Когда трудовая книжка не нужна (Е. Майорова, "Трудовое право", N 1, январь 2009 г., "Управление персоналом", N 1, январь 2009 г.)

Когда трудовая книжка не нужна

Новые поправки в Трудовой кодекс приводят к тому, что скоро в отделах персонала будут храниться полные сейфы "забытых" трудовых книжек

Недавно мне позвонила коллега - директор по персоналу по производству и продаже торгового оборудования, и задала вопрос: что делать с трудовой книжкой уволившегося сотрудника, но не пришедшего забрать ее из отдела персонала? Вопрос весьма актуальный ввиду того, что в отделах персонала и подразделениях, отвечающих за ведение кадровой документации, периодически по разным причинам скапливается определенное количество трудовых книжек. Почему сотрудники не забирают трудовые книжки из отделов персонала? Где и сколько возможно хранить трудовую книжку уволившегося или "исчезнувшего" сотрудника? Какие действия отделу персонала нужно предпринять для передачи трудовой книжки ее истинному владельцу? И, наконец, какие последствия могут ожидать компанию за фактически незаконное задержание трудовой книжки в отделе персонала? К сожалению, перечисленные вопросы решаются директорами по персоналу коммерческих компаний каждый раз по своему собственному усмотрению. Хотя действовать им необходимо по заранее разработанному алгоритму и в соответствии с трудовым законодательством.

"Обиженные" работники

Почему сотрудники оставляют собственные трудовые книжки в отделах персонала компаний? Что заставляет их совершать столь неординарные поступки, несмотря на то, что трудовая книжка является обязательным документом при устройстве на любую работу. Приведем некоторую "условную" классификацию таких работников.

- "Неосведомленные".

- "Убегающие" от наказания.

- Имеющие вторую трудовую книжку.

- "Наказанные" работодателем.

"Неосведомленные"

Обычно это молодые люди от 18-25 лет, для которых трудовая книжка пока не стала основополагающим документом, имеющим решающее значение в жизни. Фактически, данная категория включает всех тех, кто только начинает трудовой путь. Частично их "забывчивость" объясняется неполной осведомленностью в области трудовых отношений. Так, например, многие абсолютно ничего не знают о том, что трудовая книжка должна быть в обязательном порядке заведена на их первом месте работы. Способствуют этому неведению инспектора отделов кадров, которые не осведомляют новых сотрудников о записи приема на работу, сделанной в трудовой книжке. Таким образом, становится понятным, почему работник так никогда и не сможет узнать о существовании личной трудовой книжки.

"Убегающие" от наказания

К данной категории можно отнести практически всех материально ответственных сотрудников. Именно их можно "наказать", да и "провиниться " перед компанией им не составляет особого труда. Другие сотрудники все же в большей степени не подвержены каким-либо существенным "карам" со стороны компании. В качестве примера разберем следующий случай. У менеджера по продажам, заключившего договор об индивидуальной материальной ответственности и занимающегося развозом товара по розничным точкам или по магазинам, не принадлежащим компании, в определенный момент времени может возникнуть множество непредвиденных вариантов, в дальнейшем имеющим негативные последствия для его личной карьеры: частичная потеря товара, внезапное закрытие розничной точки без возможности какой-либо связи с ее руководителем, ошибки в просчетах товарных единиц при получении их со склада или при передаче их в магазин и т.д. Когда такому менеджеру становится известно, что он попал в сложную и трудноразрешимую ситуацию, он, решая уйти от денежного наказания, оставляет трудовую книжку в отделе кадров.

Имеющие вторую трудовую книжку

В связи с поправками в Трудовой кодекс от 6 октября 2006 года о возможности заведения новой трудовой книжки, в случае если сотрудник, устраивающийся на новую работу, заявляет письменно о ее пропаже или отсутствии, сотрудники отделов кадров могут совершить данный акт, не опасаясь никаких штрафных санкций со стороны внешних инстанций. Практика показывает, что работники активно пользуются этим обстоятельством и иногда идут на подлог - не работая и имея на руках трудовые книжки, они устраиваются работать в компании с просьбой завести трудовую книжку по причине утери первой. В частности, это касается молодых мам, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Получая пособие на ребенка от государства, согласно Постановлению Правительства РФ N 865 от 30.12.2006 г., и находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, они реально идут на обман государства. Надо сказать, что, в конце концов, "обман" будет раскрыт путем проведения проверки фонда социального страхования и принято решение о взыскании неправомерно выплаченных сумм у таких "изобретателей". Кстати, положительный ответ работодателя на просьбу нового работника оформить новую трудовую книжку возникает не из хорошего отношения к новичку, а из-за боязни штрафа по причине осуществления приема на работу без оформления трудовой книжки (нарушение положения статьи 65 Трудового кодекса (ст. 5.27 КоАП). Получается, полагаясь лишь на слова работника, инспектора отделов персонала способствуют возникновению у работника второй, а иногда и третьей трудовой книжки. Следовательно, - N-я трудовая книжка после увольнения может спокойно храниться сколь угодно долго в отделе персонала очередной коммерческой компании, невостребованная сотрудником. Кроме того, многие инспектора оформляют дубликаты трудовых книжек с обозначением и подробным описанием всего трудового стажа со слов работника, что является нарушением трудового законодательства. В этом случае отделы кадров нарушают пункт 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утвержденных Постановлением Правительства N 225 от 16 апреля 2003 г.). Хотя статьей 66 ТК РФ предусмотрено наличие одной трудовой книжки установленного образца, которая является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, на сегодняшний момент "обладание" работником двумя и более трудовыми книжками - распространенное явление на рынке труда, которое к тому же никак не наказуемо. Конечно, работнику впоследствии придется доказывать свой "параллельный стаж", подтвержденный несколькими трудовыми книжками, но этот момент в жизни работника приходится на более отдаленный период, а именно - лишь при начислении пенсии.

"Наказанные" компанией

К сожалению, на рынке труда до сих пор встречаются компании, не гнушающиеся незаконной "экспроприацией" трудовой книжки. "Трудовую книжку не отдавать этому сотруднику" - гласит вердикт руководства. Директора по персоналу вынуждены подчиниться. Обстоятельства, "вынуждающие" к совершению таких воздействий на сотрудника, например, может быть воровство сотрудника (обычно в связи с невозможностью подать в суд на сотрудника из-за отсутствия прямых улик и письменных доказательств). В данном случае работодатель несет ответственность за то, что работник из-за отсутствия трудовой книжки будет какое-то время лишен возможности трудиться, и, соответственно, должен оплатить ему среднюю заработную плату до момента передачи ему трудовой книжки.

Письмо с уведомлением или звонок "как другу" - что выбрать?

Трудовая инспекция, осуществляющая проверку кадровых документов, в первую очередь, обращается к содержимому сейфа на предмет наличия "лишних" трудовых книжек, хранящихся без законных на то оснований. Необходимо помнить, что законным основанием для хранения трудовой книжки давно уволившегося сотрудника можно считать наличие определенного пакета документов, в комплекте с "забытой" трудовой книжкой. Опираясь на данные практики, можно отметить, что первое, что совершают кадровики, когда забытая трудовая книжка находится в сейфе, это звонят бывшему сотруднику в попытке обратиться к нему с просьбой забрать ее из отдела персонала. Видимо, предпочитая указанный вариант как более быстродействующий. На практике вышеупомянутые действия, как правило, позитивных результатов не дают. Трудовая книжка продолжает "дамокловым мечом висеть" в качестве глобальной проблемы отдела персонала, реально ставя работодателя впоследствии в позицию обвиняемого - ведь телефонный звонок не может служить в дальнейшем каким-либо доказательством для трудовой инспекции о том, что обращение к сотруднику состоялось. Предпочтительнее службе персонала выслать на адрес, указанный в трудовом контракте "исчезнувшего" сотрудника определенный перечень документов, обязательных к предъявлению трудовой инспекции в случае наличия "лишних" трудовых книжек в сейфе уже не работающих в компании сотрудников. При этом рассмотрим два наиболее часто встречающихся варианта.

Вариант 1. Сотрудник оформил увольнение: написал заявление, подписал обходной лист и ознакомился с приказом об увольнении. Но по каким-то причинам не приходит за трудовой книжкой. В этом случае компании-работодателю нужно уже на второй день после увольнения послать извещение, текст которого приводится ниже (Табл. 1).

Кому Сидорову Игорю Борисовичу Куда 109548, г. Москва Шоссейная ул. 45-6-56 Уведомление о необходимости прибытия за трудовой книжкой (направляется почтой заказным письмом на следующий день после дня увольнения) В связи с невыдачей Вам трудовой книжки в день увольнения по

причине Вашей неявки в день увольнения в Службу персонала

/указать причину/ Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ уведомляем Вас о необходимости явиться за получением трудовой книжки в Службу персонала по адресу: 117105, г. Москва, Варшавское шоссе, д. 35, офис N 18 --------------------------------------------------------------- /указать полный и точный адрес с номером кабинета (помещения)/ (режим работы Службы персонала понедельник - четверг 9:00 - 17:30, ----------------------------------- пятница 9:00 - 16:30) --------------------- либо дать согласие (письменно путем подачи заявления по указанному адресу) на отправление (пересылку) ее Вам по почте (с указанием адреса). Начальник службы персонала ___________________________________ /должность руководителя/ ___________________________________ /подпись, ф.и.о. руководителя/

Табл. 1

Вариант 2. Рассмотрим популярный на рынке труда пример: прогул сотрудника. Другими словами, в отделе персонала нет в наличии ни одного документа от сотрудника о его желании уволиться - ни заявления, ни приказа об увольнении. В этом случае необходимо сформировать пакет следующих документов.

- Служебные записки от руководителя о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте.

- Акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте, подписанные не менее чем тремя сотрудниками компании.

- Письмо с уведомлением с просьбой явиться за трудовой книжкой.

- Форма объяснительной записки.

- Акт об отказе - написать объяснительную записку.

Все документы находятся в следующей Таблице 2:

Генеральному директору ООО "СЕДЕМА" Прядихину А.С. от ________________________ Служебная записка Сообщаю Вам, что мой подчиненный, водитель Котов Александр Юрьевич не вышел на работу 15 мая 200... года Выяснить причину неявки на работу не удалось. Дата 15 мая 200... г. Подпись __________

Генеральному директору ООО "СЕДЕМА" Прядихину А.С. от ________________________ Служебная записка Сообщаю Вам, что мой подчиненный, водитель Котов Александр Юрьевич, не выходит на работу с 15 мая 200... года по 10 июня 200... года включи- тельно. Причины невыхода выяснить не представляется возможным. Дата 10 июня 200... г. Подпись __________

Акт об отсутствии на работе N 2 сотрудника подразделения ------------------------------------------ административно-управленческого персонала, ------------------------------------------ водителя Котова Александра Юрьевича ------------------------------------------ г. Москва "15" Мая 200.. г. Время составления акта: 18 час. 00 мин. Мы, нижеподписавшиеся: Вистов Александр Юрьевич, Административный директор ООО "СЕДЕМА"; Киреева Светлана Владимировна, директор по персоналу ООО"СЕДЕМА" в присутствии Листьева Владимира Анатольевича, главного инженера ООО "СЕДЕМА" составили настоящий акт о нижеследующем: "15" мая 200... г. водитель Котов Александр Юрьевич отсутствовал на работе в компании ООО "СЕДЕМА" с 9 час. 30 мин. до 18 час. 30 мин. в течение рабочего дня (всего 9 час. 00 мин.). Время в акте указано московское, в чем и расписываемся: 1._____________________________________________________________________ (подпись) 2._____________________________________________________________________ (подпись) 3._____________________________________________________________________ (подпись) Дата и подпись Котова А.Ю. об ознакомлении с данным актом

Акт об отсутствии на работе N 2 сотрудника подразделения ------------------------------------------ административно-управленческого персонала, ------------------------------------------ водителя Котова Александра Юрьевича ------------------------------------------ г. Москва "10" Июня 200.. г. Время составления акта: 12 час. 00 мин. Мы, нижеподписавшиеся: Вистов Александр Юрьевич, Административный директор ООО "СЕДЕМА"; Киреева Светлана Владимировна, директор по персоналу ООО"СЕДЕМА" в присутствии Листьева Владимира Анатольевича, главного инженера ООО "СЕДЕМА" составили настоящий акт о нижеследующем: водитель Котов Александр Юрьевич отсутствовал на работе в компании ООО "СЕДЕМА" с 15 мая 200... года по 10 июня 200... года включительно. Свое отсутствие на работе Котов А.Ю. не мотивировал никакими обстоятельствами и не предъявил никаких документов, подтверждающих уважительную причину его отсутствия вплоть до сегодняшнего дня, а именно - до 10 июня 200... года включительно. Время в акте указано московское, в чем и расписываемся: 1._____________________________________________________________________ (подпись) 2._____________________________________________________________________ (подпись) 3._____________________________________________________________________ (подпись) Дата и подпись Котова А.Ю. об ознакомлении с данным актом

Письмо с уведомлением сотруднику подразделения ------------------------------------------ административно-управленческого персонала, ------------------------------------------ водителю Котову Александру Юрьевичу ------------------------------------------ г. Москва 10 июня 200... г. Уважаемый Александр Юрьевич! Просьба явиться по месту Вашей работы, в офис компании "СЕДЕМА" для написания объяснительной записки в связи с Вашим отсутствием на работе с 15 мая 200... года по 10 июня 200... года включительно. На случай Вашей неявки просьба написать объяснительную записку по образцу, расположенному ниже, и выслать ее по адресу компании: 12346, г. Москва, Малый грузинский пер. д. 2/18. Получатель ООО "СЕДЕМА". "____"____________ 200...__ г. Генеральный директор А.С. Прядихин

Объяснительная записка Генеральному директору ООО "СЕДЕМА" Прядихину А.С. от ________________________ должность ________________________ Ф.И.О. полностью Я, ________________________________________________________________, отсутствовал на работе с 15 мая 200... года по 10 июня 200... года по причине________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ (указать подобную причину отсутствия) Дата Подпись

Акт об отказе от объяснительной записки по поводу своего отсутствия на работе сотрудника подразделения ------------------------------------------ административно-управленческого персонала, ------------------------------------------ водителя Котова Александра Юрьевича ------------------------------------------ г. Москва ... июня 200... г. Время составления акта: 12 час. 00 мин. Мы, нижеподписавшиеся: Вистов Александр Юрьевич, Административный директор ООО "СЕДЕМА"; Киреева Светлана Владимировна, директор по персоналу ООО"СЕДЕМА" в присутствии Листьева Владимира Анатольевича, главного инженера ООО "СЕДЕМА" составили настоящий акт о нижеследующем: "____"____________ 2008__ г. Водитель Котов Александр Юрьевич написать объяснительную записку, объясняющую причину длительного отсутствия на работе с 15 мая 200... года по 11 июня 200... года, отказался (акт был отправлен ему для ознакомления на адрес, указанный в трудовом контракте). Время в акте указано московское, в чем и расписываемся: 1._____________________________________________________________________ (подпись) 2._____________________________________________________________________ (подпись) 3._____________________________________________________________________ (подпись) Подпись и дата Котова А.Ю. об ознакомлении с данным актом

Табл. 2

Все копии отосланных документов компания обязана хранить в сейфе вместе с описью документов с печатью почтового отделения, осуществлявшего почтовое отправление пакета документов сотруднику, и кассовым чеком на оплату почтовых услуг вместе с "забытой" трудовой книжкой до момента ее передачи сотруднику.

Из правил о ведении трудовых книжек...

По закону компания-работодатель, а также лица, отвечающие за трудовые книжки, могут понести наказания в виде административных взысканий и штрафов.

Из правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Пункт 35. Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

Пункт 36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно, в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

Пункт 45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначенное приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Месяц на раздумье

Не так давно Государственная дума рассматривала дальнейшую "судьбу" трудовой книжки, планируя ее изъять вообще из обращения, мотивируя это в частности тем, что необходимость трудовых книжек была вызвана в эпоху военного коммунизма, как документов, дающих право на полноценный продовольственный паек. Отсутствие трудовой книжки автоматически снижало продовольственный паек в два раза. Нужна ли сейчас так остро трудовая книжка, кроме отдаленного во времени оформления пенсии - данный вопрос обсуждали депутаты - ведь "при наличии свидетельства пенсионного страхования, рекомендательных документов, которые может подавать за себя сам работник, требовать наличие трудовой книжки не столь обязательно и не столь существенно". Тем не менее, несмотря на аргументацию противников трудовой книжки, она пока продолжает оставаться документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Получается, когда трудовая книжка становится не нужна ее владельцу, он оставляет ее на "хранение" в компании, из которой уволился. Но и отделам персонала чужая трудовая книжка тоже не нужна. Наоборот, за ее незаконное хранение компании-работодателю надлежит будет выплатить немалые штрафы. Фактически новые поправки в Трудовой кодекс относительно несложной кадровой процедуры оформления новой трудовой книжки по любому запросу сотрудника приводят к тому, что в скором времени в отделах персонала будут храниться полные сейфы трудовых книжек, забытых или оставленных умышленно своими "хозяевами". И тогда таким компаниям штрафов не миновать.

Дабы избежать этого, отделу персонала необходимо предпринять все вышеуказанные шаги в течение месяца, и затем, если владелец трудовой книжки не откликнулся, его вполне можно уволить. Приводя подробно примеры подобных документов, автор намеревался дать полную рекомендацию относительно конкретных действий и их документального подтверждения по реализации задачи законной передачи трудовой книжки ее владельцу. Компании-работодателю вполне достаточно иметь на руках копии отосланных компанией документов, их опись и кассовые чеки за почтовые услуги с датой отправки, чтобы проверяющая трудовая инспекция однозначно интерпретировала сложившуюся ситуацию и не наложила штрафов.

Е. Майорова

"Трудовое право", N 1, январь 2009 г., "Управление персоналом", N 1, январь 2009 г.