Оформляем альбом унифицированных форм (А. Савченко, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 11, ноябрь 2008 г.)

Оформляем альбом унифицированных форм

Чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм. В статье рассматриваются вопросы разработки альбома унифицированных форм по учету и сопровождению кадров и табеля документов организации в части кадрового документооборота.

Альбом унифицированных форм документов содержит формы документов (приказов, графиков, актов, договоров, представлений, писем и др.), создаваемых в деятельности организации.

Разработка альбома унифицированных форм документов для конкретной организации должна включать несколько этапов:

1. Постановка задачи, которая включает в себя определение назначения альбома форм и состава документов, образующихся в деятельности организации.

2. Классификация форм документов с целью определения структуры альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов: определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;

унификацию текстов документов.

4. Формирование альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в альбом.

Для удобства применения формы документов в альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности организации или функциональным задачам. Наряду с такими функциональными задачами, как учет типовых хозяйственных договоров или создание, реорганизация, ликвидация подразделений организации представляется важным решение задач учета движения персонала и сопровождения кадров. В составе кадровой документации организации может быть выделено несколько групп в зависимости от ее функционального назначения:

организационные документы: положение о службе управления персоналом, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;

распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;

персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;

учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;

плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;

отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

Для унификации кадрового документооборота в организации может быть разработан отдельный альбом унифицированных форм документов по учету и сопровождению кадров.

Примерный образец

ЗАО "Русский лен"

Приказ

     Дата составления                                     Номер документа

     31.01.2008                                           13

Об утверждении альбома форм документов

В целях совершенствования организации кадрового делопроизводства, улучшения качества оформления документов, а также сокращения времени на их подготовку

Приказываю:

1. Утвердить альбом форм документов по учету и сопровождению кадров.

2. Ввести альбом в действие с 15 февраля 2008 г.

3. Разместить шаблоны форм документов, включенных в альбом, в соответствующих каталогах на сервере локальной сети; обеспечить защиту шаблонов от внесения в них изменений.

Срок - 15 февраля 2008 г.

Ответственный - специалист отдела ИТ Степанов И.С.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на Начальника отдела управления персоналом Ивановскую Л.В.

     Генеральный директор            Желнин                   Н.В. Желнин

     Ознакомлены:

     Ивановская Л.В.                 Ивановская       "31" января 2008 г.

     Степанов И.С.                   Степанов         "01" февраля 2008 г.

     ------------------        --------------------   --------------------

     фамилии, инициалы          подписи (разборчиво)     месяц прописью

Он должен быть утвержден руководителем организации и является обязательным для работников организации. В данный альбом могут быть включены как унифицированные формы, утв. Госкомстатом России, так и унифицированные формы с изменениями и дополнениями, внесенными использующей их организацией. Однако такие изменения не должны касаться реквизитов (код, номер формы, наименование документа), так как удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения оформляются соответствующим организационно-распорядительным документом организации (постановление Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).

При использовании электронного варианта Альбома (например, в структурных подразделениях организации, в филиалах) и электронных шаблонов унифицированных форм документов должна быть обеспечена невозможность произвольно менять форму документа работниками организации по их желанию. Все изменения в Альбоме форм документов должны вноситься централизованно разработчиками Альбома или работником, отвечающим за его использование. В унифицированные формы допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом количества знаков показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Дополнения в унифицированные формы документов, включение в Альбом форм новых документов, исключение форм из Альбома оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации.

ЗАО "Русский лен"

Приказ

     Дата составления                                     Номер документа

     07.04.2008                                           33

О внесении дополнений в форму N Т-5а

В унифицированной форме N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу" предусмотрена графа "Причина перевода". В унифицированной форме N Т-5а такая графа отсутствует.

В связи с необходимостью отражения причины перевода во всех приказах о переводе работников

Приказываю:

1. Ввести в унифицированную форму N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу" дополнительную графу "Причина перевода".

Форма N Т-5а с учетом дополнительной графы прилагается.

Основание: докладная записка начальника отдела управления персоналом от 05.04.2008 N 45-д.

2. Системному администратору Фархатову З.Г. до 09.04.2008 разместить усовершенствованную форму N Т-5а в каталоге "Бланки приказов по личному составу" на сервере локальной сети.

     Генеральный директор            Желнин                   Н.В. Желнин

     Ознакомлен(а):

                                    Фархатов          "07" апреля 2008 г.

     фамилии, инициалы        подписи (разборчиво)       месяц прописью

Для того, чтобы обеспечить соблюдение технологии разработки, издания и применения унифицированных форм документов, включенных в альбом, целесообразно разработать Табель форм документов в виде отдельного документа или приложения к инструкции по кадровому делопроизводству. В части учета и сопровождения кадров такой Табель содержит:

формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти;

формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами органов власти и управления субъектов РФ;

формы внутренних документов, применяемые в организации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации;

формы внутренних документов, утвержденные локальными нормативными правовыми актами данной организации;

формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях.

При наличии вышестоящей организации в форму Табеля может быть включена графа "Внешнее согласование".

Разделы Табеля форм документов, в составлении которых принимает участие кадровая служба организации, могут быть следующие (примерный перечень):

локальные нормативные акты;

планирование деятельности;

подбор и расстановка персонала;

учет личного состава;

аттестация работников;

повышение квалификации работников;

командирование сотрудников;

нормирование труда;

режим и учет рабочего времени;

охрана труда;

учет документов;

хранение документов;

статистическая отчетность;

ведомственная отчетность;

внутренняя отчетность.

В разделах и подразделах Табеля формы документов рекомендуется располагать в порядке их значимости: об общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым.

Табель форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом. Гриф утверждения оформляют на первой странице Табеля (на титульном листе) в верхней части титульного листа справа, ниже наименования организации. Образец оформления титульного листа Табеля форм документов по учету и сопровождению кадров и пример заполнения одного из тематических разделов такого Табеля предложен ниже.

Примерный образец

               Закрытое акционерное общество "Русский лен"

            ------------------------------------------------

                        (наименование организации)

                                       Утверждаю

                                       Генеральный директор

                                       ----------------------------------

                                       должность руководителя организации

                                          Желнин          Н.В. Желнин

                                       ------------  --------------------

                                          подпись     расшифровка подписи

                                          15.02.2008

                                        --------------

                                             дата

Табель форм документов по учету и сопровождению кадров

Наименова- ние доку- мента	Периодичность составления документа	Соста- витель доку- мента	Внут- реннее согла- сова- ние (виза, резо- люция)	Подпись долж. ли- ца на до- кументе	Утвер- ждение	Печать орга- низа- ции*	Место регис- трации док-та	Место хране- ния 1-го экз. док-та	Место хране- ния копии док-та	Куда пред- став- ляется док-т	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
...	...	...	...	...	...	...	...	...	...	...	...
Раздел N 9. Режим и учет рабочего времени
График ра- боты	Ежемесячно, за 3 дня до начала плани- руемого пери- ода	Струк- турное под- разде- ление	Не требу- ется	Руководи- тель структур- ного под- разделе- ния	Гене- раль- ный дирек- тор	Не требу- ется	Отдел УП	Отдел УП	Струк- турное под- разде- ление	Внут- ренний	-
График сменности	Ежемесячно, за 5 недель до начала планируемого месяца	Струк- турное под- разде- ление	Не требу- ется	Руководи- тель структур- ного под- разделе- ния	Гене- раль- ный дирек- тор	Не требу- ется	Отдел УП	Отдел УП	Струк- турное под- разде- ление	Внут- ренний	-
График предостав- ления до- дополни- тельных дней отды- ха	До 5-го числа следующего месяца	Отдел УП	Не требу- ется	Начальник отдела УП	Гене- раль- ный дирек- тор	Не требу- ется	Отдел УП	Отдел УП	Струк- турное под- разде- ление	Внут- ренний	-
Журнал учета сверхуроч- ных работ по органи- зации	В течение ме- сяца (квар- тала, года)	Отдел УП	Не требу- ется		Не требу- ется	Не требу- ется		Отдел УП		Внут- ренний	-
Учетный лист сверхуроч- ных работ по струк- турному подразде- лению	Ежемесячно	Струк- турное под- разде- ление	Не требу- ется	Руководи- тель структур- ного под- разделе- ния	Не требу- ется	Не требу- ется	Струк- турное под- разде- ление	Отдел УП	Струк- турное под- разде- ление	В от- дел УП (до 25 числа теку- щего меся- ца)	-
Заявление о переводе на непол- ное рабо- чее время	По мере необ- ходимости	Работ- ник	Руко- води- тель струк- турно- го под- разде- ления	Работник	Не требу- ется	Не требу- ется	Отдел УП	Отдел УП		Внут- ренний	-
Заявление о предос- тавлении дополни- тельных дней отды- ха	По мере необ- ходимости	Работ- ник	Руко- води- тель струк- турно- го под- разде- ления	Работник	Не требу- ется	Не требу- ется	Отдел УП	Отдел УП		Внут- ренний	-
Приказ о предостав- лении до- полнитель- ных дней отпуска	По мере необ- ходимости	Отдел УП	Руко- води- тель струк- турно- го под- разде- ления	Генераль- ный ди- ректор	Не требу- ется	Не требу- ется	Отдел УП	Отдел УП	Бух- галте- рия	Внут- ренний	-
Приказ о привлече- нии к ра- боте в вы- ходные и нерабочие празднич- ные дни	По мере необ- ходимости	Отдел УП	Руко- води- тель струк- турно- го под- разде- ления	Генераль- ный ди- ректор	Не требу- ется	Не требу- ется	Отдел УП	Отдел УП	Бух- галте- рия	Внут- ренний	-
Уведомле ние о привлече- нии к сверхуроч- ным рабо- там	По мере необ- ходимости	Отдел УП	Не требу- ется	Начальник отдела УП	Не требу- ется	Не требу- ется	Отдел УП	У ра- ботни- ка	Отдел УП	Внут- ренний	-
...	...	...	...	...	...	...	...	...	...	...	...
* Печатью заверяются исходящие документы, имеющие доказательственную силу, в том числе справки, а также копии документов (выписки из них), выдаваемые по просьбе

Образцы документов и методические рекомендации по разработке Альбома унифицированных форм и Табеля форм документов разработаны по материалам И.В. Журавлевой, М.В. Журавлевой.

А. Савченко,

заслуженный экономист России

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 11, ноябрь 2008 г.