Проект Приказа Министерства РФ по развитию Дальнего Востока и Арктики "Об утверждении Инструкции об организации рассмотрения обращений граждан в Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока и Арктики" (подготовлен Минвостокразвития России 07.06.2021)

Проект Приказа Министерства РФ по развитию Дальнего Востока "Об утверждении Инструкции об организации рассмотрения обращений граждан в Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока и Арктики"
(подготовлен Минвостокразвития России 07.06.2021 г.)

Досье на проект

В целях установления в Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока и Арктики единого порядка рассмотрения обращений граждан и организаций в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196; 2013, N 27, ст. 3474; 2014, N 48, ст. 6638), Положением о Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока и Арктики, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2012 г. N 664 "О Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока и Арктики" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 28, ст. 3898; 2013, N 45, ст. 5822; 2014, N 15, ст. 1750; 2014, N 2, ст. 124; 2014, N 15, ст. 1750; 2015, N 2, ст. 491; N 14, ст. 2129; N 15, ст. 2279; 2016, N 28, ст. 4741; N 52, ст. 7678; 2018, N 33, ст. 5436; 2019, N 17, ст. 2104; 2020, N 36, ст. 5616), Регламентом Министерства Российской Федерации по развитию Дальнего Востока, утвержденным приказом Минвостокразвития России от 28 апреля 2017 г. N 103 "Об утверждении Регламента Министерства Российской Федерации по развитию Дальнего Востока" (зарегистрирован в Минюсте России 23.05.2017 N 46788), приказываю:

1. Утвердить Инструкцию об организации рассмотрения обращений граждан в Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока и Арктики согласно приложению к настоящему приказу.

2. Директорам департаментов организовать изучение Инструкции и обеспечить неукоснительное соблюдение ее положений сотрудниками департаментов.

3. Признать утратившим силу приказ Минвостокразвития России от 13 марта 2013 г. N 16 "О порядке внутренней организации работы с обращениями граждан в Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря - заместителя Министра Российской Федерации по развитию Дальнего Востока и Арктики П.М. Волкова.

Министр

А.О. Чекунков

УТВЕРЖДЕНА
приказом Министерства
Российской Федерации по
развитию Дальнего Востока и Арктики
от "___" ___________2021 г. N ______

Инструкция
об организации рассмотрения обращений граждан в Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока и Арктики

I. Общие положения

1. Инструкция об организации рассмотрения обращений граждан в Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока и Арктики (далее соответственно - Инструкция, Министерство) определяет порядок организации рассмотрения коллективных, индивидуальных обращений граждан и их представителей, обращений индивидуальных предпринимателей, юридических лиц и их представителей, общественных объединений, включая организацию личного приема граждан, контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, анализа и обобщения информации, содержащейся в них, проверку состояния работы с обращениями граждан в департаментах Министерства.

2. Положения настоящей Инструкции распространяются на обращения граждан, поступающие в Министерство в письменной форме или в форме электронного документа, а также в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан (далее - обращения), подлежащие рассмотрению в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации(Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196) (далее - Закон) и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3. Должностные лица Министерства, осуществляющие рассмотрение обращений в соответствии с их должностными регламентами, несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность.

4. Делопроизводство по обращениям, в том числе и контроль по обращениям, осуществляется отделом документационного обеспечения и контроля исполнения поручений Административно-правового департамента Министерства (далее - Отдел документооборота).

5. Ответственность за организацию, соблюдение сроков рассмотрения обращений, состояние делопроизводства по обращениям в департаментах Министерства несут директора департаментов.

6. Обработка персональных данных обратившихся в Министерство граждан обеспечивается в соответствии с Правилами обработки персональных данных в Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока и Арктики, утвержденными приказом Минвостокразвития России от 24 ноября 2020 г. N 184 "Об организации работы с персональными данными в Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока и Арктики".

7. Обращения, поступившие в Министерство, подлежат обязательному приему и рассмотрению.

II. Порядок информирования граждан об организации

рассмотрения обращений

8. Письменные обращения, доставляемые по почте или курьером, направляются по почтовому адресу Министерства: 119121, Москва, ул. Бурденко, д. 14.

9. Прием письменных обращений при личном обращении граждан осуществляется Отделом документооборота Министерства по адресу: г. Москва, ул. Бурденко, д. 14.

10. Обращения в форме электронного документа направляются путем заполнения специальной формы на официальном сайте Министерства по адресу: https://minvr.gov.ru/obshchestvennaya-priemnaya/elektronnaya-forma-obrashcheniya/ и путем направления на электронную почту Министерства по адресам: msk@minvr.gov.ru (г. Москва);  info@minvr.gov.ru (г. Хабаровск).

11. Информирование граждан о факте поступления обращения, его входящих регистрационных реквизитах, наименовании департамента, ответственного за его исполнение, осуществляется Отделом документооборота по номеру телефона, размещенному в разделе "Контакты" на официальном сайте Министерства, а также посредством электронного сервиса, размещенного на официальном сайте Министерства по адресу: https://minvr.gov.ru/obshchestvennayapriemnaya/elektronnaya-forma-obrashcheniya/

По другим вопросам, касающимся рассмотрения обращений в департаментах Министерства, информационно-справочная работа организуется в департаменте - головном исполнителе и осуществляется по номеру телефона приемной департамента, размещенному в разделе "Контакты" на официальном сайте Министерства.

12. Информация о контактных телефонах департаментов и справочной службы Министерства, почтовом адресе, месторасположении Министерства размещена в разделе "Контакты" на официальном сайте Министерства, а также предоставляется сотрудниками Отдела документооборота.

13. Справочные, статистические и аналитические материалы, касающиеся работы с обращениями, размещаются в соответствующем разделе официального сайта Министерства.

14. График личного приема граждан размещается на информационных стендах, находящихся при входе в здания Министерства, а также на официальном сайте Министерства.

III. Прием и регистрация обращения

15. Поступающие в Министерство письменные обращения принимаются, проходят первичное рассмотрение и регистрируются в Отделе документооборота. Поступающие в Министерство обращения в форме электронного документа направляются в автоматическом режиме с использованием системы электронного документооборота Министерства (далее - СЭД) на первичное рассмотрение и регистрацию в Отдел документооборота.

16. Гражданин в своем письменном обращении в Министерство в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес по которому должны быть направлен ответ (уведомление о переадресации обращения), излагает суть предложения, заявления или жалобы.

17. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению соответствующие документы и материалы, либо их копии.

18. В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру сотрудниками Отдела документооборота. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте (бандероли, посылке) работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством Административно-правового департамента Министерства.

19. При приеме письменных обращений и документов, связанных с их рассмотрением, сотрудниками Отдела документооборота:

а) проверяется правильность адресности корреспонденции;

б) вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);

в) поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма сотрудником, принимающим почту, подкалывается заверенный его подписью с указанием даты лист бумаги с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту.

20. По выявленным нарушениям и недостаткам сотрудниками Отдела документооборота составляются акты на письма:

к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги;

при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;

в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых в обращении, или вложенной в конверт описи документов.

Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается двумя сотрудниками Отдела документооборота.

При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к полученным документам.

21. Ошибочно (не по адресу) присланные письма сотрудниками Отдела документооборота возвращаются на почту невскрытыми.

22. Гражданин в своем обращении, направляемом в Министерство в форме электронного документа, в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлен ответ (уведомление о переадресации обращения). Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

23. Регистрация обращений осуществляется сотрудниками Отдела документооборота путем ввода необходимых данных об обратившихся гражданах и кратком содержании их обращений в СЭД.

24. На каждое поступившее в Министерство обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).

25. На зарегистрированном письменном обращении или сопроводительном письме к обращению (при наличии) на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу в свободном от текста поле ставится регистрационный штамп, содержащий краткое название Министерства, дату и регистрационный номер обращения, который автоматически присваивается в СЭД.

26. Сотрудники Отдела документооборота при регистрации обращений проверяют установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений, а также осуществляют действия в СЭД по проверке поступивших обращений на повторность.

27. Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то в РКК вносятся все данные обращения и регистрируются за одним номером.

28. Повторными считаются обращения, поступившие в Министерство от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если:

гражданин не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;

со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Повторные обращения регистрируются установленным порядком, но в РКК делается отметка "Повторное".

29. Не считаются повторными обращения одного и того же лица, но по разным вопросам.

30. Все зарегистрированные письменные обращения сканируются сотрудниками Отдела делопроизводства в целях перевода написанного от руки или напечатанного обращения в электронный вид, электронный образ каждого обращения прикрепляется к соответствующей РКК.

31. Отсканированные оригиналы письменных обращений оформляются на архивное хранение в установленные действующим законодательством Российской Федерации сроки.

32. После регистрации в СЭД информация о поступивших обращениях в зависимости от содержания доводится сотрудниками Административно-правового департамента Министру Российской Федерации по развитию Дальнего Востока и Арктики (далее - Министр) или его заместителям (далее - руководство Министерства), либо направляется руководителям соответствующих департаментов Министерства.

33. После рассмотрения Министром обращения вместе с резолюциями возвращаются в Отдел документооборота для внесения соответствующей резолюции в СЭД.

34. В случаях, когда обращение направляется для рассмотрения двум или более департаментам Министерства, ответственным исполнителем является департамент Министерства или его должностное лицо, указанное в резолюции первым (далее - ответственный исполнитель). Он осуществляет сбор соответствующей информации от других исполнителей, указанных в резолюции (далее - соисполнитель), координацию их работы для подготовки ответа гражданину, а также ему предоставляется право инициативного запроса необходимой информации от других департаментов Министерства, не указанных в качестве соисполнителей. Соисполнителям обращения сотрудники Отдела документооборота направляют копии обращений посредством СЭД.

IV. Организация рассмотрения обращений в департаментах Министерства

35. После прикрепления электронного образа письменного обращения или формы электронного документа обращения к РКК электронный образ обращения становится доступен к просмотру в электронном кабинете департамента - ответственного исполнителя и департамента - соисполнителя.

36. Руководитель либо должностное лицо, определенное в качестве ответственного за делопроизводство в департаменте и наделенное соответствующими полномочиями (далее - ответственный за делопроизводство в департаменте Министерства), принимает из электронного кабинета поступившие обращения, знакомится с содержанием обращений, просматривая их электронный образ, и, после принятия решения об их рассмотрении, определяет в СЭД в качестве исполнителей начальников соответствующих отделов департамента.

37. В случае ошибочного направления обращения в департамент его руководитель в срок до 3 рабочих дней с даты регистрации обращения в Министерстве принимает решение о его возврате в Отдел документооборота. Ответственный за делопроизводство в департаменте Министерства формирует в СЭД служебную записку и направляет ее в Отдел документооборота с резолюцией о причине возврата для внесения соответствующих исправлений в РКК и передачи обращения по принадлежности в указанный в резолюции департамент.

38. В случае, если дата возврата ошибочно поступившего в департамент обращения превышает 3 рабочих дня, департамент - исполнитель готовит окончательный ответ гражданину на основании информации, предварительно запрошенной из департамента, в ведении которого находится рассмотрение вопросов, содержащихся в обращении.

39. Передача обращений из одного департамента в другое осуществляется только через Отдел документооборота на основании резолюции директора департамента либо на основании служебной записки, в которых указываются причина возврата и наименование департамента, которому необходимо направить обращение для рассмотрения. Ответственный за делопроизводство в департаменте контролирует в СЭД принятие к рассмотрению переданного обращения.

40. В случае разногласий между директорами департаментов о принадлежности обращения окончательное решение по этому вопросу принимается руководством Министерства в соответствии с распределением обязанностей между Министром и руководством Министерства.

41. Начальники (заместители начальников) отделов департаментов ежедневно, не реже 2 раз в день, проверяют наличие информации о факте направления обращений для рассмотрения в их отделы через СЭД, знакомятся с содержанием обращений, просматривая их электронный образ и, исходя из компетенции отделов, определяют в СЭД в качестве исполнителя сотрудника отдела. Срок рассмотрения обращений начальником отдела - 1 рабочий день.

42. Сотрудники отделов ежедневно, не реже 2 раз в день, проверяют в СЭД наличие информации о факте поступления обращения для рассмотрения, знакомятся с содержанием обращения, его приложений и сопроводительных документов и приступают к подготовке необходимых ответов или соответствующих запросов.

43. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

44. Головной исполнитель готовит ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 Закона, а в случае, предусмотренном частью 5.1 статьи 11 Закона - уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. Ответ готовится в форме электронного документа или на бумажном носителе с собственноручной подписью директора департамента.

45. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в Министерство в форме электронного документа, и на бумажном носителе в виде распечатанной копии электронного документа или на бумажном носителе с собственноручной подписью директора департамента по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в Министерство в письменной форме. На поступившее в Министерство обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований части 2 статьи 6 Закона на официальном сайте Министерства.

46. В случае поступления в Министерство обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте Министерства, гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта Министерства с указанием раздела, где размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

47. Ответ на обращение не дается по существу, если в обращении не содержится фамилия гражданина, направившего обращение.

Ответ на обращение не дается, если в обращении не содержится его почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, или адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа.

48. Основанием для отказа в рассмотрении обращения, поступившего в форме электронного документа, помимо оснований, указанных в пункте 52 настоящей Инструкции, также может являться:

а) указание автором недействительных сведений о себе и (или) адреса для ответа;

б) некорректность содержания электронного сообщения.

49. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации обращения в Министерстве возвращается департаментом - ответственным исполнителем гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения. При этом в Отделе документооборота снимается копия обращения для последующего хранения его в архиве.

50. В случае, если в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, оно может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов. При этом гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

51. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, об этом в течение 7 дней со дня регистрации обращения в Министерстве сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

52. В случае, если текст обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения в Министерстве сообщается гражданину, направившему обращение.

53. В случае, если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Министр, руководство Министерства или директор департамента - головного исполнителя вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Данное решение директор департамента - головной исполнитель отражает в СЭД и поручает исполнителю подготовить письмо в адрес гражданина, направившего обращение, в котором обосновывается причина прекращения переписки с ним.

54. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

55. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе повторно направить обращение в Министерство либо его должностному лицу.

56. Общий срок рассмотрения обращений в Министерстве по существу определяется в соответствии с Законом.

57. С целью обеспечения организации и персонифицированного учета работы в СЭД разграничение доступа к обращениям в департаменте - головном исполнителе и департаменте - соисполнителе осуществляется в следующем порядке:

директор департамента имеет доступ ко всему массиву обращений, находящихся на рассмотрении во вверенном ему структурном подразделении;

заместитель директора департамента имеет доступ к обращениям, по которым он в СЭД указан в качестве одного из участников рассмотрения.

ответственный за делопроизводство в департаменте имеет доступ ко всему массиву обращений, находящихся на рассмотрении в департаменте;

сотрудник отдела имеет доступ к обращениям, по которым в СЭД он указан в качестве одного из участников рассмотрения.

58. Департаменты - соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на подготовку ответа гражданину, представляют в департамент - ответственный исполнитель предложения для включения в проект ответа или сообщают об их отсутствии.

59. В случае, если данных, указанных в обращении, недостаточно для принятия окончательного решения, руководством департамента - головного исполнителя принимаются меры с целью получения необходимых материалов для заключения и обоснованного принятия решения.

60. В случае необходимости рассматривающие обращение сотрудники соответствующих департаментов - головных исполнителей и департаментов - соисполнителей могут обеспечить его рассмотрение с выездом на место. Решение о рассмотрении обращения с выездом на место указанных сотрудников департаментов принимается руководством Министерства. При проверке обращений с выездом на место результаты проверки оформляются справкой. Справка вместе с обращением передается в Отдел документооборота.

61. В проекте окончательного ответа гражданину обобщается информация, полученная от всех департаментов - соисполнителей по конкретному обращению, после чего он передается на подпись директору департамента - головного исполнителя.

62. Перед подписанием письма, содержащего ответ на обращение гражданина (далее - ответ гражданину), в случае отсутствия информации от департамента - соисполнителя, проект ответа гражданину визируется соответствующим департаментом - соисполнителем.

63. Гражданину на одно его обращение направляется только один ответ, несмотря на количество вопросов, изложенных в нем.

64. Вносить какие-либо изменения в содержание ответа гражданину без разрешения должностного лица, подписавшего его, запрещается.

65. Исходящие письма в форме электронного документа, содержащие ответ гражданину, соответствующие запросы, готовятся основным исполнителем в СЭД и направляются на визирование и подписание вышестоящему руководству (начальнику отдела, заместителю директора департамента, директору департамента).

При необходимости подготовки исходящих писем на бумажном носителе, ответы гражданину готовятся основным исполнителем в СЭД, направляются на визирование вышестоящему руководству (начальнику отдела, заместителю директора департамента), распечатываются в установленном порядке на номерном бланке Министерства и направляются на подписание директору департамента. При этом соответствующие запросы готовятся и направляются в электронном виде.

66. При направлении на визирование и подписание исходящих писем на бумажном носителе Министру, руководству Министерства основной исполнитель распечатывает соответствующее обращение и подкладывает его в качестве основания подготовки письма.

67. Ответы гражданину о несогласии с ранее направленными ответами Министерства, подписанными директорами департаментов Министерства, могут готовиться за подписью руководства Министерства.

68. Подлинные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом) возвращаются гражданину заказным отправлением вместе с ответом гражданину. При этом в ответе должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения.

V. Порядок направления ответа на обращение

69. Отправка исходящих документов по обращениям граждан осуществляется:

а) с использованием электронных видов отправки в автоматическом режиме в СЭД посредством:

почтового ящика Министерства msk@minvr.gov.ru (отправка по электронной почте);

системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО);

б) почтовой связью.

Одновременно с отправкой ответа гражданину в СЭД формируется уведомление, в котором содержатся дата, вид отправки и результат отправки.

Дата исполнения обращения проставляется автоматически в соответствующие поля каждой входящей и исходящей РКК.

70. Отправка ответов на обращения граждан в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации осуществляется с использованием МЭДО и фельдъегерской связью.

71. Ответ гражданину, направляемый по электронной почте, сформированный после подписания электронного документа, корректного формирования его реквизитов в форме электронного документа, направляются сотрудниками Отдела документооборота по электронным адресам получателей в автоматическом режиме в СЭД посредством почтового ящика Министерства.

72. В случае, если обращение гражданина направляется в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, подключенных к МЭДО, и в адрес гражданина, сотрудники Отдела документооборота направляют такие документы соответствующими способами.

73. При необходимости направления ответа гражданину на бумажном носителе ответственные за делопроизводство в департаментах формируют ответ гражданину на отправку, создав в СЭД электронную копию ответа гражданину.

74. Перед передачей ответов гражданам на бумажном носителе на отправку ответственные за делопроизводство в департаментах проверяют наличие подписей, виз, приложений к ответу, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера.

75. Сформированный комплект ответа гражданам на бумажном носителе передается для отправки в Отдел документооборота.

76. Должностное лицо Отдела документооборота принимает сформированный комплект ответа гражданину на бумажном носителе, проверяет его соответствие информации в РКК в СЭД и производит отправку адресату.

VI. Порядок завершения работы с обращением

77. Обращение считается рассмотренным, если гражданину дан письменный, или в форме электронного документа, или устный, с согласия гражданина, ответ по существу поставленных в нем вопросов, направлены соответствующие запросы и уведомления, приняты необходимые решения и меры в соответствии с законодательством Российской Федерации.

78. Документы исполненного обращения с визовой копией ответа гражданину при передаче на регистрацию формируются в дела Министерства в соответствии с номенклатурой дел.

Документы исполненных обращений в делах располагаются по систематическому (по входящим регистрационным номерам) принципу.

79. Подлинники обращений, поступивших в Министерство на бумажных носителях с сопроводительными документами к ним, формируются в дела в Отделе документооборота в соответствии с номенклатурой дел Отдела документооборота. Обращения с сопроводительными документами к ним, поступившие в Министерство в форме электронного документа, сохраняются в электронных архивах Министерства.

VII. Организация личного приема граждан

80. Помещения, в которых осуществляется ожидание и личный прием граждан, должны обеспечивать комфортное расположение граждан и должностных лиц Министерства. Для этого они оборудуются:

системами кондиционирования (охлаждения и нагревания) воздуха;

средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

доступными местами общественного пользования (туалетами);

расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ для инвалидов и иных маломобильных групп населения;

доступными местами хранения верхней одежды граждан.

81. Места получения информации о работе с обращениями в Министерстве оборудуются информационными стендами и телефонной связью.

82. Для ожидания гражданами личного приема, а также для заполнения необходимых документов отводятся места, оборудованные стульями, столами для возможности оформления документов, которые обеспечиваются бумагой, ручками, бланками документов.

83. Вход и передвижение по помещениям, в которых проводится личный прием граждан, не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными возможностями здоровья.

84. Оформление визуальной, текстовой информации должно соответствовать оптимальному зрительному восприятию этой информации гражданами.

85. Министром, как членом Правительства Российской Федерации, проводится личный прием граждан по вопросам, относящимся к полномочиям Министерства, в помещении Приемной Правительства Российской Федерации.

86. Личный прием граждан руководством Министерства, директорами департаментов по вопросам, относящимся к полномочиям Министерства, осуществляется в соответствии с утверждаемом приказом Министерства графиком личного приема.

87. Руководством Министерства осуществляется личный прием граждан для рассмотрения аргументированных жалоб на решения, ранее принятые на личном приеме (по письменным обращениям) директорами департаментов Министерства.

88. Организацию личного приема граждан руководством Министерства осуществляет Отдел документооборота путем:

а) обеспечения записи граждан на личный прием по их письменным обращениям;

б) своевременного уведомления граждан о проведении личного приема руководством Министерства;

в) получения не позднее 3 рабочих дней до даты приема от департаментов Министерства, осуществляющих рассмотрение обращения гражданина о личном приеме руководством Министерства, материалов, необходимых для приема (краткая справка по обращению на имя заместителя Министра с изложением сути обращения и предлагаемых вариантов решения вопроса), а также при необходимости других материалов, позволяющих решить вопросы обращения в наиболее полном объеме.

89. Организацию личного приема граждан директорами департаментов осуществляют сотрудники соответствующих департаментов путем:

а) обеспечения записи граждан на личный прием;

б) своевременного уведомления граждан о проведении личного приема, его месте и времени;

в) предоставления информации о гражданах, записавшихся на личный прием, и копий материалов, подготовленных к личному приему граждан, в Отдел документооборота не позднее 3 рабочих дней до даты приема.

VIII. Проведение личного приема

90. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

91. Граждане приглашаются на личный прием в порядке очередности. Результаты личного приема граждан заносятся в РКК личного приема граждан с использованием специального раздела СЭД путем ввода необходимых данных об обратившихся гражданах и краткого содержания их обращений, прикрепления электронных образов их письменных обращений и прилагаемых материалов.

92. Должностные лица, осуществляющие организацию и проведение личного приема граждан в Министерстве, вправе уточнить мотивы обращения и существо вопроса, а также ознакомиться с документами, подтверждающими обоснованность сведений и доводов гражданина.

93. Ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан ему устно в ходе личного приема, о чем делается запись в РКК личного приема гражданина (в случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки).

94. На письменных обращениях, принятых в ходе личного приема, указывается дата и проставляется отметка "принято на личном приеме". Рассмотрение таких обращений осуществляется в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

95. В случае, когда в ходе личного приема гражданина выясняется, что решение вопросов, содержащихся в обращении, не относится к компетенции Министерства, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

96. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении его обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, о чем заносится информация в карточку личного приема гражданина.

IX. Анализ обращений

97. Руководство департаментов Министерства обеспечивает учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях, в том числе анализ следующих данных:

а) количество и характер рассмотренных обращений;

б) количество и характер решений, принятых по обращениям Министерством в пределах его полномочий;

в) количество и характер судебных споров с гражданами, а также сведения о принятых судебных решениях в отношении дел, интересы по которым представлял департамент.

98. Руководство департаментов на основании анализа вопросов, содержащихся в обращениях, вносит предложения, направленные на устранение недостатков, в том числе в области нормативного правового регулирования в установленной сфере деятельности.

99. Ежеквартально и по итогам календарного года Отдел документооборота осуществляет учет и анализирует информацию по работе с обращениями граждан в Министерстве и представляет проекты соответствующих докладов Министру.

X. Контроль за обеспечением порядка работы с обращениями

100. Контроль за обеспечением порядка работы с обращениями осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с обращениями.

101. Контроль за исполнением обращений включает:

а) постановку поручений по исполнению обращений на контроль;

б) сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений;

в) подготовку оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений по обращениям;

г) подготовку и обобщение данных о содержании и сроках исполнения поручений по обращениям;

д) снятие обращений с контроля.

102. Контроль за рассмотрением обращений в департаментах осуществляется директором департамента - головного исполнителя и департамента - соисполнителя, а также ответственными за исполнительскую дисциплину в департаментах.

103. Отдел документооборота осуществляет в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализирует содержание обращений, принимает меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

104. В ходе осуществления такого контроля сотрудники Отдела документооборота имеют право:

а) запрашивать у исполнителей и их непосредственных руководителей необходимые сведения о ходе рассмотрения обращений;

б) знакомиться в установленном порядке с материалами, отражающими состояние рассмотрения обращений;

в) вносить соответствующим руководителям предложения по устранению недостатков, выявленных в ходе контроля рассмотрения обращений.

105. Отдел документооборота еженедельно направляет департаментам - головным исполнителям информацию об обращениях, срок рассмотрения которых истек и истекает через 7 дней.

106. Обращения, поставленные на контроль, считаются исполненными и снимаются с контроля Отделом документооборота после полного рассмотрения поставленных в обращении вопросов и направления соответствующих ответов по существу гражданам и органам, направившим обращения граждан с контролем исполнения.

Факт окончания рассмотрения обращения отражается в СЭД.

107. Датой снятия обращения с контроля является дата отправления окончательного ответа гражданину и в орган, направивший обращение с контролем исполнения.

108. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

109. Руководство департаментов должно регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков исполнения обращений, принимать меры по устранению причин нарушений.

110. Нарушения установленного порядка рассмотрения обращений, неправомерный отказ в их приеме, затягивание сроков рассмотрения, необъективное разбирательство, принятие необоснованных, нарушающих законодательство Российской Федерации решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

ГАРАНТ:

См. Сводный отчет, загруженный при публикации проекта