Составляем должностную инструкцию (Н.К. Кисельцев, "Налоговый учет для бухгалтера", N 9, сентябрь 2008 г.)

Составляем должностную инструкцию

Необходимость должностной инструкции для работодателя

Что такое должностная инструкция? Интересно, что в Трудовом кодексе упоминания о ней не содержится. Тем не менее указанный документ является основополагающим во взаимоотношениях между работником и работодателем. Ведь в должностной инструкции содержатся не только квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, но трудовые права и обязанности сотрудника, а также его ответственность за те или иные действия.

Если должностной инструкции нет, то работодатель в отношениях с работником оказывается в проигрышном положении. Так, он не сможет:

- осуществить обоснованный отказ в приеме на работу;

- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;

- распределить трудовые функции между работниками;

- временно перевести работника на другую работу;

- грамотно выстроить отношения подчиненности между сотрудниками;

- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции и т.д.

Любое действие работодателя, которое вызовет негативную реакцию у работника, при отсутствии инструкции может быть оспорено, причем успешно, в суде.

Бывает и так, что должностная инструкция является аргументом в споре с налоговыми органами. Например, подтверждением экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи считается необходимость работника использовать сотовый телефон в служебных целях в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями (письмо Минфина от 05.06.2008 г. N 03-03-06/1/350).

Судебно-арбитражная практика

Налоговые органы посчитали, что неприменение юридическим лицом контрольно-кассовой техники вследствие ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей работника организации не является обстоятельством, освобождающим это юридическое лицо от ответственности, установленной статьей 14.5 Кодекса об административных правонарушениях.

Суд не согласился с этим утверждением. Дело в том, что юридическое лицо признается виновным, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению (п. 2 ст. 2.1 КоАП РФ). Поэтому, если в торговой точке имелась зарегистрированная кассовая машина и должностная инструкция продавца-кассира, с которой последний был ознакомлен, то этого достаточно, чтобы считать, что организация приняла все зависящие от нее меры по соблюдению требований законодательства о применении ККТ (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21.02.2008 г. N А29-6203/2007 и определение Высшего Арбитражного Суда от 24.06.2008 г. N 7557/08). Аналогичная судебная практика существует и по индивидуальным предпринимателям (постановление ВАС от 22.05.2007 г. N 16234/06).

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства. Тем не менее данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием (письмо Роструда от 09.08.2007 г. N 3042-6-0).

Разрабатываем должностную инструкцию

В настоящее время порядок составления инструкции законодательством не урегулирован. Поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять и в дальнейшем корректировать (письмо Роструда от 31.10.2007 г. N 4412-6). На практике должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Кстати, Роструд считает, что должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в т.ч. и вакантной), имеющейся в штатном расписании (письмо Роструда от 09.08.2007 г. N 3042-6-0). При этом основой для разработки инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.

Обычно в должностной инструкции прописывают следующие данные: задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника. Наиболее оптимальным будет совместная разработка инструкции специалистом отдела кадров с руководителем подразделения, где работает сотрудник. С одной стороны, непосредственный руководитель не пропустит никаких важных положений, которые должны быть зафиксированы в должностной инструкции своего подчиненного, а с другой, специалист отдела кадров поможет остаться в законных рамках.

Как правило, должностная инструкция составляется в трех экземплярах - по одному для работника, работодателя и руководителя подразделения.

Часто возникает вопрос о составлении должностной инструкции на директора организации. Так вот, на директора должностная инструкция не разрабатывается. Дело в том, что все его права и обязанности уже прописаны в законодательстве и в учредительных документах общества. А вот должностная инструкция на директора филиала необходима (см. Пример 1).

Вносим изменения

В процессе работы должностная инструкция может подвергаться различным корректировкам. Обычно это связано с изменением обязательных условий трудового договора. При этом придется заблаговременно уведомить работника обо всех предстоящих поправках. Дело в том, что изменения в должностную инструкцию вносятся только после того, как сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений на новых условиях.

В ситуации, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору, все исправления проводят путем подготовки дополнительного соглашения.

Если же инструкция была утверждена как отдельный документ и внесение в нее изменений не влечет корректировки трудового договора, то удобнее всего утвердить совершенно новую должностную инструкцию (письмо Роструда РФ от 31.10.2007 г. N 4412-6).

Увольняем в связи с несоответствием должности

Трудовой кодекс предусматривает в качестве одного из оснований прекращения трудового договора по инициативе работодателя несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (п. 3 ст. 81 ТК РФ). При этом требования к квалификации работников определяются должностными обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливаются наименованием должностей (письмо Роструда России от 30.04.2008 г. N 1028-с).

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик может определять только аттестационная комиссия. Для этого в организации должен быть разработан соответствующий порядок проведения аттестации.

Отметим, что увольнение по указанному основанию допускается, только если невозможно перевести сотрудника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу.

Как обосновать отказ в приеме на работу
с помощью должностной инструкции

Несмотря на то что для работодателя заключение трудового договора с конкретным лицом, который ищет работу, является правом, а не его обязанностью, законодательством запрещен необоснованный отказ в заключении трудового договора (п. 10 постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 г. N 2, далее - Постановление).

Напоминаем, что не допускается отказ в приеме на работу, связанный с полом, расой, цветом кожи, национальностью, языком, происхождением, возрастом, местом жительства, беременностью, наличием детей, а также другими обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника (ст. 64 ТК РФ).

В свою очередь обоснованный отказ - это несоответствие лица требуемым деловым качествам. Верховный Суд в пункте 10 Постановления разъяснил, что под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).

Самое сложное заключается в том, что по требованию претендента на работу работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Причем впоследствии отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суде. Вот здесь нам и пригодится должностная инструкция работника. Дело в том, что практически всегда можно сказать, что у претендента недостаточно опыта работы именно в этой отрасли либо образование не соответствует требованиям. Кроме того, работодатель вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность, и иные требования, которые необходимы ему в силу специфики той или иной работы. Главное, чтобы все качества будущего сотрудника были прописаны в должностной инструкции.

Пример 1

                                                                Утверждаю

                                     Генеральный директор ЗАО "Ультрарос"

                                                           В.С. Наручкина

                                --------------------------

                                14.07.2008

Должностная инструкция директора филиала

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Директора филиала ЗАО "Ультрарос" (далее по тексту - Общество).

1.2. Директор филиала руководит в соответствии с действующим законодательством России производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью филиала Общества в пределах полномочий, предоставленных ему нормативно-правовыми актами России, Положением о филиале Общества, внутренними нормативными документами Общества, трудовым договором и настоящей Должностной инструкцией, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества филиала Общества, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

1.3. Директор филиала Общества относится к категории руководителей, назначается и освобождается от занимаемой должности Генеральным директором Общества.

1.4. Директор филиала Общества подчиняется непосредственно Генеральному директору Общества.

1.5. Директору филиала Общества подчиняются все сотрудники данного филиала.

1.6. На время отсутствия Директора филиала Общества его должностные обязанности выполняет назначаемый приказом сотрудник филиала Общества, относящийся к категории руководителей, который несет ответственность за качественное, эффективное и своевременное их выполнение.

1.7. В своей работе Директор филиала Общества руководствуется:

- требованиями действующего законодательства России;

- Уставом Общества;

- Положением о филиале;

- Приказами и распоряжениями Генерального директора Общества;

- настоящей Должностной инструкцией.

2. Функции

2.1. На Директора филиала Общества возложены следующие функции: - руководство деятельностью филиала на основании Доверенности от имени Общества в соответствии с Уставом Общества, Положением о филиале и законодательством России; - обеспечение соблюдения законности в деятельности филиала Общества и осуществлении его хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности филиала Общества;

- организация работы и эффективного взаимодействия всех структурных подразделений филиала Общества, направление деятельности филиала на развитие и совершенствование производимых работ и услуг с учетом стратегических и производственных планов, утвержденных руководством Общества, социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы филиала, достижение безубыточности и самоокупаемости, увеличение прибыли, повышение качества и конкурентоспособности производимой продукции и оказываемых услуг;

- организация производственно-хозяйственной деятельности филиала на основе широкого использования новейшей техники и технологии, разработки и внедрения новейших прогрессивных технологий при осуществлении работ филиалом, применения прогрессивных форм управления и организации труда, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества работ и услуг, экономической эффективности производимых работ и услуг, рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов;

- обеспечение добросовестного и разумного выполнения решений органов управления Общества;

- создание необходимых условий для прибыльной деятельности филиала;

- выполнение поручений Генерального директора Общества;

- выполнение в пределах своей компетенции других функций по поручению Генерального директора Общества.

3. Обязанности

3.1. Директор филиала Общества в пределах своей компетенции:

- выполняет поставленный филиалу производственный план;

- принимает меры по обеспечению филиала квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда;

- формирует штат филиала, утверждает положения о структурных подразделениях филиала и должностные обязанности работников;

- назначает и увольняет заместителей Директора филиала по согласованию с Генеральным директором Общества;

- назначает и увольняет работников, заключает с ними трудовые договоры;

- издает приказы, обязательные для работников филиала;

- налагает дисциплинарные взыскания на работников филиала, а также их поощряет;

- выдает доверенности в соответствии с имеющимися полномочиями;

- представляет филиал в отношениях с государственными органами и организациями по вопросам деятельности филиала;

- организует учет и отчетность в филиале;

- обеспечивает предоставление отчетности и иной информации в объеме, по форме и в сроки, установленные Обществом;

- обеспечивает сохранность материальных ценностей, находящихся на балансе филиала Общества;

- контролирует выполнение решений Генерального директора Общества, а также требований и предписаний проверяющих государственных органов;

- организует все необходимые работы по осуществлению внутреннего контроля в филиале Общества;

- соблюдает коммерческую тайну в отношении полученной информации, обеспечивает применительно к условиям работы филиала Общества разработку, соблюдение мер и создание условий, препятствующих утечкам конфиденциальной информации;

- незамедлительно уведомляет Генерального директора Общества обо всех случаях шантажа, угроз и попыток их применения, вне зависимости от характера требований, а также попыток получения кем-либо сведений, касающихся деятельности Общества и филиала Общества;

- контролирует выполнение подчиненными сотрудниками своих Должностных инструкций, требований законодательства России и внутренних нормативных документов Общества;

- выполняет надлежащим образом функции, предусмотренные настоящей Должностной инструкцией;

- выполняет иные обязанности по распоряжению Генерального директора Общества.

4. Права

4.1. Директор филиала Общества имеет право:

- составлять и подписывать документы, относящиеся к уровню его компетенции;

- совершать сделки в пределах предоставленных полномочий;

- открывать в банке счета для филиала;

- издавать приказы, распоряжения, давать указания в пределах своей компетенции, обязательные к исполнению;

- распоряжаться имуществом и средствами филиала на основании Доверенности от имени Общества и в пределах, установленных Положением о филиале и решениями Генерального директора Общества;

- выносить вопросы, связанные с его деятельностью и выходящие за пределы его компетенции, на рассмотрение Генеральному директору Общества;

- получать необходимые разъяснения и консультации по вопросам деятельности Общества у Генерального директора Общества;

- представлять интересы Общества на основании Доверенности в других учреждениях, организациях и государственных органах по вопросам, входящим в его компетенцию;

- принимать решения в пределах своей компетенции;

- давать поручения и задания подчиненным сотрудникам по вопросам, входящим в его компетенцию;

- осуществлять контроль за соблюдением подчиненными сотрудниками требований к документам, распорядку работы Общества и т.д.

5. Ответственность

5.1. Директор филиала Общества несет предусмотренную внутренними документами Общества и законодательством России ответственность:

- за организацию работы в филиале;

- за некачественное и несвоевременное выполнение поставленных перед филиалом задач, за результаты деятельности филиала;

- за убытки, причиненные Обществу виновными его действиями (бездействием) в процессе исполнения им функций и обязанностей, предусмотренных Трудовым договором и настоящей Должностной инструкцией;

- за разглашение информации, содержащей коммерческую и служебную тайну;

- за соблюдение законодательства Российской Федерации, Устава Общества, Положения о филиале, выполнение приказов, решений и распоряжений Общества;

- за достоверное предоставление отчетности о деятельности филиала;

- за соблюдение плановой, финансовой, штатной, договорной дисциплины;

- за сохранность имущества, товарно-материальных ценностей, денежных средств, переданных филиалу;

- за экономическую эффективность, целесообразность и юридическую состоятельность заключаемых договоров;

- за несоблюдение подчиненными работниками внутренних нормативных документов Общества;

- за обеспечение безопасных условий труда работников филиала;

- за некачественное и несвоевременное выполнение функций и обязанностей, предусмотренных Трудовым договором и настоящей Должностной инструкцией.

6. Квалификационные требования

6.1. На должность Директора филиала Общества принимается дееспособное физическое лицо, удовлетворяющее следующим квалификационным требованиям. Директор филиала:

- должен иметь высшее образование по юридической или экономической специальности;

- должен иметь стаж профильной работы не менее пяти лет;

- должен иметь опыт работы с персональным компьютером, программными продуктами.

6.2. Директор филиала Общества должен владеть вопросами:

- гражданского и корпоративного права;

- устройства и функционирования акционерного общества;

- трудового законодательства РФ;

- культуры труда и служебной этики;

- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

     С инструкцией ознакомлен:                  А.С. Кроеведов

                              ------------------

                                   (подпись)

     "16"   июля  2008 г.

     ----  ------   --

           (дата)

Н.К. Кисельцев,

аудитор ОАО "Сигма-плюс"

"Налоговый учет для бухгалтера", N 9, сентябрь 2008 г.