Приложение. Регламент подготовки документов в режиме "одного окна" Главным архивным управлением г. Москвы

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Москвы от 22 января 2008 г. N 64-ПП настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к постановлению Правительства Москвы
от 6 февраля 2007 г. N 67-ПП

Регламент
подготовки документов в режиме "одного окна" Главным архивным управлением города Москвы

С изменениями и дополнениями от:

22 января 2008 г.

ГАРАНТ:

См. Положение о Главном архивном управлении г. Москвы, утвержденное постановлением Правительства Москвы от 20 января 2009 г. N 14-ПП

1. Общие положения

1.1. Основными целями Главного архивного управления города Москвы в работе по развитию и совершенствованию режима "одного окна" являются: максимальное упрощение для заявителей процедуры получения запрашиваемых документов, сокращение времени, необходимого для подачи соответствующего запроса и получения готового документа, исключение возможности некачественной подготовки запрашиваемых заявителем документов.

Настоящий регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы Главархива Москвы с заявителями (физическими, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями) в режиме "одного окна" на основании постановлений Правительства Москвы от 30 мая 2006 г. N 352-ПП "О мерах по дальнейшему развитию и совершенствованию работы органов исполнительной власти, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы в режиме "одного окна" и от 31 октября 2006 г. N 856-ПП "О дальнейшем совершенствовании деятельности органов исполнительной власти города Москвы, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы по оформлению и выдаче документов заявителям".

1.2. В работе с заявителями Главархив Москвы руководствуется федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и правовыми актами города Москвы.

1.3. В настоящем регламенте используются следующие основные термины и определения:

Режим "одного окна" - организация работы держателя "одного окна", позволяющая заявителю получить запрашиваемые им документы, хранящиеся в архивных фондах Главархива Москвы, в установленные сроки и без непосредственного взаимодействия с должностными лицами, структурными подразделениями, готовящими данные документы.

Документы, имеющие непосредственное отношение к заявителю:

физическим лицам:

- документы, удостоверяющие личность (паспорт или иной документ в соответствии с федеральным законодательством, удостоверяющий личность);

- документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);

- документы о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- другие документы, представление которых необходимо для подготовки и выдачи запрашиваемого документа.

юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям:

- учредительные документы, свидетельства о регистрации в государственных органах, лицензии, сертификаты, бухгалтерские и финансовые документы;

- документы, удостоверяющие личность и полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица;

- заверенные в установленном порядке копии документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю.

физическим и юридическим лицам, а также индивидуальным предпринимателям:

- документы, полученные на основании личного обращения заявителя, или в разрешенных федеральным законодательством случаях оформленная в установленном порядке доверенность в адрес Главархива Москвы на право самостоятельного получения организацией соответствующих документов;

- заверенные в установленном порядке копии документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю.

Запрашиваемые документы - выдаваемые заявителю документы, оформленные в установленном порядке в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, включенные в Единый реестр документов, подлежащих выдаче заявителям на территории города Москвы органами исполнительной власти, государственными учреждениями и государственными унитарными предприятиями города Москвы в режиме "одного окна", утвержденный постановлением Правительства Москвы от 31 октября 2006 г. N 856-ПП "О дальнейшем совершенствовании деятельности органов исполнительной власти города Москвы, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы по оформлению и выдаче документов заявителям".

Архивная справка - документ архива, составленный на бланке структурного подразделения Главархива Москвы, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

Архивная выписка - документ архива, составленный на бланке структурного подразделения Главархива Москвы, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Информационное письмо - письмо, составленное на бланке структурного подразделения Главархива Москвы по запросу заявителя, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме или отсутствующих сведениях в документах.

Отказ в выдаче запрашиваемых документов оформляется в виде мотивированного отказа.

Заявители - физические лица и юридические лица, индивидуальные предприниматели, обратившиеся в службу "одного окна" Главархива Москвы за получением запрашиваемых документов.

Держатель "одного окна" - Главархив Москвы, входящий в Реестр служб "одного окна" органов исполнительной власти, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы, утвержденный постановлением Правительства Москвы от 31 октября 2006 г. N 856-ПП "О дальнейшем совершенствовании деятельности органов исполнительной власти города Москвы, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы по оформлению и выдаче документов заявителям", осуществляющий подготовку и выдачу заявителям документов в режиме "одного окна" по профилю своей деятельности.

Служба "одного окна" - Центр документационного обслуживания населения Главархива Москвы, являющийся структурным подразделением Главархива Москвы, в лице Отдела информационного обеспечения юридических и физических лиц, расположенного по адресам: г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 80, г. Зеленоград, корп. 622, осуществляющего работу по подготовке и выдаче запрашиваемых документов по профилю документов, хранящихся в структурных подразделениях Главархива Москвы (кроме документов профиля организаций потребительского рынка и услуг города Москвы) и Отдела справочно-информационной работы, расположенного по адресу: ул. Маршала Бирюзова, д. 7, осуществляющего работу по подготовке и выдаче запрашиваемых документов профиля организаций потребительского рынка и услуг города Москвы.

Регламент подготовки документа - порядок организации работы Главархива Москвы (держателя "одного окна") в режиме "одного окна" по приему документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю, подготовке и выдаче запрашиваемых документов, зафиксированных в настоящем регламенте и прилагаемой к нему Регламентной таблице подготовки и выдачи запрашиваемого документа заявителю в режиме "одного окна" Главным архивным управлением города Москвы.

Регламентная таблица - порядок приема, подготовки и выдачи запрашиваемого документа заявителю, определяющий конкретные действия структурных подразделений Главархива Москвы (держателя "одного окна"), направленные на подготовку запрашиваемых заявителем документов. Регламентная таблица является неотъемлемой частью настоящего регламента (приложение 1).

1.4. В процессе подготовки запрашиваемых документов согласования Главархива Москвы с другими органами исполнительной власти или иными организациями не требуются.

1.5. Выдача запрашиваемых документов осуществляется на возмездной и безвозмездной основах.

1.6. Подготовка запрашиваемого документа на возмездной основе осуществляется, в том числе, и на договорных условиях.

1.7. Сроки исполнения Главархивом Москвы запрашиваемых документов исчисляются в рабочих днях согласно Единому реестру документов, подлежащих выдаче заявителям на территории города Москвы органами исполнительной власти, государственными учреждениями и государственными унитарными предприятиями города Москвы в режиме "одного окна", утвержденному постановлением Правительства Москвы от 31 октября 2006 г. N 856-ПП, и составляют:

для архивной справки - не более 22 дней;

для архивной выписки - не более 22 дней;

для архивной копии - не более 22 дней;

для информационного письма - не более 22 дней.

В исключительных случаях Главархив Москвы имеет право продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив заявителя о продлении срока.

Режим работы службы "одного окна":

понедельник - четверг: с 9.00 до 17.00 (до 18.00 - для работников); перерыв: с 12.00 до 12.45.

суббота: с 9.00 до 13.00 прием заявлений от физических лиц (до 14.00 для работников); без перерыва;

пятница - не приемный для заявителей день (для работников с 9.00 до 16.45 - внутренняя работа);

воскресенье - выходной день.

Дополнительно установлены технологические перерывы для работников службы "одного окна", осуществляющих непосредственный прием заявителей. Общая продолжительность таких перерывов для каждого работника службы "одного окна" не превышает 45 минут в течение одного рабочего дня.

2. Порядок работы службы "одного окна" при приеме заявления о подготовке и выдаче документа заявителю

2.1. Главархив Москвы как держатель "одного окна" осуществляет прием следующих видов запросов заявителей о выдаче запрашиваемых документов в режиме "одного окна":

социально-правовой запрос - запрос, связанный с социальной защитой граждан, предусматривающий их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации;

тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;

биографический запрос - запрос об установлении сведений, необходимых для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;

генеалогический запрос - запрос о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода.

2.2. При обращении в службу "одного окна" Главархива Москвы заявители представляют следующие документы, имеющие непосредственное к ним отношение и оформленные в установленном настоящим регламентом порядке:

физические лица:

- заявление (анкета) установленного образца;

- документы, удостоверяющие личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);

- документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);

- документы о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- другие документы, представление которых необходимо для подготовки и выдачи запрашиваемого документа.

юридические лица и индивидуальные предприниматели:

- заявление (запрос) на бланке организации либо на листе бумаги (заверенные печатью организации, подписью руководителя и главного бухгалтера (при наличии лица, замещающего должность главного бухгалтера), с указанием ИНН и КПП организации);

- учредительные документы, свидетельства о регистрации в различных государственных органах, лицензии, сертификаты, бухгалтерские и финансовые документы (заверенные заявителем - юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, или нотариально заверенные);

- документы, удостоверяющие личность и полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица;

- заверенные в установленном порядке копии документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю.

физические и юридические лица, а также индивидуальные предприниматели:

- заявление (анкета) установленного образца или заявление (запрос) на бланке организации либо на листе бумаги (заверенные печатью организации, подписью руководителя и главного бухгалтера (при наличии лица, замещающего должность главного бухгалтера), с указанием ИНН и КПП организации);

- документы, полученные на основании личного обращения заявителя или в разрешенных федеральным законодательством случаях оформленная в установленном порядке доверенность в адрес Главархива Москвы на право самостоятельного получения организацией соответствующих документов;

- заверенные в установленном порядке копии документов, имеющие непосредственное отношение к заявителю.

2.3. Прием запросов о выдаче запрашиваемых документов в режиме "одного окна" осуществляется специалистами службы "одного окна" Главархива Москвы при условии подготовки запрашиваемого документа:

- на возмездной основе и при наличии точных поисковых данных

- в день обращения заявителя в службу "одного окна" Главархива Москвы;

- на возмездной основе и при наличии неточных поисковых данных - в день предъявления в службу "одного окна" документа о произведенной предоплате;

- на безвозмездной основе - в день обращения заявителя в службу "одного окна" Главархива Москвы.

Датой регистрации запроса является дата:

- предъявления в службу "одного окна" документа о предоплате при подготовке запрашиваемого документа на возмездной основе при условии наличия неточных поисковых данных;

- обращения заявителя в службу "одного окна" Главархива Москвы при подготовке запрашиваемого документа на возмездной основе при условии наличия точных поисковых данных;

- обращения заявителя в службу "одного окна" Главархива Москвы при подготовке запрашиваемого документа на безвозмездной основе.

2.4. При приеме запросов заявителей о выдаче запрашиваемых документов в режиме "одного окна" работники службы "одного окна" Главархива Москвы:

- проверяют наличие, состав (комплектность), полноту материалов, представленных заявителем и необходимых для исполнения данного запроса. В случае обнаружения несоответствий либо отсутствия необходимых документов запрос не принимается;

- объясняют порядок оплаты подготовки документов на возмездной основе;

- предоставляют и оформляют документы, определяющие договорные отношения заявителя и Главархива Москвы по подготовке запрашиваемого документа;

- ставят штамп службы "одного окна", дату и подпись сотрудника, принявшего копии документов, на копии заявления (запроса), переданного заявителем в службу "одного окна" Главархива Москвы;

- указывают срок исполнения запроса на копии заявления (запроса) о выдаче запрашиваемых документов;

- оказывают по требованию заявителя необходимые консультационные услуги по разъяснению порядка приема и выдачи документов службой "одного окна", знакомят заявителя с нормативными документами, правовыми актами, регламентирующими работу службы в режиме "одного окна";

- регистрируют принятые материалы в Журнале регистрации и контроля за выполнением обращений заявителей (в бумажной форме) и в электронной учетной базе "Электронная картотека регистрации и контроля выполнения запросов" и выдают заявителю копию заявления (запроса), заверенную подписью работника службы "одного окна" с проставлением штампа службы "одного окна" Главархива Москвы.

2.5. Основаниями отказа заявителю в приеме заявления на выдачу запрашиваемого документа являются:

- обращение заявителя с требованием о выдаче документов в режиме "одного окна", подготовка и выдача которых не соответствует профилю или направлению деятельности Главархива Москвы;

- наличие у заявителя неполного пакета документов, определенных настоящим регламентом;

- представление заявителем неправильно оформленных документов, содержащих неполные сведения, а также утративших юридическую силу документов;

- отказ заявителя оплатить услуги Главархива Москвы, выполняемые на возмездной основе, или представить документ о предоплате и оплате в полном объеме подготовки требуемого документа;

- отсутствие оформленной в установленном порядке доверенности в случае подачи заявления на оформление запрашиваемого документа, подлежащего выдаче третьему лицу.

При личном обращении по требованию заявителя отказ в приеме документов в службе "одного окна" Главархива Москвы оформляется и выдается заявителю в письменном виде в день обращения. При обращении заявителя по почте мотивированный отказ оформляется в течение 3 дней и направляется по почте заявителю. Иные основания отказа в приеме документов у заявителя являются неправомерными и могут быть обжалованы заявителем у начальника Главархива Москвы, осуществляющего координацию работы службы "одного окна", либо в суде.

2.6. Главархив Москвы осуществляет подготовку и выдачу запрашиваемых документов в режиме "одного окна" на безвозмездной и на возмездной (платной) основе в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом города Москвы от 28 ноября 2001 г. N 67 (ред. от 28 января 2004 г.) "Об Архивном фонде Москвы и архивах", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19; приказом Федеральной архивной службы от 28 апреля 2001 г. N 33 "Об утверждении Перечня информационных услуг, предоставляемых государственными архивами Российской Федерации пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги".

2.7. На безвозмездной основе Главархив Москвы осуществляет подготовку и выдачу запрашиваемых документов в режиме "одного окна:

- по социально-правовым запросам заявителей;

- по тематическим и биографическим запросам органов государственной власти и органов местного самоуправления, связанным с реализацией указанными органами полномочий и функций (в служебных целях).

2.8. На возмездной (платной) основе Главархив Москвы осуществляет подготовку и выдачу запрашиваемых документов в режиме "одного окна":

- по тематическим и биографическим запросам всех категорий заявителей (за исключением запросов правоохранительных органов, судов и иных органов в соответствии с федеральным законодательством Российской Федерации и законодательством города Москвы, связанных с реализацией указанными органами их полномочий и функций);

- по генеалогическим запросам.

Стоимость услуг по подготовке и выдаче Главархивом Москвы запрашиваемых документов в режиме "одного окна" установлена приказами Главархива Москвы от 27 февраля 2007 г. N 57 "Об установлении расценки авансовых платежей при приеме запросов от юридических и физических лиц", от 15 июня 2007 г. N 186 "О внесении изменений в приложение 2 приказа от 07.02.2007 N 57 "Об установлении расценки авансовых платежей при приеме запросов от юридических и физических лиц", от 24 июля 2007 г. N 232 "Об утверждении расценок на основные виды архивных услуг, выполняемых Главархивом Москвы на договорной основе", от 24 июля 2007 г. N 233 "Об утверждении цен на платные услуги по исполнению запросов организаций и граждан", от 1 октября 2007 г. N 316 "О внесении изменений в приказ от 27.02.2007 N 57 "Об установлении расценки авансовых платежей при приеме запросов от юридических и физических лиц".

При расчете суммы оплаты за предоставление Главархивом Москвы услуг по подготовке и выдаче запрашиваемых документов в режиме "одного окна" учитываются социальные льготы, распространяющиеся на инвалидов Великой Отечественной войны, инвалидов иных боевых действий, инвалидов I и II групп. Подтверждение льготного статуса осуществляется заявителем путем предъявления оригинала документа, дающего право на льготы.

Запросы заявителей о выдаче запрашиваемых документов в режиме "одного окна", исполняемые на возмездной (платной) основе, принимаются специалистами службы "одного окна" Главархива Москвы только после внесения заявителем предоплаты при последующем предъявлении подлинного документа, подтверждающего факт предоплаты.

Оплата работ (услуг) по подготовке запрашиваемых документов, осуществляемой на возмездной основе, производится заявителем на счет Главархива Москвы, открытый в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

После исполнения запроса заявителя специалист службы "одного окна" Главархива Москвы предъявляет заявителю счет на оплату работ (услуг) в полном объеме по подготовке и выдаче Главархивом Москвы запрашиваемых документов в режиме "одного окна". Если в результате исполнения запроса не была выявлена запрашиваемая архивная информация, сумма предоплаты заявителю не возвращается.

В случае, когда запрос заявителя содержит точные поисковые данные, предоплата не взимается, а оплата за подготовленный документ осуществляется по итогам поисковой работы и при условии положительного результата.

Информация о стоимости услуг по подготовке и выдаче Главархивом Москвы запрашиваемых документов в режиме "одного окна", условиях и порядке оплаты доводится до заявителей специалистами службы "одного окна" Главархива Москвы.

Заявитель подтверждает факт ознакомления с условиями и порядком оплаты услуг Главархива Москвы по подготовке и выдаче запрашиваемых документов путем проставления личной подписи на бланке заявления (запроса).

3. Порядок работы службы "одного окна" при подготовке запрашиваемого документа для заявителя

3.1. Работники службы "одного окна" Главархива Москвы осуществляют передачу запросов заявителей непосредственно руководителю структурного подразделения под роспись и согласно профилю хранящихся в структурном подразделении документов по реестру вместе с карточкой регистрации и учета исполнения запроса и комплектом документов: в структурные подразделения, расположенные по адресу: ул.Профсоюзная, д.80 и в структурные подразделения, расположенные по другим адресам в административных округах города Москвы, куда передача запросов осуществляется курьерским способом работником структурного подразделения.

Срок передачи запросов в структурные подразделения - 1 день с момента их регистрации.

Ответственность за соблюдение внутреннего порядка работы службы "одного окна" возложена на руководителя службы "одного окна". Контроль за организацией работы службы "одного окна" осуществляется Отделом организации использования архивных документов Главархива Москвы.

3.2. Руководитель структурного подразделения рассматривает поступившие запросы, распределяет их (письменно) среди работников (исполнителей запросов), которые изучают содержание запроса, осуществляют поиск необходимого номера архивного дела по научно-справочному аппарату, оформляют требование-заказ и передают его сотруднику соответствующего архивохранилища, где находятся запрашиваемые дела. Работник архивохранилища осуществляет поиск запрашиваемых дел, фиксирует это в книге учета и выдачи документов из архивохранилища и выдает дела исполнителю запроса. Исполнитель запроса осуществляет непосредственный поиск запрашиваемых заявителем документов. После обнаружения (или отсутствия) запрашиваемой информации исполнитель запроса готовит ответ на бланке архива по форме, соответствующей виду выдаваемого Главархивом Москвы документа (срок - 18 дней).

Ответственность за качество подготовки запрашиваемого документа возлагается на руководителя структурного подразделения и руководителя службы "одного окна". Общий контроль за работой по подготовке запрашиваемого документа осуществляется Отделом организации использования архивных документов Главархива Москвы.

3.3. Подготовленный ответ исполнителем запроса передается вместе с реестром подготовленных запрашиваемых документов и заполненными карточками регистрации и учета исполнения запроса руководителю структурного подразделения для окончательного оформления его подписью и датой исполнения, проставления печати (срок 2 дня).

3.4. Оформленный в установленном порядке подготовленный документ передается руководителем структурного подразделения посредством курьерской доставки вместе с реестром исполненных запросов, карточкой регистрации и учета исполнения запроса, актом приема выполненных работ (для подготовленных документов на возмездной основе) в службу "одного окна" (срок - 1 день).

Ответственность за соблюдение срока подготовки запрашиваемого документа возлагается на руководителя службы "одного окна" и руководителя структурного подразделения. Контроль за соблюдением общего срока подготовки запрашиваемого документа возлагается на Отдел организации использования архивных документов Главархива Москвы.

4. Порядок работы службы "одного окна" при выдаче запрашиваемого документа заявителю

4.1. Запрашиваемые документы, выдаваемые в режиме "одного окна", оформляются на бумажном носителе на бланках Главархива Москвы и его структурных подразделений.

4.2. Мотивированный отказ Главархива Москвы в выдаче запрашиваемого документа заявителю оформляется в письменном виде и содержит рекомендации по дальнейшим действиям заявителя, необходимым для получения запрашиваемого документа (в случае, если Главархив Москвы располагает такой информацией). Подготовка и выдача мотивированного отказа осуществляется непосредственно службой "одного окна" Главархива Москвы.

Причинами мотивированного отказа заявителю в выдаче запрашиваемого документа могут служить:

- представление заявителем неправильно оформленных или утративших юридическую силу документов, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки запрашиваемого документа;

- отсутствие права у заявителя на запрашиваемый им документ в соответствии с законодательством;

- отказ заявителя оплатить работы (услуги) Главархива Москвы, выполняемые на возмездной основе, или предоставить документы о предоплате или оплате в полном объеме подготовки запрашиваемого документа;

- отзыв заявителем своего заявления (запроса) о выдаче запрашиваемого документа.

Подготовка мотивированного отказа осуществляется службой "одного окна".

Срок подготовки мотивированного отказа составляет не более 22 рабочих дней со дня регистрации заявления (запроса).

Срок выдачи мотивированного отказа в случае отзыва заявителем своего заявления (запроса) - в день обращения заявителя.

Отказ в выдаче запрашиваемого документа может быть обжалован заявителем у руководителя Главархива Москвы либо в суде.

4.3. Порядок извещения заявителя о готовности документа.

В случае если запрашиваемый документ (независимо от содержащейся в нем положительной или отрицательной информации) подготовлен ранее установленного срока, исполнитель структурного подразделения Главархива Москвы обеспечивает извещение заявителя о готовности запрашиваемого документа и праве заявителя получить его досрочно.

4.4. Выдача запрашиваемого документа или мотивированного отказа производится заявителю:

Физическому лицу - при наличии документа, удостоверяющего личность, либо представителю заявителя при наличии оформленной в установленном порядке доверенности на право получения документа и документа, удостоверяющего личность.

Представителю юридического лица и индивидуальному предпринимателю - при наличии документов, удостоверяющих личность и подтверждающих полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя.

4.5. При выдаче запрашиваемого документа либо мотивированного отказа сотрудники службы "одного окна" Главархива Москвы обязаны:

- выдать заявителю запрашиваемый документ (или мотивированный отказ) в установленные сроки; обеспечить обязательное проставление заявителем в соответствующей графе Журнала регистрации и контроля за выполнением обращений заявителей личной подписи (с расшифровкой), подтверждающей получение запрашиваемых документов;

- выдать заявителю запрашиваемый документ в виде архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма, (включая информационное письмо с отрицательным результатом) при предъявлении оригинала документа о произведенной предоплате или об оплате в полном объеме, счета-фактуры (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей), актов сдачи-приемки работ; обеспечить обязательное проставление личной подписи заявителя в акте сдачи-приемки работ и выдать заявителю по одному экземпляру указанных документов;

- снять копии со всех документов об оплате работ (услуг), счета-фактуры (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей), актов сдачи-приемки работ с проставлением номера запроса для передачи в соответствующее структурное подразделение исполнителю запроса для окончательного оформления переписки;

- ввести информацию о выдаче запрашиваемого документа или мотивированного отказа заявителю (снять с контроля в базе данных "Электронная картотека регистрации и контроля выполнения запросов").

4.6. Заявитель вправе отозвать свое заявление (запрос) в любой момент рассмотрения или подготовки документа в Главархиве Москвы. При этом заявитель собственноручно делает соответствующую запись на бланке ранее поданного заявления. В случае если документ выдается на возмездной основе и работа по поиску архивной информации выполнена, предоплата заявителю не возвращается.

5. Хранение документов

5.1. Невостребованный запрашиваемый документ хранится в службе "одного окна" не более 3 месяцев с даты его снятия с контроля в базе данных "Электронная картотека регистрации и контроля выполнения запросов", но не более 1 года с даты его регистрации службой "одного окна" при поступлении, после чего передается в установленном порядке в соответствующее структурное подразделение исполнителю запроса.

5.2. Срок хранения документов, полученных от заявителя для подготовки запрашиваемого документа, подлежащего выдаче в режиме "одного окна", и иных документов по исполненным запросам составляет 3 года с даты выдачи заявителю запрашиваемого документа, мотивированного отказа либо в случае невостребованности заявителем подготовленного запрашиваемого документа - не позднее даты окончания срока его действия, если иное не определено федеральным законодательством и законодательством города Москвы.

5.3. По истечении срока хранения невостребованного запрашиваемого документа, определенного настоящим Регламентом подготовки документов в режиме "одного окна" Главным архивным управлением города Москвы, указанный документ считается недействительным и подлежит уничтожению в установленном порядке, если иное не определено федеральным законодательством и законодательством города Москвы.

6. Ответственность должностных лиц органов исполнительной власти за осуществление подготовки и выдачи запрашиваемого документа

Ответственность за своевременную подготовку и выдачу документов службой "одного окна" возложена на специалистов службы "одного окна" Главархива Москвы, руководителя службы "одного окна" Главархива Москвы, руководителей структурных подразделений, Отдел организации использования архивных документов, первого заместителя начальника Главархива Москвы и начальника Главархива Москвы.

За нарушения при подготовке и выдаче документов ответственные лица Главархива Москвы, обеспечивающие работу в режиме "одного окна", несут ответственность в соответствии с федеральным законодательством, законами и правовыми актами города Москвы.