Вопрос: Обязательна ли при учете материальных запасов (канцелярские и хозяйственные товары) разбивка по позициям? Существует ли лимит по списанию канцелярских товаров, тонеров, картриджей. Как оформить списание материальных запасов документально? ("Финансовая газета. Региональный выпуск", N 48, ноябрь 2008 г.)

Обязательна ли при учете материальных запасов (канцелярские и хозяйственные товары) разбивка по позициям? Существует ли лимит по списанию канцелярских товаров, тонеров, картриджей. Как оформить списание материальных запасов документально?

Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России 10.02.06 г. N 25н (далее - Инструкция N 25н), не предусмотрена возможность не детализированного по позициям аналитического учета отдельных групп материальных запасов. В соответствии с п. 56 Инструкции N 25н аналитический учет материальных запасов, за исключением посуды, продуктов питания, молодняка животных и животных на откорме, ведется на карточках количественно-суммового учета материальных ценностей; а материально ответственные лица ведут учет материальных запасов в книге (карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.

Отсутствие в учреждении такой структуры аналитического учета материальных запасов не позволяет качественно осуществлять их инвентаризацию.

Вместе с тем, учитывая, что порядок ведения бюджетного учета Инструкцией N 25н регламентирован только на уровне установленных регистров бюджетного учета, использование в применяемой учреждением бухгалтерской компьютерной программе обобщенных аналитических счетов (например, "канцелярские товары", "мелкий хозяйственный инвентарь" и т.п.) при расшифровке их в соответствующем регистре бюджетного учета вполне допустимо. Для этого в форму карточки количественно-суммового учета (форма 0504041) перед показателем "Наименование продукции, вида оборудования, детали, материала" следует ввести специальный показатель "Категория материальных запасов" (при этом дополненная форма регистра бюджетного учета должна быть утверждена в учетной политике учреждения), в которой следует отражать наименование применяемого в бухгалтерской программе обобщенного аналитического счета. В результате в применяемой учреждением бухгалтерской программе стоимость отдельных материальных запасов будет отражена обобщенно, а в регистрах бюджетного учета - детализированно.

Внутреннее перемещение материальных запасов в учреждении оформляется, как правило, требованием-накладной (форма 0315006). Кроме того, для отдельных видов материальных запасов предусмотрены специализированные формы первичных учетных документов (например, меню-требование на выдачу продуктов питания (форма 0504202) или ведомость на выдачу кормов и фуража (форма 0504203). Хотя п. 8 Инструкции N 25н для документального оформления внутреннего перемещения материальных запасов предусмотрена также ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210), учитывая, что данная форма может применяться и для списания отдельных видов материальных запасов, использовать ее в этом качестве нецелесообразно.

В соответствии с п. 59 Инструкции N 25н документальное оформление списания материальных запасов может осуществляться двумя способами:

материальные запасы, ранее выданные со склада учреждения в его подразделения на основании требования-накладной (форма 0315006), списываются на основании акта о списании материальных запасов (форма 0504230) или акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (форма 0504143);

отдельные виды материальных запасов списываются непосредственно при выдаче со склада учреждения с применением следующих форм первичных учетных документов:

меню-требование на выдачу продуктов питания (форма 0504202) или ведомость на выдачу кормов и фуража (форма 0504203) - при списании продуктов питания, кормов и фуража;

путевой лист (формы 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) - для списания в расход всех видов топлива;

ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210) - для списания канцелярских товаров и мелкого хозяйственного инвентаря.

Для списания строительных материалов или запасных частей специализированных форм Инструкцией N 25н не предусмотрено, поэтому используются общеприменимые формы первичных учетных документов (например, требование-накладная (форма N М-11) с одновременным оформлением актов приема-сдачи строительных работ (форма N КС-2) - для списания строительных материалов, заказы-наряды (форма N БО-1) или акты установки в свободной форме - для списания запасных частей к автомобильной или иной технике и т.п.).

Какие-либо лимиты на списание канцелярских товаров, тонеров или картриджей действующими нормативными документами на федеральном уровне не установлены. Возможно определение таких лимитов ведомственными нормативными актами. Поэтому целесообразность списания того или иного количества перечисленных материальных запасов косвенно подтверждается только объемом документооборота в учреждении.

И. Гарнов,

руководитель направления

аудита ООО "Интера"

27 ноября 2008 г.

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 48, ноябрь 2008 г.