Проект Приказа МЧС России "Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными федерального государственного гражданского служащего Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий и ведении его личного дела" (подготовлен МЧС России 19.10.2018)

Проект Приказа МЧС России "Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными федерального государственного гражданского служащего Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий и ведении его личного дела"
(подготовлен МЧС России 19.10.2018 г.)

Досье на проект

Пояснительная записка

В соответствии с федеральными законами от 27 июля 2004 г. "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2018, N 1, ст. 7), от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации 2006, N 31, ст. 3451; 2017, N 31, ст. 4772) и Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст. 2242; 2014, N 27, ст. 3754) приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об организации работы с персональными данными федерального государственного гражданского служащего Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий и ведении его личного дела.

2. Департаменту кадровой политики Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - МЧС России), руководителям территориальных органов МЧС России:

обеспечить защиту персональных данных федеральных государственных гражданских служащих Российской Федерации, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты за счет средств государственных органов в порядке, установленном федеральными законами;

определить лиц, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных федеральных государственных гражданских служащих Российской Федерации в МЧС России (территориальном органе МЧС России) и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр генерал-лейтенант

Е.Н. Зиничев

Приложение

УТВЕРЖДЕНО
приказом МЧС России
от "__" ______ 201_ г. N ____

Положение
об организации работы с персональными данными федерального государственного гражданского служащего Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий и ведении его личного дела

1. Положением об организации работы с персональными данными федерального государственного гражданского служащего Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий и ведении его личного дела (далее - Положение) определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных федерального государственного гражданского служащего Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - гражданский служащий), а также ведения его личного дела в соответствии со статьей 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. Закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2018, N 1, ст. 7) (далее - Закон), Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации 2006, N 31, ст. 3451; 2017, N 31, ст. 4772) (далее - Федеральный закон), Трудовым кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации 2002, N 1, ст. 3; 2018, N 7, ст. 968) и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2. В рамках Положения используются следующие основные понятия в соответствии со статьей 3 Федерального закона:

персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

3. Представитель нанимателя в лице Министра Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - Министр) в центральном аппарате Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - МЧС России), либо руководителя территориального органа МЧС России в территориальном органе МЧС России, а также начальник структурного подразделения по вопросам государственной службы и кадров центрального аппарата МЧС России или территориального органа МЧС России (далее - начальник кадровой службы, кадровая служба, соответственно) обеспечивают защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

4. В центральном аппарате МЧС России Министр определяет лиц, как правило, из числа работников кадровой службы, уполномоченных на обработку персональных данных гражданских служащих (далее - уполномоченные лица), обеспечивающих обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона, Федерального закона, других нормативных правовых актов Российской Федерации и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.

В центральном аппарате МЧС России обработку и защиту персональных данных, ведение личных дел и личных карточек гражданских служащих, ведение и хранение трудовых книжек гражданских служащих, а также хранение личных дел гражданских служащих, уволенных с федеральной государственной гражданской службы, в течение установленного срока с дальнейшей их передачей в установленном порядке в архив осуществляется кадровой службой центрального аппарата МЧС России.

В территориальных органах МЧС России руководитель территориального органа МЧС России определяет уполномоченных лиц, обеспечивающих обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона, Закона N 152-ФЗ, других нормативных правовых актов Российской Федерации и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.

В территориальных органах МЧС России организация работы с персональными данными гражданских служащих и ведения их личных дел (за исключением руководителей и заместителей руководителя территориального органа МЧС России) осуществляется кадровой службой территориального органа МЧС России.

5. При обработке персональных данных гражданского служащего уполномоченные лица обязаны соблюдать следующие требования:

5.1. обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации (далее - гражданская служба), в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества МЧС России, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;

5.2. персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

5.3. запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные Законом и Федеральным законом персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

5.4. при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

5.5. защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств МЧС России в порядке, установленном Законом, Федеральным законом, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

5.6. передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральными законами;

5.7. обеспечение конфиденциальности персональных данных, за исключением случаев обезличивания персональных данных;

5.8. в случае выявления недостоверных персональных данных гражданского служащего или неправомерных действий с ними оператора при обращении или по запросу гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных, оператор обязан осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему гражданскому служащему, с момента такого обращения или получения такого запроса на период проверки;

5.9. в случае подтверждения факта недостоверности персональных данных гражданского служащего оператор на основании документов, представленных гражданским служащим, являющимся субъектом персональных данных, или его законным представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязан уточнить персональные данные и снять их блокирование;

5.10. в случае выявления неправомерных действий с персональными данными оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты такого выявления, обязан устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, обязан уничтожить персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных оператор обязан уведомить гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган;

5.11. хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

6. Обработка биометрических персональных данных может осуществляться только при наличии согласия в письменной форме гражданского служащего, являющегося субъектом персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством о государственной гражданской службе Российской Федерации, законодательством Российской Федерации о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Использование и хранение биометрических персональных данных вне информационных систем персональных данных могут осуществляться только на таких материальных носителях информации и с применением такой технологии ее хранения, которые обеспечивают защиту этих данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения.

7. Трансграничная передача персональных данных на территории иностранных государств осуществляется в соответствии с Федеральным законом.

8. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах гражданских служащих, гражданские служащие имеют право:

8.1. получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

8.2. осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом;

8.3. требовать исключения, исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона. Гражданский служащий при отказе оператора исключить или исправить его персональные данные имеет право заявить в письменной форме Министру либо руководителю территориального органа МЧС России, либо начальнику кадровой службы о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

8.4. требовать от Министра либо руководителя территориального органа МЧС России, либо начальника кадровой службы уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные их персональные данные, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

8.5. обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействия Министра, либо руководителя территориального органа МЧС России, либо начальника кадровой службы, либо оператора при обработке и защите персональных данных гражданского служащего.

9. Гражданский служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных другого гражданского служащего, несет ответственность в соответствии с Федеральным законом и другими федеральными законами.

10. В соответствии со статьей 15 Федерального закона от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2003, N 22, ст. 2063; 2016, N 22, ст. 3091) на основе персональных данных гражданских служащих в МЧС России формируются и ведутся, в том числе на электронных носителях, реестры гражданских служащих.

11. Кадровая служба вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные гражданских служащих при формировании кадрового резерва.

12. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности МЧС России или территориального органа МЧС России.

Личное дело гражданского служащего ведется кадровой службой.

13. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

14. К личному делу гражданского служащего приобщаются:

14.1. письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы;

14.2. заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

14.3. документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

14.4. копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

14.5. копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

14.6. копии документов об образовании и о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

14.7. копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

14.8. копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

14.9. экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

14.10. копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

14.11. копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

14.12. копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

14.13. аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

14.14. экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина гражданской службы;

14.15. копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина гражданской службы (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

14.16. копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

14.17. копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

14.18. копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

14.19. документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

14.20. сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, а также о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера членов его семьи;

14.21. сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на которых гражданин, претендующий на замещение должности гражданской службы, гражданский служащий размещали общедоступную информацию, а также данные, позволяющие их идентифицировать;

14.22. копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

14.23. копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

14.24. копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

14.25. медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

14.26. справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

15. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

16. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся кадровой службой на электронных носителях. Кадровая служба обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

17. В обязанности кадровой службы входит:

17.1. приобщение документов, указанных в пунктах 14 и 15 Положения, к личным делам гражданских служащих;

17.2. обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;

17.3. обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с Положением;

17.4. ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

18. Гражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленного Положением.

19. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы.

20. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации.

21. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 20 настоящего Положения), хранятся кадровой службой в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.

Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.