Проект приказа Федеральной таможенной службы "Об утверждении Порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в таможенных органах Российской Федерации" (подготовлен ФТС России 25.12.2014)

Проект приказа Федеральной таможенной службы "Об утверждении Порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в таможенных органах Российской Федерации"
(подготовлен ФТС России 25.12.2014 г.)

Досье на проект

Пояснительная записка

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368) и в целях совершенствования организации работы с документами (изданиями) и делами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в таможенных органах Российской Федерации п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в таможенных органах Российской Федерации (далее - Порядок).

2. Начальникам региональных таможенных управлений, специализированных региональных таможенных управлений, таможен, непосредственно подчиненных ФТС России, таможен обеспечить организацию работы со служебной информацией ограниченного распространения в соответствии с Порядком.

3. Признать утратившими силу:

приказ ФТС России от 17 июля 2007 г. N 870дсп "Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в таможенных органах";

приказ ФТС России от 27 февраля 2012 г. N 343 "О внесении изменений в приказ ФТС России от 17 июля 2007 г. N 870дсп".

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель действительный государственный советник таможенной службы Российской Федерации

А.Ю. Бельянинов

Порядок
обращения со служебной информацией ограниченного распространения в таможенных органах Российской Федерации

I. Общие положения

1.1. Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в таможенных органах Российской Федерации1) (далее  - Порядок) разработан в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368).

Порядок определяет общие требования к обращению с документами (изданиями), делами и другими материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации (далее - МНИ2)) и другие).

Порядок не распространяется на учет, хранение, использование и уничтожение документов, дел и изданий, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности таможенных органов Российской Федерации (далее - таможенные органы), ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, и включенная в Перечень служебной информации ограниченного распространения в Федеральной таможенной службе, утвержденный приказом ФТС России

от 5 июля 2012 г. N 1350дсп (с изменениями, внесенными приказом ФТС России от 22 июля 2013 г. N 1356дсп).

_______________________

1) Под таможенными органами Российской Федерации понимаются региональные таможенные управления, таможни, таможенные посты.

2) Типы машинных носителей информации (МНИ): гибкий магнитный диск 3,5I, оптические диски, USB Flash и др.

1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры таможенного органа, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах архивов, информационных системах таможенных органов, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), изданиях и делах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

1.5. Начальник таможенного органа в пределах своей компетенции определяет:

категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;

порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;

порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения;

организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 Порядка.

1.7. Служебная информация ограниченного распространения без разрешения соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

1.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, должностные лица могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

1.9. При уходе должностного лица (работника) структурного подразделения таможенного органа в отпуск, выезде в командировку, увольнении или перемещении по службе имеющиеся у него документы (издания) и дела с пометкой "Для служебного пользования" по указанию начальника (заместителя начальника) структурного подразделения таможенного органа передаются для исполнения другому должностному лицу (работнику) через подразделение документационного обеспечения таможенного органа3)

(ответственного за ведение делопроизводства таможенного органа4)).

1.10. Начальник таможенного органа, начальники структурных

подразделений таможенного органа, должностные лица и работники таможенного

органа, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями с пометкой "Для служебного пользования", другими носителями служебной ______________________

3) Под подразделением документационного обеспечения понимается отдел (отделение) документационного обеспечения.

4) Под ответственным за ведение делопроизводства таможенного органа понимается отдельное должностное лицо (работник) или функциональная группа по направлению деятельности, созданная по решению начальника таможенного органа, если в структуре таможенного органа не предусмотрено создание подразделения документационного обеспечения.

информации ограниченного распространения, несут ответственность за обеспечение их учета, тиражирования, хранения и использования в соответствии с требованиями Порядка.

1.11. Контроль за осуществлением учета, тиражирования, хранения и использования документов, изданий и дел с пометкой "Для служебного пользования", других носителей служебной информации ограниченного распространения возлагается на подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства таможенного органа).

1.12. В случае ликвидации таможенного органа решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

II. Особенности оформления документов (изданий)
таможенных органов с пометкой "Для служебного пользования"

2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

2.2. Документы с пометкой "Для служебного пользования" печатаются оператором автоматизированного рабочего места (далее - АРМ) или исполнителем с использованием аттестованных автономных или сетевых средств оргтехники и вычислительной техники, удовлетворяющих требованиям, предусмотренным нормативными правовыми актами Российской Федерации и ФТС России в области обеспечения защиты конфиденциальной информации.

2.3. Пометка "Для служебного пользования" проставляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам (изданиям). Пометка дополняется указанием номера экземпляра, который печатается через 1 межстрочный интервал и центрируется по отношению к ней.

Например:

Для служебного пользования экз. N 3

При оформлении приказов, распоряжений, писем и других документов, имеющих приложение (приложения), содержащее служебную информацию ограниченного распространения, пометка "Для служебного пользования" проставляется не только на первой странице документа, но и на первой странице приложения (приложений). В этом случае весь документ является документом ограниченного распространения.

2.4. При подготовке документов с пометкой "Для служебного пользования" на обороте последнего листа каждого отпечатанного экземпляра документа (в том числе на визовом экземпляре или листе согласования) оператор АРМ (исполнитель) должен указать количество отпечатанных экземпляров, отметку об уничтожении черновиков (вариантов) и удалении файла, тираж, инициалы и фамилию исполнителя документа, свои инициалы и фамилию, номер МНИ (при необходимости), дату печатания документа.

При подготовке документов с использованием аттестованных сегментов Единой автоматизированной информационной системы таможенных органов Российской Федерации, предназначенных для обработки конфиденциальной информации, номер МНИ не указывается.

Черновики и варианты документа с пометкой "Для служебного пользования" на бумажном носителе уничтожаются исполнителем документа без составления акта.

При направлении писем более чем в четыре адреса делается запись:

отп. 1 экз. экз. N 1 - наименование структурного подразделения, в дело которого подшивается визовой экземпляр Исполнил (И.О. Фамилия исполнителя) Отпечатал (И.О. Фамилия оператора АРМ) с МНИ N___(при необходимости) Дата

Черновики (варианты) уничтожены, файл удален. Количество экземпляров по указателю рассылки с экз. N 2 по экз. N 20 (прилагается). Подпись И.О. Фамилия исполнителя Дата

При направлении писем не более чем в четыре адреса делается запись:

отп. 5 экз. экз. N 1 - наименование структурного подразделения, в дело которого подшивается визовой экземпляр экз. N 2 - наименование структурного подразделения - соисполнителя документа5) экз. N 3 - наименование адресата экз. N 4 - наименование адресата экз. N 5 - наименование адресата экз. N 6 - наименование адресата Исполнил (И.О. Фамилия исполнителя) Отпечатал (И.О. Фамилия оператора АРМ) с МНИ N___(при необходимости) Дата

Черновики (варианты) уничтожены, файл удален. Подпись И.О. Фамилия исполнителя Дата

При подготовке правовых актов делается запись:

отп. 1 экз. экз. N 1 - подразделение документационного обеспечения Исполнил (И.О. Фамилия исполнителя) Отпечатал (И.О. Фамилия оператора АРМ) с МНИ N___(при необходимости) Дата

Черновики (варианты) уничтожены, файл удален. Количество экземпляров по указателю рассылки с экз. N 2 по экз. N 20 (прилагается). Подпись И.О. Фамилия исполнителя Дата

При подготовке и издании совместных документов (приказы, распоряжения, другие организационно-распорядительные документы) с другими территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами судебной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и организациями на визовом листе экземпляра таможенного органа делается запись:

_________________

5) При направлении экземпляров структурным подразделениям - соисполнителям документа (издания) печатается необходимое количество экземпляров.

отп. 3 экз. экз. N 1- подразделение документационного обеспечения экз. N 2 - соисполнитель документа экз. N 3 - соисполнитель документа Исполнил (И.О. Фамилия исполнителя) Отпечатал (И.О. Фамилия оператора АРМ) с МНИ N___ (при необходимости) Дата

Черновики (варианты) уничтожены, файл удален. Количество экземпляров по указателю рассылки с экз. N 1/1 по экз. N 1/20 (прилагается). Подпись И.О. Фамилия исполнителя Дата

III. Особенности регистрации документов (изданий)
с пометкой "Для служебного пользования"

3.1. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы (издания) с пометкой "Для служебного пользования" в системе электронного документооборота в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе (далее - Инструкция по делопроизводству).

3.2. Прием, обработка, регистрация входящих документов (изданий) с пометкой "Для служебного пользования" осуществляются в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства таможенного органа) вместе с несекретной документацией.

При наличии на документе (издании) отметки о конфиденциальности ("Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и других) документы (издания) обрабатываются в соответствии с Порядком.

При регистрации входящих документов (издания) с пометкой "Для служебного пользования" в регистрационном штампе к очередному порядковому номеру добавляются пометка "ДСП" и номер экземпляра.

Например: вх. N 1962дсп, экз. N 20.

3.3. Регистрация исходящих и внутренних документов (изданий) с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется вместе с несекретной документацией в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства таможенного органа) и ответственным за ведение

делопроизводства структурного подразделения6) таможенного органа в системе электронного документооборота в соответствии Инструкцией по делопроизводству.

К регистрационному номеру исходящих и внутренних документов добавляется пометка "ДСП".

Например: N 01-177/122дсп, N 1717дсп, N 25-р/дсп.

3.4. Входящие документы (издания) с пометкой "Для служебного пользования" передаются ответственным за ведение делопроизводства структурных подразделений таможенного органа под расписку в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) в соответствии с порядком, установленным Инструкцией по делопроизводству.

После регистрации в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства таможенного органа) исходящих писем их визовые экземпляры, формируемые в делах структурных подразделений таможенного органа, передаются ответственным за ведение делопроизводства структурных подразделений таможенного органа под расписку в РКК или указателе рассылки.

IV. Тиражирование документов (изданий) с пометкой
"Для служебного пользования"

4.1. Тиражирование документов (изданий) с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется подразделением документационного обеспечения на основании заказа на копирование (тиражирование) документов, подписанного начальником (заместителем начальника) таможенного органа, завизированного начальником (заместителем начальника) подразделения защиты государственной тайны и специальной документальной связи и утвержденного начальником (заместителем начальника) подразделения документационного обеспечения.

4.2. Тиражирование документов (изданий) с пометкой "Для служебного

пользования" осуществляется подразделением документационного обеспечения на аналоговых копировальных аппаратах либо на цифровых копировальных

___________________

6) Ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений таможенного органа назначаются приказом таможенного органа.

аппаратах, не подключенных к локальной сети.

4.3. Учет тиражируемых документов (изданий) с пометкой "Для служебного пользования" ведется поэкземплярно в подразделении документационного обеспечения в журнале учета заказов на копировальные работы вместе с другими несекретными документами.

Тиражирование документов осуществляется с учетом необходимого количества экземпляров, направляемых подчиненным таможенным постам.

Таможенным постам, не имеющим статус юридического лица, тиражирование документов с пометкой "Для служебного пользования" запрещается (за исключением профилей рисков).

4.4. Дополнительные номера экземпляров нумеруются с первого номера, проставленного через дробь от номера экземпляра, с которого осуществляется тиражирование, о чем делается соответствующая отметка в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ) в системе электронного документооборота с указанием дополнительного тиража, например: экз. N 5/1, экз. N 5/2 и т.д.

4.5. Тиражирование документов (изданий) таможенного органа с пометкой "Для служебного пользования" для территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов судебной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и организаций производится на основании их письменных запросов по разрешению начальника (заместителя начальника) таможенного органа.

4.6. При необходимости дополнительное тиражирование присланного в таможенный орган документа (издания) с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется по письменному указанию начальника (заместителя начальника) таможенного органа.

Заказ на копирование (тиражирование) таких документов подписывается начальником (заместителем начальника) подразделения документационного обеспечения.

V. Рассылка (отправка) документов (изданий) с пометкой
"Для служебного пользования"

5.1. Рассылка документа (издания) с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется на основании указателя рассылки, подписанного исполнителем и начальником (заместителем начальника) структурного подразделения таможенного органа, подготовившего документ (издание).

В указателе рассылки в обязательном порядке указывается, какой номер экземпляра документа (издания) направлен в структурное подразделение таможенного органа, таможенный орган.

Отправка документов (изданий) с пометкой "Для служебного пользования" территориальным органам федерального органа исполнительной власти, судебным органам, органам исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органам местного самоуправления и организациям по их запросам осуществляется с сопроводительным письмом.

5.2. Пересылка документов (изданий) с пометкой "Для служебного пользования" в таможенные органы, территориальным органам федерального органа исполнительной власти, органам судебной власти, органам исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органам местного самоуправления и организациям в пределах Российской Федерации производится фельдъегерской и специальной связью, с курьерами, а также заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования" по отрытым каналам связи (телеграф, телетайп, факс).

5.3. Отправляемые документы (издания) с пометкой "Для служебного пользования" должны быть помещены в конверты (пакеты), изготовленные из плотной бумаги. Использовать конверты с прозрачными "окошками" для пересылки таких документов запрещается.

5.4. На конверте (пакете) указываются: пометка "Для служебного пользования", адрес и наименование получателя и отправителя корреспонденции, номера вложенных документов с добавлением пометки "ДСП".

Например:

Для служебного пользования

(получатель) Новозаводская ул., д. 11/5, Москва, 121087

Федеральная таможенная служба

(отправитель) Сизова ул., д. 47, г. Барнаул, Алтайский край, 656002

Алтайская таможня

01-05/2дсп; 18дсп (экз. N 2, экз. N 3)

При направлении нескольких экземпляров одного документа (издания) на конверте (пакете) после регистрационного номера документа (издания) в скобках указываются номера экземпляров.

На конверте (пакете) с документами (изданиями) с пометкой "Для служебного пользования" не указываются фамилии и должности начальников и должностных лиц, а также наименования структурных подразделений таможенного органа.

На конвертах (пакетах) с документами (изданиями) с пометкой "Для служебного пользования", отправляемых в представительства (представителям) таможенной службы Российской Федерации за рубежом, не указываются номера пересылаемых документов (изданий) и пометка "Для служебного пользования".

5.5. Передача документов (изданий) таможенного органа с пометкой "Для служебного пользования" иностранным учреждениям, другим органам, организациям, фирмам и их представителям допускается при наличии их письменного запроса и письменного разрешения начальника (заместителя начальника) таможенного органа.

Запрашиваемые документы (издания) с пометкой "Для служебного пользования" предварительно рассматриваются соответствующими структурными подразделениями таможенного органа - исполнителями документов (изданий), которые выносят заключение о целесообразности их передачи или возможности снятия ограничения доступа (пометки

"Для служебного пользования"), если к моменту передачи содержащиеся в них сведения утратили свое первоначальное значение (раздел VIII Порядка).

Запрещается направлять издания с пометкой "Для служебного пользования" в порядке книгообмена.

VI. Особенности формирования в дела исполненных документов
с пометкой "Для служебного пользования"

6.1. Формирование исполненных документов с пометкой "Для служебного пользования" в дела осуществляется в соответствии с порядком, установленным Инструкцией по делопроизводству.

6.2. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела структурных подразделений таможенного органа в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования", а в графе номенклатуры дел "Индекс дела" к индексу дела добавляется пометка "ДСП".

6.3. При небольшом количестве документов с пометкой "Для служебного пользования" допускается заведение одного дела с заголовком "Документы "Для служебного пользования". Срок хранения его не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК", которая обозначает, что по окончании делопроизводственного года документы с пометкой "Для служебного пользования" подлежат полистной экспертизе ценности в целях установления срока хранения.

Дело можно не переформировывать, если все документы имеют временный срок хранения. Срок хранения дела в этом случае определяется по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка "ЭК" заменяется уточненным сроком хранения дела.

6.4. Дела, содержащие документы с пометкой "Для служебного пользования" постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, должны иметь внутренние описи.

VII. Порядок обращения, использования документов (изданий) и дел
с пометкой "Для служебного пользования"

7.1. К работе с документами (изданиями) и делами с пометкой "Для служебного пользования" допускаются должностные лица (работники), имеющие к ним непосредственное отношение, согласно указаниям по исполнению документа начальника (заместителя начальника) таможенного органа, начальника (заместителя начальника) структурного подразделения таможенного органа.

7.2. Передача документов (изданий) и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного должностного лица (работника) другому в структурном подразделении таможенного органа осуществляется с разрешения начальника (заместителя начальника) этого структурного подразделения таможенного органа.

Передача документов (изданий) и дел с пометкой "Для служебного пользования", зарегистрированных в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства таможенного органа), из одного структурного подразделения таможенного органа в другое осуществляется только через подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства таможенного органа).

7.3. Документы (издания) с пометкой "Для служебного пользования" выдаются должностными лицами (работниками) подразделения документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства таможенного органа) исполнителям и принимаются от них под расписку в РКК выдаваемых документов (изданий).

7.4. Дела с пометкой "Для служебного пользования", хранящиеся в подразделении документационного обеспечения (у ответственного за ведение делопроизводства таможенного органа), выдаются под расписку за получение и возврат в книге выдачи дел, определенной Инструкцией по делопроизводству.

7.5. Запрещается пользоваться сведениями из документов (изданий) с пометкой "Для служебного пользования" для открытых выступлений или опубликования в печати, демонстрации их на стендах для массового обозрения, в теле- и радиопередачах.

7.6. При наличии запросов территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, судебных органов, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и организаций о получении информации или консультации по вопросам таможенного дела, относящимся к компетенции таможенных органов, ответ дается в объеме и форме, исключающих разглашение служебной информации ограниченного распространения.

7.7. Представители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, судебных органов, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами (изданиями), делами с пометкой "Для служебного пользования" при наличии письменного запроса с указанием причины запроса. Разрешение на ознакомление и работу дается начальником (заместителем начальника) таможенного органа.

7.8. Документы (издания) и дела с пометкой "Для служебного пользования" выдаются во временное пользование территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, судебным органам, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления и организациям на основании их письменных запросов с разрешения начальника (заместителя начальника) таможенного органа.

7.9. Издания с пометкой "Для служебного пользования" включаются только в служебные каталоги. Запрещается включать издания с пометкой "Для служебного пользования" в открытые каталоги.

7.10. Выемка документов с пометкой "Для служебного пользования" производится в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

VIII. Порядок снятия с документов (изданий) и дел пометки
"Для служебного пользования"

8.1. При изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита документов (изданий), содержащих служебную информацию ограниченного

распространения, нецелесообразна, с них снимается пометка "Для служебного пользования".

8.2. Решение вопроса о снятии с документа пометки "Для служебного пользования" возлагается на специальную комиссию, в состав которой включаются должностные лица (работники) подразделения документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства таможенного органа), подразделения защиты государственной тайны и специальной документальной связи и структурных подразделений таможенного органа - исполнителей документов (изданий).

Решение комиссии оформляется актом, составляемым в произвольной форме, который утверждается начальником таможенного органа. В акте перечисляются документы (издания), с которых снимается пометка "Для служебного пользования".

Акт оформляется в двух экземплярах, которые передаются в соответствующее структурное подразделение таможенного органа и подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства таможенного органа).

8.3. На документах, обложках и титульных листах изданий и дел пометка "Для служебного пользования" погашается штампом или записью от руки "Пометка снята" с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для снятия этой пометки.

Аналогичные отметки вносятся в учетные формы (РКФ и описи).

8.4. О снятии пометки "Для служебного пользования" с документов (изданий) комиссия информирует всех адресатов, которым эти документы (издания) направлялись.

IX. Отбор документов (изданий) и дел с пометкой

"Для служебного пользования" для хранения и уничтожения

9.1. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, содержащие документы с пометкой "Для служебного пользования" и подлежащие передаче в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства таможенного органа), вносятся в описи вместе с другими делами, содержащими документы без пометки "Для служебного пользования".

9.2. Дела с пометкой "Для служебного пользования" постоянного срока хранения по истечении срока ведомственного хранения передаются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и с учетом порядка снятия с документов, изданий и дел пометки "Для служебного пользования", изложенного в разделе VIII Порядка в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственный (муниципальный) архив в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

9.3. Отобранные к уничтожению документы (издания) и дела с пометкой "Для служебного пользования" могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт о выделении к уничтожению документов (изданий) и дел. При этом в графе "Индекс дела" проставляется пометка "ДСП".

Документы (издания) и дела с пометкой "Для служебного пользования", выделенные к уничтожению, передаются структурными подразделениями таможенного органа в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства таможенного органа) отдельно от остальных документов (изданий) и дел.

9.4. Документы (издания) и дела с пометкой "Для служебного пользования" перед сдачей на переработку в качестве макулатуры необходимо измельчать в бумагорезательных машинах до степени, исключающей возможность прочтения (восстановления) текста.

9.5. После уничтожения документов (изданий) с пометкой "Для служебного пользования" в РКФ проставляется отметка:

"Уничтожено. Акт от "__" _______ 20__ г. N ____ ".

X. Обеспечение сохранности документов (изданий) и дел
с пометкой "Для служебного пользования". Проверка их наличия

10.1. Документы (издания) и дела с пометкой "Для служебного пользования" должны храниться в служебных помещениях структурных

подразделений таможенного органа в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

Документы (издания) и дела с пометкой "Для служебного пользования" с разрешения начальника (заместителя начальника) структурного подразделения таможенного органа или подразделения документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства таможенного органа) могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности.

10.2. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с пометкой "Для служебного пользования" из одного дела в другое без разрешения ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений таможенного органа.

Обо всех проведенных изъятиях или о перемещениях документов с пометкой "Для служебного пользования" делаются отметки в системе электронного документооборота и других учетных документах (внутренние описи и т.д.).

10.3. Запрещается выносить из служебных помещений документы (издания) и дела с пометкой "Для служебного пользования".

В необходимых случаях начальник таможенного органа может разрешить должностным лицам (работникам) структурного подразделения таможенного органа вынос из здания документов с пометкой "Для служебного пользования" для их согласования, подписи, передачи на исполнение.

10.4. Должностным лицам (работникам) таможенного органа, командированным в другие населенные пункты (места размещения таможенных органов, организаций и учреждений), запрещается иметь при себе в пути следования документы (издания) и дела с пометкой "Для служебного пользования". Такие материалы должны быть направлены заранее в адрес таможенного органа, организации или учреждения по месту командирования должностного лица (работника) в соответствии с порядком, изложенным в пунктах 5.2 - 5.4 Порядка.

10.5. При смене лица, ответственного за учет и хранение документов, дел, изданий с пометкой "Для служебного пользования" в подразделении документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства таможенного органа), составляется акт приема-передачи документов (дел, изданий) с пометкой "Для служебного пользования", который утверждается начальником таможенного органа и оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. В структурном подразделении таможенного органа акт приема-передачи документов (дел, изданий) с пометкой "Для служебного пользования" утверждается начальником структурного подразделения таможенного органа.

10.6. Проверка наличия документов (изданий) и дел с пометкой "Для служебного пользования" в таможенном органе назначается и проводится не реже одного раза в год в соответствии с распорядительным документом таможенного органа. В распорядительном документе таможенного органа организация работы по проведению проверки и обобщению ее результатов возлагается на специальную комиссию. Ответственность за контроль и проверку наличия документов (изданий) с пометкой "Для служебного пользования" в структурных подразделениях таможенного органа возлагается на начальников структурных подразделений таможенного органа.

В состав специальной комиссии обязательно включаются должностные лица (работники) подразделения документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства таможенного органа), должностные лица (работники), ответственные за учет и хранение документов (изданий) и дел с пометкой "Для служебного пользования" структурных подразделений таможенного органа.

Специальная комиссия организовывает свою работу с учетом материалов проверок наличия документов (изданий) с пометкой "Для служебного пользования" структурными подразделениями и оформляет акт таможенного органа о результатах проведенной проверки. Акт проверки наличия документов (изданий) с пометкой "Для служебного пользования" таможенного органа составляется в произвольной форме и утверждается начальником таможенного органа. Факты утраты документов (изданий) и дел с пометкой "Для служебного пользования" фиксируются в справке, которая оформляется в произвольной форме и прилагается к акту.

10.7. О фактах утраты документов (дел, изданий), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность начальник таможенного органа и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются начальнику таможенного органа.

На утраченные документы (издания) и дела с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт о необнаружении документов, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Акты на утраченные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения после их утверждения передаются в структурное подразделение таможенного органа для включения в дело фонда.

10.8. В местах, где хранится большое количество документов (изданий) и дел с пометкой "Для служебного пользования" (архив таможенного органа, места для хранения специальной документации), проверка наличия проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом.

10.9. За утрату и незаконное уничтожение документов (изданий) и дел с пометкой "Для служебного пользования" виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.