Информационные системы для маркетолога по персоналу (Е. Некористова, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 11, ноябрь 2008 г.)

Информационные системы для маркетолога по персоналу

Применение информационных систем в маркетинге персонала значительно упрощает рутинную работу специалистов за счет применения современных технологий работы с документами, в том числе и компьютерных технологий.

Информационные системы в маркетинге персонала предназначены для реализации кадровой политики организации по следующим направлениям:

планирование потребностей в персонале;

обеспечение бизнеса кадрами. Как видно из модели информационного взаимодействия, представленной на рис. 1, перечисленные направления маркетинга персонала окружены большим количеством потоков данных, например, обмен информацией с биржами труда, службами занятости, взаимодействие с учебными заведениями, внутренними подразделениями, отвечающими за планирование потребностей организации. В процессе своей деятельности специалисту по маркетингу персонала приходится обрабатывать большое количество информации - это и резюме кандидатов на работу и списки вакансий, и информация по прохождению испытательного срока и многое другое.

                            Стратегия работы предприятия, трудовое право

  Взаимодействие       |

    с отделом          

  планирования     /--------\     План численности и состава кадров

---------------  |Кадровая|-----------------------------------------\

                   |политика| | | | |           |           |         |

                   \--------/ | | | |           |           |         |

                        |     | | | |    План   |           |         |

 Стратегия формирования | - - + +-| |  карьерно-|           |         |

  внутреннего резерва   |     | | | |  го роста |           |         |

                        |     | | | |           |           |         |

                              | | | |           |                    

           /------------------/ | | |           |        /------\  /------\

           |               /----/ | |           |        |Адап- |  |Доку- |

                                | |                   |тация |  |менти-|

      /---------\     /---------\ | |   /-----------\    |персо-|  |рова- |

----| Подбор  |----| Оценка  |-+-+--|Расстановка|---|нала  |-|ние   |-

      |персонала|     |персонала| | |   | персонала | |  |      |  |кадро-|

      \---------/     \---------/ | |   \-----------/ |  |      |  |вых   |

               /-----------/      | |                 |  |      |  |право-|

               |       /----------/ \--\              |  |      |  |отно- |

               |       |               |              |  |      |  |шений |

               |                                    |  \------/  \------/

Обмен информа- |  /---------\     /---------\         |               

цией с  биржа- |  | Формиро-|     |Обучение |         |               |

ми      труда, \-|  вание  |----|персонала|---------/               |

службами заня-    |кадрового|     |         |                         

тости, учебны-    | резерва |     |         |

ми заведениями    \---------/     \---------/

                     Взаимодействие   |            Взаимодействие

                      с учебными      |            с бухгалтерией

                      заведениями     

Рис. 1. Модель информационного взаимодействия при формировании и реализации кадровой политики

В помощь маркетологу по персоналу может быть разработана или применена готовая маркетинговая информационная система, способная осуществлять сбор, хранение и обработку необходимой информации.

Бумажные информационные системы

Информационная система необязательно должна быть компьютеризированной. Можно разработать простую бумажную базу данных, содержащую совокупность материалов по резюме или анкетам кандидатов на работу. В тех случаях, когда в базе находится 5-10 тысяч резюме, а количество вакансий невелико, к такой базе не приходится часто обращаться, и аналитическая работа по кандидатам максимально упрощена. Создание бумажной базы данных является вполне экономически оправданным.

Создание любой базы данных требует наличия рубрикатора, по которому классифицируются и хранятся резюме и анкеты.

Для коммерческих непроизводственных компаний рубрикатор может быть таким:

Менеджеры по персоналу, психологи, тренинг-менеджеры.

Секретари, офис-менеджеры, переводчики, личные помощники.

Генеральные, исполнительные директора, администраторы, управляющие.

Коммерческие директора.

Менеджеры проектов.

Финансовые директора, финансовые менеджеры, финансисты, экономисты.

Бухгалтера, главные бухгалтера.

Аудиторы, ревизоры.

Юристы.

Инженерно-технический персонал.

Специалисты по компьютерам и телекоммуникациям.

Специалисты по маркетингу, рекламе, PR.

Специалисты по оптовым продажам, торговые представители.

Специалисты по закупкам.

Специалисты по логистике и складскому хозяйству.

Работники розничной торговли (продавцы, продавцы-консультанты, руководители).

Помимо рубрикаторов можно использовать систему цветового кодирования для разделения различных групп резюме в одной рубрике.

Задача ведения бумажной базы весьма проста. Необходимо сформировать папки в соответствии с рубрикатором и систематически подшивать в эти папки резюме и анкеты потенциально интересных кандидатов, оказавшихся в распоряжении компании или кадрового агентства.

Бумажные базы данных более характерны для компаний-работодателей, нежели для кадровых агентств. Если поиск по бумажной базе данных вследствие роста ее объема уже становится затруднительным, то встает вопрос о применении компьютерной информационной системы.

Компьютеризированные информационные системы

Количество и разнообразие кадровых информационных систем, создававшихся в последние годы, очень велико. Известно много удачных опытов, в результате которых были созданы эффективные и хорошо работающие информационные системы. Также известны случаи, когда большие затраты труда и средств на создание информационной системы оказывались малоэффективными, созданные базы данных не приживались и умирали.

Поэтому, если перед вами встала задача создания информационной системы, нужно найти возможность детально ознакомиться с опытом функционирования реальных систем. Предпочтительно смотреть такие системы, программное обеспечение и технология функционирования которых могут быть приобретены и освоены. Но даже если в итоге вы решите самостоятельно проектировать собственную базу данных, изучение имеющегося опыта нужно считать обязательным.

Есть несколько специализированных организаций, предлагающих компаниям и агентствам готовые проекты автоматизации обработки кадровой информации, включая создание, ведение и использование баз данных по кандидатам. Такие организации охотно демонстрируют свои разработки и рассказывают о всех их достоинствах. Но если представленная разработчиком система вас заинтересовала, не надо принимать решение, не сравнив это предложение с альтернативными вариантами. Также целесообразно не ограничиваться получением информации только от разработчика, а непременно изучить опыт внедрения и функционирования системы у кого-то из конечных пользователей.

Перечислим функциональные возможности компьютерных информационных систем для подбора персонала:

Учет структурных подразделений (для компаний) и клиентов (для рекрутинговых агентств). Комбинированный учет клиентов и подразделений для холдинговых структур с единой кадровой службой.

Учет вакансий и заявок на подбор сотрудников.

Автоматическая публикация объявлений о вакансиях в Интернете:

- размещение объявлений на ведущих сайтах России и Украины за одну операцию;

- отслеживание сроков хранения на каждом из сайтов;

- повторные размещения объявлений, срок публикации которых истек.

Поиск кандидатов в интернет-архиве программного обеспечения:

- полный архив резюме, когда-либо размещавшихся на наиболее популярных сайтах в Интернете;

- возможность переноса найденных резюме во внутреннюю базу компании.

Импорт резюме кандидатов из почтовых ящиков и документов Microsoft Word:

- автоматическое распознавание ключевой информации в резюме (ФИО, дата рождения, адрес, телефон, e-mail, уровень зарплаты);

- ручной и автоматический режимы импорта.

Работа с кандидатами:

- прием в разработку;

- интервью;

- отслеживание статуса у заказчика (руководителя подразделения);

- прием на работу или отклонение;

- прохождение испытательного срока.

Планирование событий и задач.

Хранение полной истории работы по каждому кандидату, вакансии и заказчику:

- интервью;

- телефонные контакты;

- изменения статуса соискателя;

- проверки рекомендаций и др.

Отправка резюме и типовых сообщений по настраиваемым шаблонам.

Поиск любых данных в базе как по формальным критериям, так и по произвольным словам.

Возможность работы нескольких пользователей в сети:

- разграничение прав доступа;

- получение информации о работе каждого специалиста по подбору кадров.

Расширение базы дополнительными полями и справочниками, используемыми в компании.

Как работают компьютерные информационные системы

Компьютерные информационные системы по подбору персонала формируют списки кандидатов на должности в соответствии с поступившими в организацию резюме (рис. 2).

"Рис. 2. Список кандидатов на работу"

Компьютерные информационные системы по подбору персонала позволяют автоматически обрабатывать поступающие резюме из документов Microsoft Word, из почтовых ящиков, а также из сети Интернет. Во время проверки почтового ящика, такие программы анализируют каждое новое письмо на предмет нахождения в нем резюме, при этом резюме может находиться как в теле письма, так и во вложенном файле. Как может быть представлено резюме кандидата в таких программных продуктах показано на рис. 3.

"Рис. 3. Резюме кандидата на работу"

Электронная форма резюме позволяет осуществлять их быструю обработку (отправку подходящего резюме заказчику, сортировку резюме по полям таблиц базы данных, например, по вакантным должностям, а также ведение аналитики, контроля работы с документами и т.д.).

Помимо электронных форм резюме компьютерные информационные системы позволяют создавать и обрабатывать анкеты кандидатов на работу (рис. 4). Важно отметить, что компьютерные информационные системы имеют возможность создавать анкеты в автоматическом режиме, забирая данные из электронной формы резюме.

"Рис. 4. Анкета кандидата на работу"

Как показано на рис. 4, электронная форма анкеты обладает многими инструментами, позволяющими вести обработку документа по ключевым полям - это и соответствие кандидата вакансии, и проведение в автоматическом режиме оценки кандидата по анкетным данным, и проверка уникальности анкеты и многое другое.

Таким образом, для упрощения работы специалиста по маркетингу персонала целесообразно применять информационные системы. При небольших объемах обрабатываемой информации экономически выгодно применение бумажных баз данных. Если же в организации существует необходимость обработки больших массивов данных, ведения аналитики по рынку труда, то лучшим вариантом будет приобретение компьютерной информационной системы по кадрам. Причем выбор такой системы должен основываться на основных задачах, решаемых маркетологом по персоналу в организации.

Литература

1. Жуковский О.И. Информационные технологии. - Томск: ТГУ, 2003.

2. Щеглов Ю.А. Основы маркетинга. Учебный курс. - Н: Новосибирский государственный университет, 2001.

3. Материалы сайта www.e-staff.ru

Е. Некористова,

ассистент кафедры документоведения

и документационного обеспечения управления

Государственного университета управления

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 11, ноябрь 2008 г.