Расходы на горюче-смазочные материалы (Л.А. Масленникова, "Упрощенка", N 11, ноябрь 2008 г.)

Расходы на горюче-смазочные материалы

У организации, которая купила, арендовала автомобиль или стала использовать личную машину работника, образуется специфический вид расходов - на горюче-смазочные материалы. В их учете есть особенности, про которые часто забывают. Поговорим о том, к чему это приводит.

При упрощенной системе (с объектом налогообложения доходы минус расходы) разрешено учитывать только те виды расходов, которые поименованы в перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Стоимость ГСМ непосредственно в нем не упомянута, но в подпункте 12 указаны затраты на содержание служебного транспорта. Покупка бензина и масла как раз относится к содержанию транспорта, так что их стоимость правомерно учитывать согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Какой автомобиль вправе эксплуатировать организация? В первую очередь приобретенный, то есть собственный. Можно взять транспортное средство в аренду у юридического либо физического лица. Или, наконец, использовать принадлежащий работнику. Посмотрим, на что следует обратить внимание во всех трех случаях.

Автотранспорт, находящийся в собственности

Если организация или предприниматель купили автомашину, то после оплаты, ввода в эксплуатацию и подачи документов на регистрацию они могут отнести ее стоимость к расходам на основные средства (подп. 1 п. 1 и п. 3 ст. 346.16 НК РФ). Списание производится равными долями в течение кварталов, оставшихся до конца налогового периода. Как учитывать стоимость самого транспортного средства, совершенно ясно. Иначе обстоит дело с затратами на содержание транспорта - в Налоговом кодексе нет четкого порядка их учета. Попробуем разобраться сами.

Несвоевременное списание

Согласно пункту 2 статьи 346.17 НК РФ при упрощенной системе признаются лишь оплаченные расходы. Казалось бы, это знают все бухгалтеры, но почему-то в нестандартной ситуации постоянно забывают.

Пример 1

ООО "Терция" применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. 26 сентября 2008 года менеджер по закупкам ездил в другой город за товарами на автомобиле, принадлежащем организации. В пути у него закончилось дизельное топливо и пришлось заправляться на собственные деньги. Вернувшись из поездки, сотрудник предъявил в бухгалтерию чек на 750 руб. и написал заявление о возмещении расходов. Ему выдали деньги 1 октября. Бухгалтер общества оформил авансовый отчет, проверил, что расход топлива соответствует норме, и учел в расходах 750 руб. 26 сентября 2008 года. В чем он ошибся?

Основным условием для учета расходов при упрощенной системе является оплата. Работник рассчитался за топливо 26 сентября 2008 года, но организация выплатила деньги только 1 октября. В этот день и нужно было записать сумму в Книге учета доходов и расходов. Из-за ошибки налоговая база за девять месяцев оказалась заниженной на 750 руб., а налог соответственно недоплачен на 112,5 руб. (750 руб. х 15%).

Как лучше было поступить бухгалтеру? Мы уже много раз писали, что налоговики не любят подотчетов наоборот. Для подобных случаев есть другой способ. С работником заключают договор займа, согласно которому он предоставляет организации во временное пользование деньги, и в тот же день их выдают работнику под отчет. Если бы бухгалтер провел по кассе получение займа и выплату подотчетной суммы 26 сентября, было бы правильным включить в этот день стоимость топлива в расходы. Возврат займа следовало тогда оформить 1 октября, но на учет при упрощенной системе эта операция не влияет.

Не забудьте, что расходы на покупку основных средств заносят в раздел 1 Книги учета доходов и расходов в последний день отчетного (налогового) периода (подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Говоря о своевременности списания расходов, стоит обсудить еще такой вопрос. Некоторые специалисты рекомендуют учитывать затраты на ГСМ не по подпункту 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, а по подпункту 5 как материальные расходы (см., например, письмо Минфина России от 02.02.2005 N 03-03-02-05/7). Есть ли в этом какая-то выгода?

Согласно ссылке из пункта 2 статьи 346.16 НК РФ "упрощенцы" определяют материальные расходы в соответствии со статьей 254 НК РФ. Говорится ли в ней что-нибудь о ГСМ? Как указано в подпункте 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ, к материальным расходам относится стоимость топлива всех видов, употребляемого для технологических целей. Кроме того, ГСМ можно считать материалами, предназначенными для производственных или хозяйственных нужд (подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). Таким образом, списать затраты на бензин или дизельное топливо допустимо и в составе материальных расходов. Ошибки не будет.

В чем же разница? В пункте 2 статьи 346.17 НК РФ указан порядок учета расходов. Для затрат на содержание служебного транспорта дополнительных условий нет. Значит, их списывают сразу после оплаты. Стоимость материалов до конца 2008 года разрешено включать в налоговую базу только после оплаты и отпуска в производство (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Создается впечатление, что если стоимость ГСМ признавать расходом на содержание транспорта, то налоговую базу удастся уменьшить, купив канистру бензина, оплатив и поместив на склад. Если же топливо и масло считать материалами, нужно дождаться момента, когда бензин зальют в бак автомобиля.

Но это заблуждение. Для учета любых расходов существует еще два условия, указанные в пункте 1 статьи 252 НК РФ (ссылка на статью 252 содержится в пункте 2 статьи 346.16 НК РФ), а именно обоснование и документальное подтверждение. С последним затруднений обычно не возникает. А доказать, что стоимость бензина, находящегося на складе, - обоснованный расход, довольно сложно. Таким образом, независимо от того, по какому подпункту относить на расходы, для списания стоимости нужно дождаться заправки топлива в автомобиль. Есть и еще условие, на котором настаивают налоговики, но о нем поговорим отдельно.

Отклонение от нормативов

Ни в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 для "упрощенцев", ни в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, адресуемой плательщикам налога на прибыль, не говорится, что расходы на ГСМ нормируемые. Тем не менее Минфин утверждает, что их учет ограничен (см., например, письма Минфина России от 15.03.2005 N 03-03-02-04/1/67 и от 22.06.2004 N 03-02-05/2/40). Какие он приводит аргументы? По мнению чиновников, сверхнормативные расходы на ГСМ экономически необоснованны, то есть одно из требований пункта 1 статьи 252 НК РФ не выполняется.

Допустим, решили применять нормы, только какие именно? В письмах Минфина, касающихся упрощенной системы, указывается на нормы, данные в технической документации к транспортному средству. Кстати, плательщиков налога на прибыль обязывают руководствоваться нормами Минтранса России (см. письмо Минфина России от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640), и только если в них нет соответствующей модели автомобиля - технической документацией. Объяснить это можно лишь тем, что последние Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" утверждены сравнительно недавно распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее - Методические рекомендации), прежние же нормы (Р 3112194-0366-03), действовавшие до 1 января 2008 года, разрабатывались только для автотранспортных предприятий. Согласно пункту 1 Методических рекомендаций вошедшие в них показатели предусмотрены для всех организаций, использующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории РФ. Сам документ довольно объемный, и вероятность найти в нем подходящие сведения велика.

Так нужно ли при "упрощенке" придерживаться норм Минтранса, да и каких-либо вообще? Прямой отсылки к нормам списания стоимости горючего в расходы в Налоговом кодексе, как мы знаем, нет. Поэтому ответ зависит от того, готовы ли вы отстаивать свою позицию. Если готовы, стоимость израсходованного бензина списывайте полностью. Не удивляйтесь, если придется доказывать налоговикам (а то и суду), что все затраты обоснованны. Заметим, что арбитражные суды чаще всего склоняются к мнению, что правы налогоплательщики. Так произошло и в ФАС Центрального округа (см. постановление от 04.04.2008 N А09-3658/07-29), причем его решение поддержал ВАС РФ (Определение от 14.08.2008 N 9586/08). Правда, в рассмотренном деле затрагивался учет расходов при общем режиме. Тем не менее все выводы суда можно отнести и к упрощенному режиму поскольку при его применении затраты на содержание служебного транспорта определяются в аналогичном порядке (ссылка из пункта 2 статьи 346.16 НК РФ).

Тем же, кто спорить и судиться не хочет, лучше соблюдать нормативы. Какие же? Самый простой вариант - нормы, утвержденные Минтрансом. Если же данных по интересующему автомобилю нет, справьтесь в технической документации. Бывает, бензина или дизельного топлива тратится гораздо больше положенного. Бухгалтеру вместе с руководителем следовало бы выяснить, в чем дело. Если причина приемлема (допустим, техническое состояние автомобиля), есть смысл ввести собственные нормы потребления, объяснив их необходимость. Впрочем, даже при учете по общим показателям советуем оформить распоряжение.

Пример 2

ЗАО "Реверс", применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, имеет легковой автомобиль для служебных целей. В октябре 2008 года в организации сменился бухгалтер. Он выяснил, что раньше в расходы списывали всю стоимость истраченного бензина, не беря во внимание нормы. Как ему поступить, чтобы избежать лишних вопросов при налоговой проверке, связанных со списанием расходов на ГСМ?

Строго говоря, бухгалтер отвечает за учет с того времени, как приступил к работе. Поэтому если некогда или нет желания, то, обнаружив чужие ошибки, можно ничего не предпринимать (только известить руководителя о самом факте). Вместе с тем, поскольку налоговый период при упрощенной системе равен календарному году (п. 1 ст. 346.19 НК РФ), отчитываться за 2008 год придется уже ему. Чтобы с инспекцией было поменьше трений, лучше, конечно, все исправить.

Сначала следует рассчитать количество бензина согласно Методическим рекомендациям или технической документации. Если объем израсходованных ГСМ не выходит за норму, никаких исправлений не понадобится. Достаточно издать распоряжение о нормативах на топливо и за каждый месяц составить бухгалтерскую справку, подтверждающую его правильный учет. Если же истрачено слишком много, наиболее разумное решение - предложить руководителю утвердить свои нормы, которые бы согласовывались с ситуацией. Тогда учет тоже останется без изменений. Такими минимальными средствами новый бухгалтер оградит себя от претензий к списанию ГСМ, выполненному его предшественником.

Отсутствие путевых листов

Как уже не раз говорилось, согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходы, учитываемые при упрощенной системе, нужно документально подтвердить. В отношении ГСМ кроме чеков, накладных и документов об оплате понадобятся и путевые листы. Только на их основании можно доказать, что топливо потрачено на производственные, а не на другие цели. Без путевых листов налоговики вправе посчитать расходы необоснованными и не принять их. Естественно, возрастет налог. С тем, что путевой лист - это первичный документ, подтверждающий расходы на ГСМ, согласны и суды. Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78. Однако предприятия, не являющиеся автотранспортными, могут использовать собственные формы. Главное, чтобы были предусмотрены все обязательные реквизиты. Для путевых листов они перечислены в разделе II приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Этим же приказом утвержден порядок заполнения документов. В частности, путевой лист можно оформлять на любой срок, не превышающий месяца.

Арендованный автотранспорт

Если покупать автомобиль не входит в планы или не хватает денег, можно взять его в аренду. Согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ арендная плата признается в расходах. А можно ли при этом списывать и стоимость ГСМ? Да, можно, но только если выполнены все условия, о которых мы упоминали в предыдущем разделе.

Порядок учета расходов тот же. Единственное, для арендаторов есть дополнительное условие. В договоре аренды должно быть указано, что издержки на содержание автомашины (в том числе на ГСМ) несет арендатор. Если же записано, что такая обязанность лежит на арендодателе, или данный вопрос условиями договора совсем не затронут, включить стоимость ГСМ в налоговую базу арендатор не вправе.

Пример 3

ООО "Премьер" применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. 1 октября 2008 года общество заключило с ООО "Гараж" договор аренды грузового автомобиля. По условиям договора  за   обслуживание автомобиля   отвечает   арендодатель

(ООО "Гараж"). 31 октября 2008 года арендатор (ООО "Премьер") перечислил арендную плату за октябрь, равную 13 000 руб. (без НДС). В тот же день его бухгалтер учел эту сумму в расходах, отражаемых в налоговой базе. Помимо этого в октябре были использованы и оплачены ГСМ стоимостью 15 000 руб. Расходы соответствуют нормам Минтранса, путевые листы имеются. На этом основании 15 000 руб. были отнесены на расходы 31 октября. Все ли сделано правильно?

"Упрощенцы" признают осуществленные и оплаченные расходы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ), значит, перечисленная арендная плата за октябрь учтена верно. ГСМ тоже оплачены. Но хотя заполнялись путевые листы и выдерживались нормы на отпуск, расходы на топливо и масло не являются обоснованными. Расходы по содержанию автомобиля должен был нести арендодатель - ООО "Гараж". Следовательно, одно из условий пункта 1 статьи 252 НК РФ не соблюдено. Бухгалтеру ООО "Премьер" нужно было внимательнее изучить условия договора.

Налоговая база за 2008 год будет занижена на 15 000 руб., а налог недоплачен на 2250 руб. (15 000 руб. х 15%). Если ошибку не исправить, после проверки инспекция может наложить штраф на основании статьи 122 НК РФ.

Использование транспорта сотрудников

Немало работодателей, которым удобнее, чтобы их сотрудники использовали в работе личные автомашины. Вариант вполне законный, но с точки зрения налогового учета не очень удачный.

Сверхнормативная компенсация

Если работник предоставляет свое имущество для производственной деятельности, работодатель обязан выплачивать ему фиксированную сумму (компенсацию) и возмещать затраты (ст. 188 ТК РФ). Сколько конкретно, определяется дополнительным соглашением к трудовому договору.

Другими словами, размер выплат может быть любым. Однако согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ компенсация учитывается только в пределах норм, причем утвержденных Правительством РФ. Нормы опубликованы в постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Суммы, надо сказать, совсем незначительные. На легковой автомобиль с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно ежемесячная компенсация составляет не более 1200 руб., с объемом двигателя выше 2000 куб. см - не более 1500 руб. Если, выполняя служебные поручения, работник ездит на собственном мотоцикле, ему полагается не более 600 руб. в месяц. Ошибки в учете возникают, когда в него включают полную компенсацию, не сравнивая с нормами.

*

На заметку.
Если работник ездит на своем грузовике

В подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ говорится о расходах на компенсацию за использование легковых автомобилей и мотоциклов, принадлежащих работникам. А если для служебных поездок предоставлен грузовик? Согласно трудовому законодательству его владельцу тоже полагаются компенсации в размере, оговоренном соглашением (ст. 188 ТК РФ). Но напрямую учесть эти суммы при упрощенной системе уже нельзя, так как такого типа расходов нет в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Есть следующий выход. Организация заключает с работником договор аренды с условием, что содержать автомобиль и нести издержки обязан арендатор. Тогда включить в расходы удастся не только арендную плату, но и затраты на ГСМ и ремонт (обоснованные и документально подтвержденные)

*

Пример 4

ЗАО "Конверс" применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Курьер общества с согласия работодателя использует в служебных целях свой мотоцикл. Соглашением между курьером и ЗАО "Конверс" установлена ежемесячная компенсация в размере 5000 руб. 31 октября 2008 года курьеру выдали полную сумму за поездки на мотоцикле в текущем месяце. В тот же день бухгалтер отразил в расходах 5000 руб. В чем ошибка?

Согласно трудовому законодательству ЗАО "Конверс" обязано выплачивать компенсацию за использование мотоцикла в размере, указанном в соглашении с работником (ст. 188 ТК РФ), то есть 5000 руб. В то же время включить ее в расходы можно лишь в пределах нормы, введенной Правительством РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Таким образом, 31 октября 2008 года общество было вправе учесть не более 600 руб.

Так как расходы в октябре бухгалтер завысил, годовая налоговая база окажется заниженной на 4400 руб. (5000 руб. - 600 руб.), а налог недоплаченным на 660 руб. (4400 руб. х 15%).

Еще один момент, важный при выплате компенсаций. Они полагаются только за те дни, когда имущество эксплуатировалось. Поэтому, если работник болел, находился в командировке, в отпуске или пропустил работу по другой причине, учесть удастся не 1200, 1500 или 600 руб. компенсации, а меньше - в зависимости от числа отработанных дней.

Пример 5

ООО "Сенсор" применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Менеджер по продажам развозит товары на собственном легковом автомобиле (объем двигателя - 2500 куб. см) не более 1200 руб., с объемом двигателя свыше 2000 куб. см - не более 1500 руб. Если, выполняя служебные поручения, работник ездит на собственном мотоцикле, ему полагается не более 600 руб. в месяц.

Ошибки в учете возникают, когда в него включают полную компенсацию, не сравнивая с нормами.

По соглашению, оформленному после подписания с менеджером трудового договора, компенсация за использование его личного автомобиля в производственной деятельности независимо от количества отработанных дней равна 8000 руб. за полный календарный месяц. В октябре 2008 года сотрудник отгулял 14 календарных дней отпуска. Несмотря на это, в соответствии с соглашением 31 октября он получил полную компенсацию. Бухгалтер общества учел в расходах 31 октября 1500 руб. Нет ли здесь ошибки?

Так как 14 дней работник находился в отпуске, его автомобиль в служебных целях в это время не использовался. Следовательно, максимальную компенсацию, установленную для учета расходов, необходимо скорректировать.

В расходах за октябрь можно было учесть только 822,58 руб. [1500 руб. х (31 дн. - 14 дн.) : 31 дн.], а не 1500 руб. Ошибка бухгалтера повлияет на то, что налоговая база ООО "Сенсор" за 2008 год будет занижена на 677,42 руб. (1500 руб. - 822,58 руб.), а налог недоплачен на 102 руб. (677,42 руб. х 15%). Недоплата совсем небольшая, однако даже из-за нее налоговики могут оштрафовать по статье 122 НК РФ.

Компенсация плюс стоимость ГСМ

Закон обязывает работодателя компенсировать как износ имущества, так и расходы, неизбежные при его эксплуатации. Таким образом, если поездки работника на его автомобиле совершаются в интересах и с согласия работодателя, то кроме основной суммы компенсации водитель должен получать деньги на покупку ГСМ. Логично предположить, что оба вида выплат можно списать на расходы: раз предусмотрены законодательством, значит, обоснованны. Оказывается, нет. По мнению налоговых органов, затраты на ГСМ, ремонт, запчасти и прочее уже входят в размер компенсаций, установленных правительством. Возможно, в 2002 году, когда вышло постановление Правительства РФ N 92, так оно и было. Но с тех пор цены на топливо и смазочные материалы сильно повысились. Тем не менее в расходах по-прежнему можно учитывать только 1200, 1500 или 500 руб., а включать в налоговую базу дополнительно реальные затраты на ГСМ при упрощенной системе не разрешается.

Пример 6

ООО "Свента" применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Общество заключило соглашение с работником, доставляющим товары клиентам, об эксплуатации его автомобиля в служебных целях (объем двигателя - 1400 куб. см). В соглашении указано, что работнику полагается 3000 руб. в месяц и сумма, возмещающая стоимость ремонта автомобиля и затраты на горючее и масло.

В конце октября 2008 года работник сдал в бухгалтерию путевые листы, подтверждающие служебный характер поездок, и чеки на 13 000 руб. за бензин. Бухгалтер сверил расход бензина с нормами, установленными Минтрансом, и убедился, что они не превышены. 31 октября работник получил основную сумму компенсации, равную 3000 руб., и 13 000 руб. за покупку ГСМ. В этот день бухгалтер отразил в учитываемых расходах 1200 и 13 000 руб. Что здесь не так?

Так как общество заключило со своим работником соглашение об использовании личного имущества в служебных целях, в расходах можно признать лишь ежемесячную компенсацию в размере, установленном правительством. Поэтому 1200 руб. учтены верно, а 13 000 руб. - нет. Если ошибку не устранить, налоговая база общества за 2008 год будет на эту сумму занижена, а недоплата налога составит 1950 руб. (13 000 руб. х 15%).

Если подумать, рассмотренная ситуация не так уж безнадежна. Проблему легко решить, если заключить с работниками договор аренды. Тогда в расходы удастся включать не только арендную плату, но и все затраты на ГСМ, запчасти и ремонт.

Компенсация индивидуальным предпринимателям

Если автомашина, используемая в бизнесе, приобретена физическим лицом после регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, ее, без сомнения, следует отнести к основным средствам. И стоимость, и расходы на ГСМ списываются, как обычно, согласно подпунктам 1 и 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

А если покупка сделана до регистрации в качестве индивидуального предпринимателя? В большинстве случаев налоговики не соглашаются с тем, что подобное имущество принято к учету в составе основных средств. Хотя с ними можно и поспорить - ведь автомобиль нельзя зарегистрировать на индивидуального предпринимателя, в любом случае владельцем будет гражданин. Но сейчас нас интересует стоимость не самого транспортного средства, а его обслуживания. Некоторые предприниматели, опираясь на подпункт 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, решают сами себе выплачивать компенсацию и включают ее в расходы. Однако они не правы. Такие выплаты предусмотрены только для наемных работников (ст. 188 ТК РФ). Предприниматель же - само занятое лицо, следовательно, выдавать себе компенсацию не может. Вернее, выдавать-то может что угодно, но не учитывать в налоговой базе. Правда, это не означает, что издержки на ГСМ пропадут для налогообложения. И стоимость топлива, и другие затраты на содержание транспорта предприниматель вправе отразить согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. При этом должны быть соблюдены нормы, оформлены надлежащим образом путевые листы и остальные документы, которые бы подтверждали использование автомобиля в производственной деятельности, а также осуществление и оплату расходов.

Л.А. Масленникова,

эксперт журнала "Упрощенка", кандидат экономических наук

"Упрощенка", N 11, ноябрь 2008 г.