Медосмотр работников, проводимый за счет работодателя или ФСС (Н.А. Теплова, "Упрощенка", N 11, ноябрь 2008 г.)

Медосмотр работников, проводимый за счет
работодателя или ФСС

Сейчас довольно распространена такая форма льгот для сотрудников, как социальный пакет, куда входит медицинское обслуживание. На многих предприятиях принимаются посильные меры по охране и укреплению здоровья членов рабочего коллектива. Правда, в большинстве подобных случаев к этому призывает закон, обязывая, в частности, работодателей брать на себя решение вопросов, касающихся медицинского обследования. Рассмотрим, как его организовать и учесть в расходах при УСН

Согласно статье 212 ТК РФ при определенных условиях, строго оговоренных в трудовом законодательстве и других нормативных правовых актах, работодатель обеспечивает за свой счет обязательные разовые (предварительные) и периодические медицинские осмотры персонала (обследования). Указанные меры профилактики здоровья предусмотрены для работников (ст. 213 ТК РФ):

- занятых на тяжелых, вредных или опасных участках, а также управляющих транспортными средствами;

- организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли;

- обслуживающих водопроводные сооружения;

- лечебно-профилактических и детских учреждений.

Кроме того, медосмотр обязателен для молодежи в возрасте до 18 лет при заключении трудового договора (ст. 69 ТК РФ).

Лица, чья трудовая деятельность связана с вредными веществами, неблагоприятными производственными факторами, условиями повышенной опасности, помимо периодических медосмотров должны пройти психиатрическое освидетельствование не реже одного раза в пять лет

Дополнительно при наличии медицинских рекомендаций у работников, относящихся к категориям из приведенного списка, работодателю необходимо позаботиться о внеочередных медобследованиях (ст. 213 ТК РФ).

Порядок медосмотров

Приказом Минздравсоцразвития России от 16.08.2004 N 83 утверждены:

- Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (далее - Перечень N 1);

- Перечень работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (далее - Перечень N 2);

- Порядок проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников, занятых на вредных работах и на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами (далее - Порядок).

Предварительный осмотр проходят при приеме на работу (до заключения трудового договора). Его результаты должны подтвердить, что здоровье соискателя соответствует поручаемым ему обязанностям (п. 2 Порядка).

Задачи периодических осмотров следующие (п. 3 Порядка):

- динамическое наблюдение за здоровьем сотрудников, обнаружение начальных форм профессиональных заболеваний, ранних признаков воздействия на самочувствие вредных и (или) опасных производственных факторов, формирование групп риска;

- выявление общих заболеваний, при которых противопоказано продолжать работу, сопряженную с неблагоприятными производственными факторами;

- своевременное принятие профилактических и реабилитационных мер, направленных на сохранение здоровья людей и восстановление трудоспособности.

Периодические медосмотры проводятся не реже одного раза в течение двух лет. Лица, не достигшие 21 года, должны проходить их ежегодно. Конкретные сроки устанавливают территориальные органы Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзора) совместно с работодателем.

При наличии медицинских показаний или по заключению территориального органа Роспотребнадзора периодические медосмотры проводятся досрочно. В таких случаях в направлении должны быть указаны причины внеочередных обследований (п. 4 Порядка).

Предварительные и периодические осмотры осуществляют медицинские организации, имеющие лицензию. Сотрудники, находящиеся в течение пяти и более лет на вредных работах или под воздействием вредных и (или) опасных производственных факторов, один раз в пять лет должны пройти осмотры в центрах профессиональной патологии или других медицинских организациях, которые оценивают профпригодность и устанавливают, связано ли заболевание с профессией.

Для подготовки медосмотра работодатель обращается в специализированное учреждение и оформляет с ним договор. Потребуется поименный список обследуемых лиц с указанием участков, цехов, вредных работ и вредных и (или) опасных производственных факторов. Список, согласованный с территориальным органом Роспотребнадзора, направляют медикам за два месяца до начала мероприятия. Вместе с работодателем они составляют календарный план осмотров. Руководитель учреждения утверждает медицинскую комиссию, председателем которой назначается профпатолог или врач другой специализации, разбирающийся в профпатологии. Члены комиссии тоже обязаны пройти подготовку в данной медицинской области. Комиссия определяет виды и объем исследований с учетом особенностей работ.

Для осмотра сотрудник получает направление, в котором перечислены воздействующие на него вредные и (или) опасные производственные факторы. Кроме направления ему потребуется предъявить паспорт, амбулаторную карту или выписку о периодических осмотрах на предыдущих работах, а в случаях, оговоренных законодательством, - выводы психиатрической экспертизы.

Заключение медицинской комиссии, данные обследования и выписку из амбулаторной карты заносят в карту предварительных и периодических медосмотров сотрудника. Медицинская организация совместно с территориальными органами Роспотребнадзора и представителем работодателя обобщает результаты и оформляет акт в четырех экземплярах: один - для себя, а остальные в течение 30 дней рассылает работодателю, в территориальный орган Роспотребнадзора и центр профпатологии.

Если в ходе осмотра возникли подозрения на профзаболевание, сотруднику назначают экспертизу в центре профпатологии. Если выяснится, что заболевание обусловлено условиями труда, центр в течение трех дней письменно извещает территориальный орган Роспотребнадзора, работодателя, страховщика и медицинское учреждение, проводившее периодический осмотр. Заключение центра профпатологии предъявляется в поликлинике по месту жительства, в которой на его основании оформляют документы для медико-социальной экспертизы.

Несколько слов об обязательном психиатрическом освидетельствовании. Его цель - установить, пригоден ли сотрудник к деятельности, связанной с повышенной опасностью. Опасные, вредные вещества и производственные факторы, а также специализации, при которых требуется подобная процедура, обозначены в Перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 28.04.93 N 377.

За психиатрическое освидетельствование отвечает комиссия, созданная органом управления здравоохранения. Как мы говорили, его необходимо проходить не реже одного раза в пять лет. Сотрудник должен иметь при себе удостоверение личности и направление от работодателя. Срок выдачи документа об обследовании - не более 20 дней после обращения в комиссию, но если потребуется дополнительная медицинская информация, срок могут продлить. Решение комиссии о пригодности лица к работе, указанной в направлении, принимается большинством голосов. В течение трех дней прошедший психиатрическую экспертизу получает решение под роспись. Одновременно работодателя оповещают о дне, когда оно было принято.

Обратите внимание: согласно заключению медицинской комиссии работодатель с письменного согласия сотрудника, у которого ослаблено здоровье, должен подобрать ему подходящую работу. При отказе от предложенного перевода на срок до четырех месяцев сотрудника отстраняют от работы на весь период, указанный в медицинском заключении, с сохранением места работы (должности). Зарплата за это время не выплачивается, кроме случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами, а также коллективным или трудовым договором. Если же работник не согласен с переводом на срок более четырех месяцев, в том числе постоянным, трудовой договор расторгается (п. 8 ст. 77 ТК РФ). Работника придется уволить и тогда, когда для него на предприятии нет подходящей вакансии.

Без обязательного медосмотра или психиатрического освидетельствования лицо отстраняется от работы, пока не будут преодолены обстоятельства, не позволяющие выполнить предписание закона (ст. 76 ТК РФ). Если сотрудник не прошел медосмотр по своей вине, за время отсутствия на рабочем месте зарплата не выдается. В ином случае пропущенное время оплачивается как вынужденный простой в размере:

- не менее 2/3 среднего заработка, если медосмотр не пройден по вине работодателя;

- не менее 2/3 тарифной ставки или должностного оклада, если причина, помешавшая медосмотру, не зависела ни от работника, ни от работодателя.

Налоговый учет

Обязательные медосмотры и психиатрические освидетельствования сотрудников оплачивают работодатели (ст. 213 ТК РФ). Вправе ли они, находясь на упрощенной системе с объектом налогообложения доходы минус расходы, учесть свои издержки?

Налоговую базу уменьшают только расходы, указанные в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ, а стоимости медосмотров в нем нет. Но вспомним о материальных расходах (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Их признают согласно статье 254 Налогового кодекса РФ, в подпункте 6 пункта 1 которой обозначены затраты на контроль технологических процессов, осуществляемый сторонними организациями. Согласно подпункту "в" пункта 2.4 Правил, утвержденных постановлением Главного санитарного врача РФ от 13.07.2001 N 18, к производственному контролю причисляются медицинские осмотры. Значит, суммы за врачебные обследования можно включить в состав материальных расходов. Наш вывод подтверждает и Минфин России (см., например, письма от 04.06.2007 N 03-11-04/2/157 и от 25.05.2007 N 03-11-04/2/139).

Подчеркнем, что речь идет о затратах на обязательные медосмотры, проводимые в соответствии с Перечнем N 1 или 2. Если медосмотр предпринят по инициативе работодателя, затраты на налог не повлияют.

Условия, позволяющие отразить расходы, обычные: расходы должны быть осуществлены и оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Поэтому, чтобы стоимость проведенных медосмотров включить в налоговую базу, потребуется рассчитаться с медучреждением и оформить акт об оказании услуг.

Согласно статье 185 ТК РФ на время обязательных медосмотров за сотрудниками сохраняется средний заработок. Принимаются ли к учету такие выплаты? При упрощенной системе учитывают расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), определяемые согласно статье 255 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). В пункте 6 указан средний заработок, который сохраняется за сотрудником по закону. Следовательно, выплатив деньги сотруднику, бывшему на обязательном медосмотре или психиатрическом освидетельствовании и не вышедшему на работу, выданную сумму можно учесть в расходах на оплату труда.

Пример 1

ООО "Легион", применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, обеспечивает пассажирские перевозки. 13 октября 2008 года оно заключило договор с медицинским учреждением, имеющим лицензию, на периодический медосмотр шести водителей и двух кондукторов. Стоимость одного обследования равна 3400 руб. (без НДС). 15 октября услуги оплатили, а 27 октября были проведены медосмотры и подписан акт. За время медосмотра водителям начислили средний заработок в размере 42 000 руб., а кондукторам - в размере 12 000 руб. Какие расходы общество вправе отразить в налоговом учете?

При упрощенной системе затраты на обязательные медосмотры относят на материальные расходы (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). Выясним, должны ли водители и кондукторы проходить периодические медосмотры.

В пункте 17 Перечня N 2 указано управление транспортом. Работа кондуктора ни в Перечне N 1, ни в Перечне N 2 не упомянута. Получается, 27 октября организация вправе учесть в налоговой базе только издержки на обследование водителей. Это 20 400 руб. (3400 руб. х 6 чел.). Стоимость медосмотра кондукторов - 6800 руб. (3400 руб. х 2 чел.) на налоговой базе не отразится.

В расходы на оплату труда входит средний заработок, сохраняемый за сотрудником согласно законодательству (п. 2 ст. 346.16) и п. 6 ст. 255 НК РФ). Статья 185 ТК РФ обязывает оплачивать работникам время, потраченное на обязательный медосмотр, исходя из среднего заработка. Поэтому выплаченные водителям суммы можно будет отнести к расходам на оплату труда. Кондукторы обследовались по инициативе работодателя, поэтому согласно пункту 6 статьи 255 Налогового кодекса РФ начисленные им деньги учесть нельзя. Однако заглянем в пункт 25 этой же статьи. Он разрешает включать в указанные расходы любые выплаты в пользу работников, предусмотренные трудовыми или коллективными договорами. Значит, если в договорах есть соответствующие условия, общество вправе учесть и суммы, начисленные кондукторам за время прохождения медосмотра (разумеется, после выплаты).

*

Ситуация.
Стоимость вакцинации - признаваемый расход или нет?

Во многих фирмах сотрудникам предлагается вакцинация от гриппа. Можно ли выделенную на нее сумму учесть при налогообложении? На первый взгляд нельзя. Ведь в закрытом перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ такие затраты не указаны. Однако выход есть. При упрощенной системе в состав расходов на оплату труда входят затраты, перечисленные в статье 255 НК РФ. Пункт 25 позволяет учесть любые выплаты работникам, предусмотренные трудовыми или коллективными договорами. Значит, чтобы стоимость вакцинации включить в налоговую базу, работодателю достаточно позаботиться о соответствующей записи в договоре. В этом случае сотрудники, согласившиеся на прививку, получают доход в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Следовательно, стоимость вакцинации облагается НДФЛ, который следует удержать из выплат в денежной форме. Кроме того, придется начислить взносы в ПФР и ФСС

*

Напомним, предварительный медосмотр необходимо пройти до заключения трудового договора. У соискателя могут обнаружиться противопоказания, запрещающие занять предоставляемое ему рабочее место. Что делать с оплатой обязательного медосмотра? Включать ли ее в расходы? Насчет плательщиков налога на прибыль налоговые органы отвечают отрицательно (письмо УФНС России по г. Москве от 26.10.2005 N 20-12/77744) и наверняка придерживаются того же в отношении организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему.

Спорное мнение хотя бы в силу следующих соображений. Предварительный медосмотр позволяет решить, подходит ли соискателю по здоровью рабочая вакансия. То есть независимо от итога затраты вызваны намерением придерживаться норм, установленных для технологических процессов. И если согласно Перечню N 1 или 2 потенциальные сотрудники обязаны пройти медосмотр перед приемом на работу, нет повода не соглашаться, чтобы стоимость их обследования признавалась материальным расходом.

При упрощенной системе ни организации, ни индивидуальные предприниматели не освобождены от обязанностей налоговых агентов (п. 5 ст. 346.11 НК РФ). Они не платят ЕСН, но, как и все, перечисляют пенсионные взносы и взносы на случай травматизма (п. 2 и 3 ст. 346.11 НК РФ).

Оплачивая любой медосмотр сотрудников (предусмотренный законодательством или нет), работодатель действует в собственных интересах. Следовательно, у сотрудников при этом дохода в натуральной форме не образуется (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ) и НДФЛ удерживать не нужно.

Согласно пункту 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ базой по пенсионным взносам является налоговая база по ЕСН. Данным налогом облагаются выплаты по трудовому или гражданско-правовому договору за работы или услуги (п. 1 ст. 236 НК РФ). Плата за обследование сотрудников (как обязательное, так и по усмотрению работодателя) к таковым не относится, поэтому ЕСН начислять не придется. Значит, не будет и пенсионных взносов.

Страховые взносы на случай производственного травматизма и профзаболеваний на стоимость любых медосмотров также не начисляют. Согласно пункту 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184, эти взносы уплачиваются только с сумм, относящихся к оплате труда.

Средний заработок, сохраняемый за время медосмотра, облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке (п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 236 НК РФ и п. 3 Правил, введенных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184).

Пример 2

Дополним условия примера 1. Страховой тариф по взносам в ФСС для ООО "Легион" составляет 0,2%. В октябре стандартные и имущественные налоговые вычеты сотрудникам не положены. Облагается ли НДФЛ и страховыми взносами стоимость медосмотра водителей и кондукторов, а также их средний заработок за период обследования?

Суммы, перечисленные медучреждению за обследование водителей (20 400 руб.) и кондукторов (6800 руб.), не являются выплатами по трудовым или гражданско-правовым договорам, поэтому пенсионные взносы и взносы на случай травматизма на них не начисляются. Не нужно с них удерживать и НДФЛ, так как в медосмотре в первую очередь был заинтересован работодатель и сотрудники не получили доход в натуральной форме.

А вот выплаты, начисленные из среднего заработка, облагаются НДФЛ и страховыми взносами. НДФЛ с начислений водителям составит 5460 руб. (42 000 руб. х 13%), пенсионные взносы - 5880 руб. (42 000 руб. х 14%), взносы на случай травматизма - 84 руб. (42 000 руб. х 0,2%). С выплат кондукторам - соответственно 1560 руб. (12 000 руб. х 13%), 1680 руб. (12 000 руб. х 14%) и 24 руб. (12 000 руб. х 0,2%).

После расчета с бюджетом и внебюджетными фондами можно признать в расходах НДФЛ, равный 7020 руб. (5460 руб. + + 1560 руб.), согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, а страховые взносы в сумме 7560 руб. (5880 руб. + 1680 руб.) и 108 руб. (84 руб. + 24 руб.) - согласно подпункту 7 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Медосмотры, финансируемые ФСС

Сотрудники, испытывающие на себе воздействие вредных или опасных производственных факторов, кроме периодических могут пройти углубленные медосмотры, оплачиваемые из средств ФСС. Правила финансирования данной профилактической меры на 2008-2010 годы, утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 28.12.2007 N 813 (далее - Правила).

Чтобы такую возможность использовать, работодатель оставляет заявление в региональном отделении фонда по месту регистрации, приложив список сотрудников. Список согласуется с территориальным органом Роспотребнадзора (п. 4 Правил).

В течение десяти дней отделение фонда должно принять решение и указать выделяемую сумму. Ее рассчитывают по формуле:

ФСобщ = Р х К, где Р - сумма, отпускаемая на одно лицо;

К - количество обследуемых.

Согласно пункту 5 Правил ФСС обеспечивает в 2008 году - 620 руб./чел., в 2009-м - 660 руб./чел., в 2010-м - 700 руб./чел. Например, если в текущем году организация обратилась за средствами для пяти сотрудников, региональное отделение фонда должно ей предоставить 3100 руб. (620 руб. х 5 чел.).

На углубленном медосмотре присутствуют как минимум два врача узкой специализации по профзаболеваниям в той отрасли, где трудится проверяемый. Отличие от обычной процедуры еще и в том, что хотя бы два инструментально-лабораторных исследования выполняются в расширенном объеме.

Суммы, истраченные работодателем на медосмотры, засчитываются при уплате страховых взносов на случай травматизма. Их заносят в строку 10 таблицы 11 расчетной ведомости по средствам ФСС РФ за отчетный период (форма N 4-ФСС РФ). Наряду с указанным документом работодатель должен представить в территориальное отделение фонда реестр сведений о результатах углубленных медосмотров (в электронном виде), форма которого утверждена приказом ФСС России от 27.02.2007 N 63, и копии:

- договора с медицинским учреждением об углубленном медосмотре;

- лицензии медицинского учреждения;

- платежных поручений.

Несколько слов о налоговом учете. В соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 346.16 и пунктом 2 статьи 346.17 НК РФ "упрощенцы" вправе отражать в налоговой базе только суммы перечисленных страховых взносов (то есть за минусом стоимости обследований).

Затраты на медосмотры, документально не подтвержденные или произведенные с нарушением законодательства, не снизят страховые взносы, и в этом случае их придется уплачивать полностью.

Н.А. Теплова,

эксперт журнала "Упрощенка"

"Упрощенка", N 11, ноябрь 2008 г.