Вопрос: Организация открыла новый магазин. Руководитель решил обновить светиль-ники и плитку в помещении. Закуплен материал, работы проведены. Какие документы должны быть в наличии у организации для списания сто-имости приобретенных светильников и плитки, использованных для ремонта. Необходимо ли для обоснования списания (произведения работ) иметь в наличии документы, подтверждающие факт выполнения работ конкретным лицом? ("Консультант бухгалтера", N 12, декабрь 2008 г.)

Организация открыла новый магазин. Руководитель решил обновить светильники и плитку в помещении. Закуплен материал, работы проведены.

Какие документы должны быть в наличии у организации для списания стоимости приобретенных светильников и плитки, использованных для ремонта. Необходимо ли для обоснования списания (произведения работ) иметь в наличии документы, подтверждающие факт выполнения работ конкретным лицом?

Все расходы, учитываемые в целях налогообложения должны соответствовать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ - должны быть документально подтвержденными, экономически обоснованными и осуществленными в ходе деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии со ст. 313 НК РФ подтверждением данных налогового учета являются, в том числе и первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

Согласно положениям п. 1 ст. 11 НК РФ понятие "первичные учетные документы" следует определять в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете.

В соответствии со ст. 9 "Первичные учетные документы" Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации для списания стоимости материалов, использованных в ходе проведения ремонта, в наличии у организации должны быть следующие подтверждающие документы:

1. Документы, подтверждающие необходимость проведения ремонта - дефектная ведомость, приказ руководителя о проведении текущего ремонта и назначении лица, ответственного за его проведение, а также утвержденная руководителем смета ремонтных работ.

При этом стоит отметить, что ни дефектный акт, ни смета ремонтных работ не являются основанием для признания расходов на ремонт для целей налогообложения. Они являются лишь документами, подтверждающими обоснованность произведения расходов на ремонт. Унифицированной формы таких документов не существует, поэтому формы этих документов могут быть разработаны организацией самостоятельно с учетом требований п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

При этом считаем, что проведение указанных ремонтных работ (относимых, по нашему мнению, к текущему ремонту) силами сотрудников организации с их письменного согласия (что подтверждается подписью в приказе) не влечет для организации никаких отрицательных последствий.

2. Документы, подтверждающие стоимость приобретенных для проведения ремонта материалов - накладные, договора, счета-фактуры, платежные документы.

3. Документы, подтверждающие факт передачи приобретенных материалов со склада организации (магазина) в подразделения организации или в подотчет конкретному физическому лицу - требование-накладная (форма N М-11, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а). Основание - п. 100 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утверждены приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н) (далее - Методические указания).

4. Документ, подтверждающий фактическое использование материалов - акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию израсходованных материалов (п. 98 Методических указаний).

5. Документы, подтверждающие сумму расходов на оплату труда работника, осуществившего ремонт, - табель учета рабочего времени.

Сумма начисленной сотруднику заработной платы (и отчисления с ФОТ) включается в стоимость расходов на ремонт основных средств наряду с стоимостью расходных материалов (п. 1 ст. 324 НК РФ).

6. Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств по форме N ОС-3 (утвержден постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7). Напомним также, что записи о проведенных ремонтах следует отразить и в инвентарной карточке основного средства (форма ОС-6).

Поскольку в данном случае речь идет о выполнении ремонта хозспособом нет необходимости в оформлении акта приемки (форма N КС-2) и справки о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3), утвержденных постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. N 100. Указанными документами оформляются результаты выполненных подрядным способом ремонтно-строительных работ.

Если речь идет о ремонте арендованного помещения, то помимо указанных документов обоснованием для включения в состав расходов арендатора затрат по ремонту арендованного помещения будет служить договор аренды, согласно которого осуществленные работы производятся за счет арендатора.

Напомним, что расходы на ремонт помещения, в том числе арендованного у юридического лица (в случае, когда договором между арендатором и арендодателем возмещение указанных расходов не предусмотрено), включаются в состав прочих расходов на основании ст. 260 НК РФ и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат. При этом нормы гл. 25 НК РФ по определению налоговой базы не ставят расходы, связанные с ремонтом, в зависимость от вида произведенного ремонта (текущего, среднего, капитального) или способа его осуществления (хозяйственный или подрядный) (письмо Минфина России от 3 ноября 2006 г. N 03-03-04/1/718).

М. Гузева,

эксперт службы Правового

консалтинга "Гарант"

Т. Тюфтина,

эксперт службы Правового

консалтинга "Гарант"

1 декабря 2008 г.

"Консультант бухгалтера", N 12, декабрь 2008 г.