Вопрос: Сколько времени должны храниться документы по личному составу? И что с ними делать по окончании срока хранения? ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 11, ноябрь 2008 г.)

Сколько времени должны храниться документы по личному составу? И что с ними делать по окончании срока хранения?

Отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". В соответствии с архивным законодательством документы по личному составу хранятся 75 лет. По истечении срока хранения эти документы могут быть уничтожены, но вся процедура уничтожения должна быть соответствующим образом организована и документально оформлена.

Если ответить укрупненно, то должна быть произведена экспертиза ценности документов по личному составу, отбор, опись, составление акта и уже потом непосредственно передача документов на уничтожение.

Экспертиза ценности документов представляет собой изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ. При проведении экспертизы ценности документов осуществляют:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "до минования надобности", подлежащими дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Для осуществления экспертизы в организации приказом создается постоянно действующая экспертная комиссия. В N 7 журнала "Кадровик. Кадровое делопроизводство" было опубликовано примерное Положение об экспертной комиссии. В ее состав целесообразно включить наиболее опытных специалистов, хорошо знающих состав и содержание образующихся в организации документов, а также значение и ценность заключенной в них информации. Обязательно в состав комиссии должен быть включен руководитель отдела ДОУ и архива (или лицо, ответственное за архив организации). Председателем комиссии может быть назначен (чаще всего так и происходит на практике) заместитель руководителя организации, который курирует вопросы делопроизводства и архива.

Совместно с архивным органом организации экспертная комиссия:

определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение;

организует экспертизу ценности документов;

осуществляет контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.

По документам, отобранным экспертной комиссией на хранение, должна быть составлена опись. Остальные документы, если они не подлежат передаче в государственные архивы или если в них отпала практическая надобность и по ним истекли сроки хранения, могут быть уничтожены подразделением организации, отвечающим за ведение архива, после утверждения описей. О факте уничтожения документов должен быть составлен соответствующий акт, подписанный руководителем организации.

Если орган исполнительной власти указал на необходимость согласования перечня документов, подлежащих уничтожению, с вышестоящей организацией, то акты на уничтожение этих документов направляются для рассмотрения в эту организацию.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы в установленном порядке передаются на уничтожение, например, организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.

Нарушение установленных сроков хранения кадровых документов является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.

Е. Галкина,

к.э.н., доцент кафедры управления персоналом ГУУ

1 ноября 2008 г.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 11, ноябрь 2008 г.