Пояснительная записка к проекту Федерального закона "О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей" (подготовлен Минтрудом России 13.02.2019)

Пояснительная записка к проекту Федерального закона "О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей"
(подготовлен Минтрудом России 13.02.2019 г.)

Текст проекта

Досье на проект

Проект федерального закона "О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей" (далее - законопроект) разработан в соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2018 г. N ТГ-П12-9009 в целях дальнейшей реализации плана мероприятий федерального проекта "Нормативное регулирование цифровой среды" Национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации" (пункт 01.01.009.007. - "Внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и/или иные нормативные правовые акты в части заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров, ведения кадрового документооборота в электронном виде", срок исполнения - 12.2020, ответственный исполнитель - Минтруд России).

Целью законопроекта является отработка механизмов ведения в организации документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений по внесению изменений в законодательство.

Срок проведения эксперимента планируется с 1 января 2020 г. по 31 декабря 2022 г.

За период проведения эксперимента будут решены вопросы обеспечения сохранности электронных документов постоянного и долговременного хранения в рамках реализации федерального проекта "Нормативное регулирование цифровой среды" Национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации", в течение 2019 года будет подготовлен ряд законопроектов, регламентирующих работу с электронными документами, а также, будет урегулирован вопрос об использовании отечественных технических средств и программного обеспечения для осуществления хранения информации в электронном виде с обеспечением ее аутентичности, целостности и достоверности в течение установленных сроков хранения (пункт 01.01.002.004. - "Внесены изменения в федеральные законы "Об архивном деле в Российской Федерации", "Об обязательном экземпляре документов", "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и/или иные нормативные правовые акты в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа", срок исполнения - 07.2019, ответственный исполнитель - Минэкономразвития России).

Законопроектом предполагается, что проведение эксперимента в организации и соответствующие договоренности по его порядку будут отражены в коллективном договоре или соглашении с работником об его участии в эксперименте.

Работодатели на добровольной основе участвуют в эксперименте и самостоятельно определяют виды документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент, а также вид электронной подписи, применяемый при ведении документов, связанных с работой. Однако, при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, а также при внесении в них изменений, работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

Ведение документов, связанных с работой, осуществляется работодателями посредством использования информационной системы работодателя.

Расходы, связанные с ведением документов, связанных с работой, в электронном виде, включая применение электронной подписи работника, несет работодатель.

Работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления, оформленного в письменном или электронном виде, выдать работнику все документы, связанные с работой, ведение которых предусмотрено работодателем в электронном виде, способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью). Аналогичные нормы предусмотрены при расторжении трудового договора.

При поступлении запросов контрольно-надзорных органов работодатель может представлять сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Реализация данного положения не требует дополнительной регламентации, поскольку порядок предоставления документов по запросам уполномоченных органов и организаций отрегулирован.

Законопроектом предусмотрена подготовительная работа по участию работодателей в эксперименте на основе принятия локальных нормативных актов и (или) внесения в них изменений с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) в соответствии со статьей 372 Трудового кодекса Российской Федерации по вопросам проведения эксперимента.

Планируется, что Правительством Российской Федерации будет утвержден перечень работодателей, участвующих в эксперименте (по их согласию) в который войдет около 10 организаций.

Минтруд России ежегодно будет представлять в Правительство Российской Федерации с учетом мнения сторон Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений отчет о результатах эксперимента и предложения по внесению изменений в законодательство Российской Федерации.

Следует отметить, что в настоящее время работодатель направляет информацию о трудовой деятельности работника в государственные органы и информационные системы, которая затрагивает основные гарантии работников в сфере трудовых отношений.

Так, в Федеральную налоговую службу России (далее - ФНС) работодатель ежемесячно передает сведения о доходах физических лиц (по форме 2-НДФЛ, приложение N2 к приказу ФНС России от 02.10.2018 NММВ-7-11/566@).

В Пенсионный фонд Российской Федерации (далее - ПФР) для ведения индивидуального (персонифицированного) учета работодатель ежемесячно передает сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, страховой номер индивидуального лицевого счета, идентификационный номер налогоплательщика). Работодатель также ежегодно передает в ПФР сведения о периодах работы по каждому работнику, включая стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии.

Кроме того, работодатели представляют ежеквартально в налоговые органы сведения о сумме заработка (дохода) и начисленных на них страховых взносов, которые ФНС передает в ПФР не позднее пяти рабочих дней со дня их получения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета.

Дополнительно, в рамках реализации федерального проекта "Нормативное регулирование цифровой среды" Национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации" подготовлены проекты федеральных законов, предусматривающие формирование работодателями сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде и их передача начиная с 1 января 2020 года (ежемесячно) в информационную систему ПФР. Данные сведения будут содержать информацию о приеме на работу, переводе на другую работу с указанием наименования должности (работы), специальности, профессии, квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации (при наличии), структурного подразделения (при наличии), увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона).

Таким образом, государственные информационные системы обеспечивают защиту указанных данных работников в случае их утраты в информационных системах работодателя или на бумажном носителе.

Законопроект соответствует положениям Договора о Евразийском экономическом союзе, а также не противоречит положениям иных международных договоров Российской Федерации.

На рассмотрении в палатах Федерального Собрания Российской Федерации проектов федеральных законов (федеральных законов), аналогичных по своему содержанию законопроекту, не находится.