	...	...	...	...	...	...	...

Руководитель кадровой службы               Котелков       И.И. Котелков

или индивидуальный           ---------  --------------  -------------------

предприниматель              должность  личная подпись  расшифровка подписи

С данным приказом необходимо ознакомить работника под подпись в течение трех дней*(1) со дня издания приказа, но до начала его отпуска

Помимо приказа на отпуск необходимо заполнить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60). Образец заполнения записки-расчета о предоставлении работнику отпуска приведен в Примере 3.

Если работник получил отпуск согласно графику отпусков, то в графе 7 графика отпусков следует проставить дату фактического отпуска. При этом лучше сначала проставить только дату начала отпуска, ведь может оказаться, что работник по каким-либо причинам не использует свой отпуск до конца (например, в случае отзыва из отпуска) или его отпуск придется продлить по причине болезни работника. Дату окончания отпуска в графике следует проставлять, когда работник уже вышел из отпуска на работу.

Поскольку в этом случае планируемая и фактическая дата отпуска не совпадают, индивидуальному предпринимателю необходимо заполнить графы 8 и 9 графика отпусков. Трудовые инспекторы, как правило, требуют пояснить причины перенесения отпуска и предоставить доказательства правомочности действий работодателя. Такими документами могут быть только бумаги, ссылки на которые проставлены в графах 8 и 9. Например, заявление работника или докладная записка непосредственного руководителя (с согласием работника) о перенесении ему отпуска. На этих документах должна быть резолюция предпринимателя, где будет указана новая дата отпуска. Данные бумаги нужно подшить в папку с графиком отпусков, а заголовок дела (папки) должен звучать следующим образом: "График отпусков и документы по его корректировке".

Кстати, если работник, находясь в отпуске, брал больничный, то его отдых удлиняется на срок болезни. В этом случае продление отпуска отражается в виде примечания, в котором указывается продленная дата и номер.

Бывает, что работника по каким-либо причинам необходимо отозвать из отпуска. В этом случае также необходимо грамотно оформить все документы.

Отозвать работника из отпуска можно только с согласия работника, значит, сначала надо получить такое согласие. Согласие работника может быть выражено в произвольной письменной форме. Однако нельзя отзывать из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин, а также работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Затем следует издать приказ об отзыве работника из отпуска и ознакомить с ним работника. Образец оформления такого приказа приведен в Примере 4. На основании данного приказа нужно произвести соответствующий перерасчет отпускных.

Пример 3

Унифицированная форма N Т-60

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

                                                              /-----------\

                                                              |    Код    |

                                                              |-----------|

                                                 Форма по ОКУД|  0301051  |

                                                              |-----------|

Индивидуальный предприниматель Котелков Игорь Иванович по ОКПО|           |

------------------------------------------------------        \-----------/

наименование организации или индивидуального предпринимателя

                                      /-------------------------------------\

                                      |  Номер документа  |Дата составления |

                                      |-------------------+-----------------|

                                      |         7         |   24.07.2008    |

                  Записка-расчет      \-------------------------------------/

      о предоставлении отпуска работнику

                                                    /-------------------\

                                                    |  Табельный номер  |

                                                    |-------------------|

           Василенко Артему Егоровичу               |         4         |

--------------------------------------------------- \-------------------/

         фамилия, имя, отчество

                           торговый зал

-------------------------------------------------------------------------

                      структурное подразделение

                          продавец-консультант

-------------------------------------------------------------------------

              должность (специальность, профессия), разряд,

_________________________________________________________________________

                      класс (категория) квалификации

А. Предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск

за период работы с "1"  сентября  2007 г.  по "31"  августа   2008 г.

                    --  --------    --         --  ---------    --

                            /------------\

на                          |     28     | календарных дней

                            \------------/

с "28"       июля         2008 г.  по "24"   августа      2008 г.

   -- ------------------    --         -- --------------    --

Б. и (или) ежегодный дополнительный (другой) отпуск на

                                       /------------\

                                       |            |  календарных дней

                                       \------------/

с "__"__________________ 20 __ г.  по "__"______________ 20 __ г.

Ежегодный дополнительный (другой) отпуск		Количество календар- ных дней	Дата		Основание предоставления ежегодного дополнительного (другого) отпуска
вид	код		начала отпуска	окончания отпуска
1	2	3	4	5	6

                                    /-------------\

                 В. Всего отпуск на |     28      | календарных дней

                                    \-------------/

с "28"      июля          2008 г.  по "24"   августа      2008 г.

   -- ------------------    --         -- --------------    --

Работник кадровой службы              Котелков        И.И. Котелков

или индивидуальный       --------- -------------- ---------------------

предприниматель          должность личная подпись  расшифровка подписи

Оборотная сторона формы N Т-60

Расчет оплаты отпуска

/------------------------------\    /-----------------------------------\

|Расчетный период|  Выплаты,   |    |      Количество       |  Средний  |

|----------------| учитываемые |    |-----------------------|  дневной  |

|  год  | месяц  |     при     |    |календарных|   часов   | (часовой) |

|       |        | исчислении  |    |   дней    |расчетного |заработок, |

|       |        |  среднего   |    |расчетного |  периода  |    руб.   |

|       |        | заработка,  |    |  периода  |           |           |

|       |        |     руб.    |    |           |           |           |

|-------+--------+-------------|    |-----------+-----------+-----------|

|   1   |   2    |      3      |    |     4     |     5     |     6     |

|-------+--------+-------------|    |-----------+-----------+-----------|

| 2007  |сентябрь|    18 000   |    |    294    |           |   612,24  |

|-------+--------+-------------|    |           |           |           |

| 2007  |октябрь |    18 000   |    |           |           |           |

|-------+--------+-------------|    |           |           |           |

| 2007  | ноябрь |    18 000   |    |           |           |           |

|-------+--------+-------------|    |           |           |           |

| 2007  |декабрь |    18 000   |    |           |           |           |

|-------+--------+-------------|    \-----------------------------------/

| 2008  | январь |    18 000   |

|-------+--------+-------------|

| 2008  |февраль |    18 000   |

|-------+--------+-------------|

| 2008  |  март  |    18 000   |

|-------+--------+-------------|

| 2008  | апрель |    18 000   |

|-------+--------+-------------|

| 2008  |   май  |    18 000   |

|-------+--------+-------------|

| 2008  |  июнь  |    18 000   |

|-------+--------+-------------|

|       |        |             |

|-------+--------+-------------|

|       |        |             |

\----------------+-------------|

      Итого      |    18 000   |

                 \-------------/

Начислено
за июль месяц ----------------- текущий				за август месяц ---------------- будущий				всего, руб.
количест- во календар- ных дней отпуска	сумма за отпуск, руб.		другие начисления	количество календар- ных дней отпуска	сумма за отпуск, руб.		другие начисления
	из фонда оплаты труда				из фонда оплаты труда
7	8	9	10	11	12	13	14	15
4	2 448,96			24	14 693,76			17 142,72

Удержано, руб.							Причитается к выплате сумма, руб.
налог на доход						всего
16	17	18	19	20	21	22	23
2 228,55						2 228,55	14 914,17

К выплате сумма           Четырнадцать тысяч девятьсот рублей

                 --------------------------------------------------------

                                       прописью

                 _____________________________________ руб.    17    коп.

                                                            --------

по платежной ведомости (расходному ордеру) N  25  от  "24"  июля  2008 г.

                                             ----      --  ------   --

Бухгалтер                    Котелков       И.И. Котелков

или индивидуальный        -------------- ---------------------

предприниматель           личная подпись  расшифровка подписи

Пример 4

Индивидуальный предприниматель

Котелков Игорь Иванович

Приказ

     15.08.2008                                                       N 4

Москва

Об отзыве из отпуска Ивановой И.П.

В виду необходимости присутствия на работе в связи с проведением выездной налоговой проверки

Приказываю

1. Отозвать из ежегодного отпуска Иванову И.П., начальника отдела продаж, с ее согласия, с 18.06.2008.

2. Предоставить Ивановой И.П. неиспользованную часть ежегодного отпуска (10 календарных дней) с 15 сентября 2008 года по 24 сентября 2008 года.

Основание: 1. Заявление Ивановой И.П. о согласии на отзыв из отпуска от 14.06.2008 N 2.

     Индивидуальный предприниматель     Котелков            И.И. Котелков

     С приказом ознакомлены:             Иванова             И.П. Иванова

                                                               15.06.2008

Однако работник может пойти предпринимателю навстречу и выйти на работу из отпуска раньше по договоренности с ним. В этом случае приказ об отзыве из отпуска не издается и перерасчет не производится: когда работник будет использовать оставшиеся дни отпуска, их оплата уже производиться не будет. Если предприниматель решит пойти по этому пути, ему следует помнить, что указанный путь не является законным. У него могут возникнуть проблемы с трудовой инспекцией, если в процессе проверки контролеры обнаружат, например, в торговом зале продавца, который числится в отпуске.

Если же отзыв из отпуска производится в соответствии с трудовым законодательством, то неиспользованная часть отпуска должна быть представлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

В.В. Румынина,

руководитель Департамента HR-аудита консалтинговой

компании "Human Profit", преподаватель курса

"Кадровый документооборот" Московской

международной школы бизнеса "Мирбис"

"Предприниматель без образования юридического лица. ПБОЮЛ", N 9, сентябрь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Этот срок соблюдается по аналогии с приказом о приеме на работу, в отношении которого в ТК РФ предусмотрены 3 дня на то, чтобы ознакомить работника с данным документом.