Анализ как необходимый элемент учетной процедуры в условиях автоматизации бухгалтерского учета (Т.В. Зырянова, Ж.Р. Скребкова, "Экономический анализ: теория и практика", N 21, ноябрь 2008 г.)

Анализ как необходимый элемент учетной процедуры
в условиях автоматизации бухгалтерского учета

В российской практике система бухгалтерского учета занимает одно из важнейших мест в информационной системе предприятия и предназначена для осуществления сбора, регистрации, передачи, накопления, хранения и обработки учетных данных, а также для составления отчетности внутренним и внешним пользователям. В зависимости от интересов различных групп пользователей российскую систему бухгалтерского учета подразделяют на подсистемы: финансового учета, управленческого учета и учета для целей налогообложения. Следует отметить, что в зарубежной практике учет (accounting) представляет собой более широкое понятие, включающее кроме счетоводства (bookkeeping), финансового учета (financial accounting), управленческого учета (management accounting), налогового учета (tax accounting), также анализ данных (analysis).

В информационном процессе бухгалтерского учета формируется и обрабатывается учетная информация, которая отражает сведения о фактическом состоянии и изменениях в имущественном положении экономического субъекта, его производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, а также полученных финансовых результатах, и необходима заинтересованным пользователям для контроля, анализа и принятия различного рода экономических решений.

Авторы статьи поставили перед собой цель определить содержание этапов учетного процесса, а также установить процедуры и операции, выполняемые с экономической информацией в условиях автоматизации бухгалтерского учета.

Обладая всеми свойствами, характерными для экономической информации, учетная информация имеет следующие особенности:

большие объемы;

многократное повторение циклов получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год);

сложность логических операций при относительной простоте арифметической обработки;

массовый характер вычислений, выполняемых по типовым алгоритмам с определенной периодичностью;

группировка информации, т. е. аналитический учет объектов ведется в разрезе количественных и стоимостных показателей, а синтетический учет - только в разрезе стоимостных показателей на бухгалтерских счетах;

многообразие ее источников и пользователей;

длительное хранение некоторых видов результатной информации.

По нашему мнению, представленные особенности учетной информации определяют необходимость и экономическую целесообразность использования средств автоматизации во время сбора, накопления, передачи и обработки, посредством которых информация преобразуется в производственный ресурс.

Обзор литературных специальных источников показал, что авторы, занимающиеся исследованиями в области бухгалтерского учета, процесс отражения хозяйственных операций в учетной системе предприятия трактуют по-разному. Учетный процесс называют учетным циклом, учетной процедурой. Профессора М.И. Кутер и Е.Л. Шуремов под процедурой бухгалтерского учета понимают логически выдержанную строгую последовательность выполнения бухгалтерских действий по отражению информации в процессе регистрации, накопления и обработки учетных данных в целях формирования финансовой отчетности и управленческих сводок. По мнению ряда ученых, в учетном процессе совокупность действий по обработке первичных документов, обобщению, группировке, детализации и систематизации бухгалтерской информации определяется как учетные процедуры, к которым можно отнести составление и регистрацию первичных документов, таксировку, контировку, группировку документов, разноску, арифметический подсчет и др.

На основании вышеизложенного, этапы учетного процесса на предприятии, мы сгруппировали в табл. 1.

Таким образом, мы определили содержание этапов учетного процесса, характеризующих движение учетной информации от первичной регистрации до получения форм отчетности, в целях анализа результатов деятельности экономического субъекта за отчетный период.

При исследовании вопроса об автоматизации бухгалтерского учета нами выделены три стадии технологической обработки информации: регистрация хозяйственных операций, отражение их в системе счетов, обобщение данных в балансе и других формах отчетности. Указанные этапы совершаются в строго определенной последовательности, а процедуры преобразования информации (сбор, регистрация, передача, хранение, обработка и последующее использование) рассматриваются как составные элементы технологии.

Следует отметить, что в условиях рыночной экономики ведение только учетной работы становится недостаточным условием для успешного функционирования предприятия. Поэтому, чтобы повысить качественные характеристики информации (уместность, понятность, сопоставимость, надежность), а также финансовую привлекательность экономического субъекта, необходимо грамотное управление его финансово-хозяйственной деятельностью, которое возможно, по нашему мнению, только посредством анализа данных на всех этапах учетного процесса.

Исследовав понятие и сущность учетного процесса, мы сформулировали принципиально новую трактовку, определяющую учетный процесс в условиях автоматизации как технологический процесс бухгалтерского учета с использованием средств автоматизации, представленный цикличной логически выдержанной последовательностью этапов от формирования первичной информации до составления отчетности, посредством выполнения бухгалтерских действий и проведения анализа на каждом этапе в целях получения качественной информации.

Таблица 1

Содержание этапов учетного процесса на предприятии

Этап учетного процесса	Характеристика этапа
Организационный период
Собственный капитал	1. Имущество, которым владеет и распоряжается экономический субъект (основные средства, нематериальные активы, денежные средства и др.). 2. Долги перед экономическим субъектом (дебиторская задолженность покупателей, учредителей и т.п.). 3. Обязательства по признанным долгам перед различными физическими или юридическими лицами
Вступительный (организационный) баланс	Совокупность имущества предприятия и дебиторская задолженность учредителей, которые показывают авансированный капитал собственника
Отчетный период
Формирование первичной бухгалтер- ской информации	Анализ содержания факта хозяйственной жизни (ФХЖ), отраженного в первичном документе: 1. Установление момента времени регистрации ФХЖ. 2. Стоимостная оценка ФХЖ. 3. Классификация ФХЖ в номенклатуре плана счетов
Журнал	1. Регистрация фактов хозяйственной жизни в журнале хозяйственных операций. 2. Составление бухгалтерских проводок (контировка). 3. Определение итоговой суммы по всем записям
Главная книга	1. Заполнение учетных регистров на основании данных журнала хозяйственных операций. 2. Заполнение главной книги на основании данных учетных регистров
Оборотно-сальдовая ведомость	Заполнение оборотно-сальдовой ведомости на основании данных Главной книги
Заключительный баланс	Формирование баланса и другой отчетности на основании данных оборотной ведомости, а также анализ результатов деятельности предприятия за отчетный период и подготовка информации для принятия решений

Таким образом, анализ как элемент бухгалтерской процедуры на каждом этапе учетного процесса позволит выявить и устранить ошибки, возникшие в результате регистрации хозяйственных операций, обобщения их в системе счетов и формирования отчетности в целях повышения достоверности информации в бухгалтерском учете.

Отметим, что одним из преимуществ автоматизации бухгалтерского учета на предприятии является неограниченная аналитичность учета, которая обеспечивается за счет возможности автоматической обработки и хранения информации всех отчетных периодов в единой информационной базе данных. Данное преимущество заключается в возможности получения аналитической информации в любом разрезе с необходимой степенью обобщения за любой период времени, в течение которого накапливаются учетные данные.

Согласно сформулированному определению мы представили этапы учетного процесса в неавтоматизированной и автоматизированной формах, выделив их взаимосвязь (табл. 2).

Поясним кратко содержание каждого этапа учетного процесса в автоматизированной форме.

На первом этапе технологического процесса бухгалтерского учета в автоматизированных системах осуществляются учетные процедуры по обработке первичных документов, т.е. стоимостная оценка фактов хозяйственной жизни и их классификация в номенклатуре плана счетов. В результате этих действий в информационной базе учета регистрируются хозяйственные операции (бухгалтерские записи), относящиеся к каждому отдельному факту финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Бухгалтерская запись в системе компьютерного учета представляется в виде проводки и хранится в массиве информации о хозяйственных операциях. Завершается данный этап, наш взгляд, обязательным проведением анализа правильности отражения данных первичного учета в системе бухгалтерских счетов.

Первый этап непосредственно связан с организацией первичного учета, поэтому особую актуальность приобретает унификация документации, которая направлена на достижение минимума затрат при кодировании, перекодировании, хранении и использовании данных в процессе обработки.

На втором этапе технологического процесса бухгалтерского учета учетная информация группируется и обобщается на бухгалтерских счетах, которые являются основным регистром в автоматизированных системах. Информационная база включает массив остатков и оборотов по счетам, субсчетам, объектам аналитического учета и является основным источником формирования учетных регистров по объектам учета. По нашему мнению, данный этап лишь условно может соответствовать этапам учетного процесса журнал и главная книга, так как технология обобщения данных, технология формирования и форма представления учетных регистров имеют значительные различия. Завершается данный этап тоже проведением анализа обобщения данных в учетных регистрах и внутренних отчетах. На третьем этапе технологического процесса бухгалтерского учета после составления баланса система автоматизированного учета позволяет использовать интерактивную технологию работы с отчетами. Данная технология предусматривает возможность непосредственно из баланса детализировать ряд отчетов, получив бухгалтерские записи, и после внесения исправлений вновь вернуться к балансу, обновив его показатели. По нашему мнению, данный этап соответствует этапам учетного процесса оборотно-сальдовая ведомость и заключительный баланс. Завершение последнего этапа характеризуется также проведением анализа результатов деятельности предприятия за отчетный период и подготовкой информации для принятия экономических решений в текущем периоде и на перспективу.

Таблица 2

Этапы учетного процесса в неавтоматизированной и
автоматизированной формах

Этапы учетного процесса в		Содержание этапа в автоматизированной форме
неавтоматизирован- ной форме	автоматизированной форме
Формирование пер- вичной бухгалтерс- кой информации	Первый этап Документирование хозяйственных опе- раций	Ввод информации из первичных документов для формирования бухгалтерских записей о хозяйственных операциях в информационной базе данных Контировка документов Анализ данных первичного учета
Журнал	Второй этап Обобщение учетных данных	Обобщение бухгалтерских записей для формирования учетных регистров (Журналов документов, хозяйственных операций, бухгалтерских записей; журналов-ордеров; ведомостей по счетам; Главной книги) Обобщение бухгалтерских записей для формирования внутренних отчетов Анализ данных учетных регистров и внутренних отчетов
Главная книга
Оборотно-сальдовая ведомость	Третий