Система контроля рабочего времени офисных сотрудников (А.В. Бочкин, "Управление персоналом", N 23, декабрь 2008 г.)

Система контроля рабочего времени офисных сотрудников

Оптимизация затрат времени и заработной платы на выполнение проектов возможна при использовании системы автоматизированного контроля рабочего времени (РВ) сотрудников. Это наиболее актуально на предприятиях, где для лица, принимающего решения (ЛПР), невозможно постоянно быть в курсе, чем конкретно занимается каждый сотрудник в каждый момент времени. Такими могут быть крупные предприятия, а также предприятия, подразделения которых физически удалены друг от друга.

В последнее время компьютерные технологии глубоко проникли во многие сферы деятельности. При этом число сотрудников, использующих компьютер как основной рабочий инструмент, является весьма значительным и постоянно увеличивается. Это программисты, веб-дизайнеры, операторы по набору текстов, архитекторы и представители многих других профессий. Сотрудник, работающий за компьютером (СРК), - сотрудник, который активно использует компьютер как основной инструмент трудовой деятельности. Масштабное внедрение компьютеров в работу предприятий создало предпосылки для разработки специального программного обеспечения, которое позволило бы автоматизировать мониторинг РВ СРК, основываясь на использовании сотрудниками их основного рабочего инструмента - компьютера. Такой учет предлагается вести для СРК с четко сформулированными должностными инструкциями при использовании подхода процессного или проектного менеджмента.

В настоящее время в сфере производственного менеджмента большое развитие получили проектный и процессный подходы управления в силу своей высокой эффективности. Предлагаемая методология контроля РВ СРК с метриками, базирующимися на накопленных системой статистических данных и позволяющими ЛПР делать прогноз затрат на выполнение проектов, органично вписывается в проектный менеджмент.

Вводится метрика среднестатистических удельных затрат времени на выполнение задач. В результате эксплуатации системы накапливаются данные о затратах времени на выполнение одной единицы объема типовых задач для различных сотрудников, т. 1.

Таблица 1. Матрица удельных затрат времени на задачи по сотрудникам

При этом единицей измерения объема могут быть: тысяча строк программного кода, одна набранная страница, один метр запроектированного помещения, один выполненный компонент, один созданный элемент дизайна сайта, одна обработанная бухгалтерская операция и т.д.

Сотрудники	Задача 1	Задача i	Задача n
Сотрудник 1	sp 11	sp 1i	sp 1n
Сотрудник к	sp k1	sp ki	sp kn
Сотрудник m	sp m1	sp mi	sp mn

- удельные затраты рабочего времени сотрудника k для выполнения одной единицы объема задачи i,

где - удельные затраты времени сотрудника k на разрешенную к использованию программу j для выполнения одной единицы объема задачи i (табл. 2),

- удельное некомпьютерное время сотрудника k для выполнения одной единицы объема задачи i. Отметим, что

есть общее время, затраченное сотрудником на работу с разрешенными к использованию программами для выполнения единичного объема задачи i.

Таблица 2. Матрица удельных затрат времени на задачи по программам для сотрудника k

Задачи	Группа программ 1	Группа программ j	Группа программ р
Задача 1	tp 1pi	tp 1jk	tp kip
Задача i	tp ki1	tp kij	tp kip
Задача n	tp kn1	tp knj	tp knp

Объем работы для проекта x составляет,

- объем работ для задачи i, который распределяется между сотрудниками так, что

где - объем работы для сотрудника k по задаче i, который определяется для проекта x, как показано в табл. 3.

Таблица 3. Матрица коэффициентов для проекта x

Сотрудники	Задача 1	Задача i	Задача n
Сотрудник 1	vol 1i	vol 1i	vol 1n
Сотрудник к	vol k1,	vol ki	vol kn
Сотрудник m	vol m1	vol mi	vol mn

Время выполнения задачи i рассчитывается как:

Время выполнения проекта определяется следующим образом:

или

Объемы работ на задачи для сотрудников volki выбираются такие, чтобы Timex было минимальным. При этом должны учитываться дополнительные ограничения на график работы сотрудников, приоритетность задач, минимизация финансовых и других затрат, а также другие ограничения. Поэтому вводятся дополнительные затраты времени Ts на синхронизацию графика работ. Величины volki и Ts могут рассчитываться при помощи различных систем планирования сроков выполнения проектов, таких как Microsoft Project или других подобных систем.

Пусть заработная плата в час для сотрудника k за работу с разрешенными к использованию программами составляет pratek, а за некомпьютерное время nratek, где . Затраты заработной платы на выполнение проекта составляют:

Вводится метрика среднестатистических затрат интернет-трафика. В результате эксплуатации системы накапливаются данные о затратах денежных средств на интернет-трафик для выполнения одной единицы объема типовых задач для различных сотрудников, табл. 4. При этом учитывается количество интернет-трафика, и в соответствии с тарифом высчитываются затраты денежных средств на него.

trafki - удельные затраты сотрудника k на интернет-трафик для выполнения одной единицы объема задачи i.

Таблица 4. Матрица удельных затрат на интернет-трафик для задач по сотрудникам

Сотрудники	Задача 1	Задача i	Задача n
Сотрудник 1	vol 1i	vol 1i	vol 1n
Сотрудник к	vol k1,	vol ki	vol kn
Сотрудник m	vol m1	vol mi	vol mn

Затраты на интернет-трафик для выполнения проекта составляют:

Вводится метрика среднестатистических затрат печати. В результате эксплуатации системы накапливаются данные о затратах денежных средств на печать страниц для выполнения одной единицы объема типовых задач по сотрудникам, табл. 5. При этом учитывается количество напечатанных страниц, и в соответствии с тарифом высчитываются затраты денежных средств на них.

printki - удельные затраты сотрудника k на печать для выполнения одной единицы объема задачи i.

Таблица 5. Матрица удельных затрат на печать для задач по сотрудникам

Сотрудники	Задача 1	Задача i	Задача n
Сотрудник 1	print 11	print 1i	print 1m
Сотрудник к	print k1	print ki	print kn
Сотрудник m	print m1	print mi	print mn .

Затраты на печать для выполнения проекта составляют:

Общие затраты на выполнение проекта с учетом заработной платы, интернет-трафика и печати составляют:

Рассматриваемые метрики предоставляют ЛПР данные о среднестатистических затратах времени, заработной платы, интернет-трафика и печати страниц на выполнение различных задач. Это, в частности, позволяет выявлять задачи, на которые тратится необоснованно большое количество ресурсов, и проводить их дальнейшую оптимизацию.

А.В. Бочкин

"Управление персоналом", N 23, декабрь 2008 г.