Аудит системы внутреннего контроля в бизнес-процессе "Закупки" (К. Каримова, "Риск-менеджмент", N 11-12, ноябрь-декабрь 2008 г.)

Аудит системы внутреннего контроля в
бизнес-процессе "Закупки"

Рассмотрим порядок аудита системы внутреннего контроля на примере процесса закупок топлива и встроенных в него контрольных процедур на металлургическом предприятии.

Аудит системы внутреннего контроля включает в себя четыре основных этапа: определение направлений контроля, описание бизнес-процесса, выявление и контроль рисков, тестирование системы внутреннего контроля. В бизнес-процессе "Закупки" основными направлениями для контроля являются:

- формирование заявки на закуп;

- формирование заявки на оплату;

- оплата;

- оприходование товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на склад;

- формирование реестра кредиторской задолженности;

В задачу специалиста группы внутреннего контроля входит своевременное выявление рисков, анализ и тестирование контрольных процедур. Эффективная система внутреннего контроля должна основываться на разработке формальных типовых процедур контроля конкретных хозяйственных операций. Это позволит упорядочить взаимоотношения работников относительно контроля финансово-хозяйственной деятельности, эффективно управлять ресурсами, оценивать уровень достоверности (качества) информации для принятия управленческих решений.

Формирование заявки на закуп

Сформированная заявка на закуп материалов утверждается руководителем направления в соответствии с планом снабжения и бюджетом компании. Данная заявка проходит все стадии проверок и согласований - от финансового менеджера до руководителей соответствующих подразделений. Годовая программа в части закупок топлива (мазут, уголь) проходит согласование по процедуре, установленной приказом о заявочной компании. Руководители топливно-транспортного и производственно-технического департаментов, а также группы организации закупок проводят проверку программы закупок в зоне своей ответственности и при отсутствии замечаний ставят дату, заключение и подпись в листе согласования программы закупок. Затем выбираются поставщики, осуществляется контрактация и закуп топлива. Ежемесячно члены конкурсной комиссии под председательством заместителя генерального директора по обеспечению производства проводят закрытый запрос котировок цен, определяют победителя, предложившего минимальную цену, составляют соглашение о согласовании цены, объемов поставки и грузополучателей на месяц.

Формирование заявки на платеж

Сотрудник отдела материалов или сотрудник отдела ремонта оборудования контролирует исполнение условий договора с поставщиком в части оплаты для своевременного получения счетов и счетов-фактур. Он проверяет счет и счет-фактуру на предмет соответствия условиям договора и своевременности платежа, наличия заявки на платеж в ДПН*(1) и формирует реестр на оплату и задание на платеж. Эти документы подписывает руководитель департамента по ремонту и направляет руководителю департамента финансов для согласования оплаты.

Оплата топлива

Начальник департамента по ресурсному обеспечению контролирует исполнение условий договора с поставщиком в части оплаты и своевременно получает счета и счета-фактуры, заявки на оплату. Он проверяет счета и счета-фактуры на предмет соответствия условиям договора и своевременности платежа. Затем он формирует реестр на оплату и задание на платеж. Сотрудник отдела учета расчетов с дебиторами и кредиторами проверяет отражение поставки топлива по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", условия платежа (предпоставка/предоплата), а также сверяет данные системы с полученными документами, визирует реестр на оплату и задание на платеж.

Оформление прихода товарно-материальных ценностей и услуг

Сотрудник департамента закупок производственного характера своевременно получает от поставщика полный комплект документов по факту оказания услуги или отгрузки товарно-материальных ценностей. Он проверяет документы на предмет исполнения поставщиком договорных обязательств, своевременности предоставления документов, правильности заполнения первичных документов. При наличии замечаний ведет работу с поставщиком. При отсутствии замечаний оформляет реестр передачи документов в отдел учета расчетов с дебиторами и кредиторами блока бухгалтерии и ставит подпись в реестре. На реестре также ставит подпись сотрудник бухгалтерии, получивший документы. Он ведет реестр осуществленных поставок ТМЦ и первичных документов.

Кроме того, проверяется количество и качество всех ТМЦ, прибывших на предприятие, и их соответствие всем необходимым требованиям. В случае поставки неудовлетворительных ТМЦ заместитель директора производственного филиала по обеспечению производства принимает решение по урегулированию ситуации, а именно:

1. Организует работу по допретензионному урегулированию разногласий;

2. При невозможности урегулировать разногласия принимает решение по выставлению претензии поставщику;

3. Оформляет служебную записку в правовой департамент о необходимости предъявления претензии с приложением копий первичных учетных и иных документов, подтверждающих основание и размер долга;

4. При невозможности и/или нецелесообразности урегулирования нарушения (неисполнения) обязательства в претензионном порядке организует работу по проведению взаимозачета.

Оприходование топлива на склад

Весовщик-приемщик производит взвешивание поступивших вагонов с топливом (мазут, уголь) и заносит результат в ведомость учета топлива и других грузов, прибывших в железнодорожных вагонах (цистернах) и принятых взвешиванием по форме ТТ-3 (см. приказ Минпромэнерго РФ от 03.02.05 N 21). В ведомости отражаются следующие данные: масса твердого и жидкого топлива, плотность топлива, дата его прихода. Начальник топливно-транспортного цеха, учетчик топлива, представитель общественности, действующий на основании решения заводского (профсоюзного) комитета, производят приемку топлива, составляют и подписывают акт приемки твердого и жидкого топлива взвешиванием по форме ТТ-6 (см. Методические указания РАО "ЕЭС России" от 12.05.96 N РД 34.09.105-96), где содержатся данные о массе твердого и жидкого топлива и его плотности. Акт утверждает главный инженер. Начальник департамента по ресурсному обеспечению ежедневно в электронном виде получает данные о приходе топлива в производственный филиал и сверяет фактические поставки топлива с плановыми показателями.

Формирование реестра кредиторской задолженности

Заместитель главного бухгалтера и комиссия в составе, определенном приказом генерального директора на проведение инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, осуществляют такую инвентаризацию, составляют инвентаризационные описи с выделением кредиторской задолженности свыше трех лет, формируют и анализируют реестр неистребованной кредиторской задолженности с выделением просроченной кредиторской задолженности (в том числе просроченной на три года и более). Начальник отдела финансового анализа и управления учета подает заявку на проведение правовой оценки и подготовки заключения с приложением копий счетов-фактур и актов в отдел правового обеспечения, а также реестр неистребованной кредиторской задолженности на согласование и заполнение определенных столбцов реестра в отдел правового обеспечения.

После получения согласования отдела правового обеспечения реестр согласовывает в части уплаты налогов начальник отдела учета налогов, а также руководитель службы по направлению деятельности. После согласования реестр неистребованной кредиторской задолженности с рекомендациями направляется на рассмотрение комиссии по работе с дебиторской и кредиторской задолженностью.

Анализ и контроль рисков

При анализе бизнес-процесса "Закупки" необходимо уделить внимание следующим аспектам:

- была ли согласована годовая комплексная программа закупок, не допущено ли превышение норм расходования ресурсов;

- соответствует ли всем необходимым требованиями конкурс по закупке ТМЦ (в каких СМИ было размещено объявление о закупе ТМЦ, составлялся ли анализ цен, как был выбран тот или иной поставщик), каким образом исключен или минимизирован риск выбора неоптимального поставщика;

- учтены ли все условия по доставке, форме расчетов, оплате, дате поставки в заключенном с контрагентом договоре поставки ТМЦ;

- обеспечена ли приемка поступившего топлива в объеме, указанном в сопроводительных документах;

- проведена ли сверка документации и фактически поступившего на склад топлива;

- оформлена ли соответствующим образом вся документация (акты приемки топлива, карточки складского топлива, приходный ордер, все первичные документы от поставщика);

- имеются ли расхождения между плановыми поставками топлива и фактическими;

- выполнены ли все условия договора в части оплаты;

- кто осуществлял согласование задания на платеж;

- каковы сроки выставления счетов поставщиками, отражены ли они в учетной программе;

- имеется ли попозиционный план поставки ТМЦ;

- корректно ли сформированы все заявки в учетной системе, все ли платежи проведены;

- проводятся ли сверки с контрагентом по сумме задолженности, сформирован ли соответствующим образом акт сверки;

- проводится ли проверка соответствия всех операций по приходу ТМЦ данным первичных документов;

- каким образом производится согласование проекта годового/квартального/ежемесячного ДПН в части закупок ТМЦ/услуг производственного характера;

- формируется ли реестр кредиторской задолженности, были ли списания просроченной кредиторской задолженности.

Тестирование качества внедренных контрольных процедур

Эффективная система внутреннего контроля предполагает тестирование контрольных процедур и оценку их качества. Тестирование системы контроля проводится по двум направлениям:

- соблюдение разработанных регламентов контрольных процедур;

- отслеживание ошибок в отчетности, которые не были предотвращены системой контроля.

Соблюдение разработанных регламентов оценивается путем выборочной проверки документов, в которых должен быть отражен факт контроля. К примеру, по ряду платежных поручений проверяется наличие правильно оформленных и подписанных листов согласования.

Появление ошибок в отчетности устанавливается в ходе аудита отчетности и первичной документации.

При диагностике бизнес-процессов необходимо выявить процессы, нуждающиеся в оптимизации, и те, которые существенным образом влияют на ключевые показатели деятельности компании. Цель следующего этапа - описать бизнес-процессы "как есть". В различных компаниях описание проводится "сверху-вниз", то есть сначала описываются процессы, происходящие на верхнем уровне компании, после чего происходит детализация.

К. Каримова,

ассистент-консультант отдела 6 Сигма ООО "Цеппелин Русланд"

"Риск-менеджмент", N 11-12, ноябрь-декабрь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Движение потоков наличности - план движения денежных средств, в котором консолидируются данные по притоку и оттоку денежных средств по всем филиалам.