Проект Приказа Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органах" (подготовлен Росреестром 24.08.2021)

Проект Приказа Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органах"
(подготовлен Росреестром 24.08.2021 г.)

Досье на проект

Пояснительная записка

Во исполнение пункта 1.5 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2016, N 13, ст. 1833 ), и в целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органах приказываю:

1. Утвердить Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органах в соответствии с приложением к настоящему приказу.

2. Начальникам структурных подразделений центрального аппарата Росреестра, руководителям территориальных органов Росреестра:

обеспечить выполнение требований настоящего приказа;

обеспечить проведение проверок соблюдения порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения комиссиями, создаваемыми на основании пункта 2.32 приложения к настоящему приказу.

Информацию о результатах проверок в территориальных органах Росреестра ежегодно до 15 декабря направлять в Административное управление.

3. Возложить контроль за соблюдением требований нормативных правовых актов о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения:

в центральном аппарате Росреестра:

в части, касающейся служебной информации ограниченного распространения, содержащейся в документах, - на Административное управление;

в части, касающейся служебной информации ограниченного распространения, находящейся в системах информатизации, - на Управление информационных технологий и информационной безопасности;

в территориальных органах Росреестра - на их руководителей.

4. Признать утратившими силу приказы Росреестра:

от 26 июля 2016 г. N П/0355 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органах" (зарегистрирован Минюстом России 17 августа 2016 г., регистрационный N 43278);

от 29 августа 2016 г. N П/0410 "О внесении изменения в приказ Федеральной службы государственной регистрации и картографии от 26 июля 2016 г. N П/0355 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органах" (зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2016 г., регистрационный N 43610).

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель

О.А. Скуфинский

ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу Федеральной службы государственной
регистрации, кадастра и картографии
от__________2021 г. N

ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органах

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (далее - документы ДСП), в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органах.

1.2. Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.3. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органов, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в центральный аппарат (территориальный орган) Росреестр несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральным законом.

1.4. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан;

информация, содержащаяся в архивных документах архивных фондов (за исключением сведений и документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации).

1.5. На документах ДСП проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - пометка ДСП).

1.6. Решение об отнесении содержащихся в документах сведений к информации ограниченного распространения принимается федеральными государственными гражданскими служащими (далее - гражданские служащие), замещающими должности федеральной государственной службы:

в центральном аппарате Росреестра - категории "руководители" высшей и главной групп должностей, а также замещающие должности начальников самостоятельных отделов;

в территориальных органах Росреестра - категории "руководители" главной и ведущей групп должностей.

1.7. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.4 настоящего Положения.

1.8. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

1.9. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, гражданский служащий может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

1.10. При изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита документов ДСП нецелесообразна, снятие пометки ДСП осуществляется должностными лицами, полномочиями которых данная служебная информация была отнесена к разряду ограниченного распространения. О снятии пометки ДСП с носителей информации ограниченного распространения в регистрационно-учетных формах делаются соответствующие записи (отметки), о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись. Имеющиеся на документах пометки ДСП зачеркиваются с указанием даты снятия пометки, должности, фамилии и инициалов лица, снявшего пометку.

2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

2.1. На документах ДСП, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, созданных по решению должностного лица, подписывающего или утверждающего документ, исполнителем проставляются пометка ДСП и номер экземпляра в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и дата печати документа.

2.2. Создание документов ДСП в структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра (территориальных органах) осуществляется на специально выделенных автоматизированных рабочих местах (далее - АРМ) с закрытым доступом в общую информационную систему Росреестра, в том числе с возможностью использования съемных электронных носителей информации с пометкой ДСП на основании решения начальника структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (руководителя территориального органа).

2.3. АРМ с закрытым доступом в общую информационную систему Росреестра закрепляются за гражданскими служащими (работниками) из числа лиц, допущенных к служебной информации ограниченного распространения на основании решения начальника структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (руководителя территориального органа). Данные гражданские служащие (работники) несут ответственность за правильное использование АРМ.

2.4. Гражданские служащие (исполнители) получают учтенные электронные носители для выполнения работ со служебной информацией ограниченного распространения, которые подлежат возврату гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении центрального аппарата (территориального органа) Росреестра, с соответствующей отметкой в журнале учета.

2.5. Разрешается хранение на АРМ, в том числе на съемных электронных носителях, созданных проектов документов ДСП в электронном виде при условии соблюдения требований информационной безопасности.

2.6. Документы ДСП могут быть загружены и храниться в системе электронного документооборота Росреестра (далее - СЭД Росреестра) при условии, что СЭД Росреестра отвечает требованиям информационной безопасности для хранения и передачи документов с пометкой ДСП.

2.7. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации гражданскому служащему (работнику), осуществляющему учет, ведение и хранение таких документов. К регистрационному индексу документа добавляется пометка ДСП.

2.8. При отправке документов ДСП, созданных в центральном аппарате Росреестра, в целях обеспечения оперативного поиска и контроля за исполнением документа с зарегистрированного подлинника документа гражданским служащим структурного подразделения, на которое возложены функции по документационному обеспечению, снимается копия. Хранение копий осуществляется до минования надобности в структурном подразделении, на которое возложены функции по документационному обеспечению, с соблюдением требований по хранению таких документов.

2.9. Изготовление и передача копий документов ДСП, созданных и хранимых в структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра (территориального органа), осуществляются соответствующим структурным подразделением на основании служебной записки заинтересованного структурного подразделения (запрашивающего копию).

2.10. Размножаются (тиражируются) документы ДСП только с письменного разрешения должностного лица, принявшего решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, или лица, замещающего вышеуказанную должность. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Указание номеров экземпляров копий обязательно при учете всех последующих перемещений и передач документов с пометкой ДСП.

2.11. После размножения (тиражирования) документов ДСП на обороте первого листа размножаемого (тиражируемого) документа делается отметка о количестве сделанных копий. Дополнительно размноженные (тиражированные) экземпляры документа учитываются за номером этого документа.

2.12. Документы ДСП пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут быть переданы курьером гражданским служащим по соответствующему реестру.

При осуществлении межведомственного электронного документооборота допускается обмен электронными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Обмен между участниками межведомственного электронного документооборота информацией, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, осуществляется при выполнении ими требований по защите такой информации, установленных в отношении информационных систем электронного документооборота.*(1)

2.13. Передача документов ДСП другим органам и организациям осуществляется в центральном аппарате (территориальных органах) Росреестра структурными подразделениями, на которые возложены функции по документационному обеспечению.

2.14. При необходимости направления документов ДСП в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.

2.15. Передавать служебную информацию ограниченного распространения по каналам электронной почты и факсимильной связи не допускается.

2.16. Прием и учет (регистрация) входящих документов с пометкой ДСП осуществляются структурным подразделением, ответственным за документационное обеспечение.

2.17. Изготовление копий входящих документов ДСП и их приложений, поступающих в том числе на электронных носителях, адресованных руководителю Росреестра, осуществляется по его поручению (либо по резолюции начальника структурного подразделения, на которое возложены функции по документационному обеспечению) структурным подразделением, ответственным за документационное обеспечение.

Со всех входящих документов ДСП в целях обеспечения контроля их исполнения структурным подразделением, ответственным за документационное обеспечение, снимаются копии, которые хранятся в данном структурном подразделении до минования надобности с соблюдением требований по хранению таких документов.

2.18. Изготовление копий входящих документов ДСП, направленных на рассмотрение заместителям руководителя Росреестра, начальникам структурных подразделений центрального аппарата Росреестра (территориального органа), осуществляется по их поручению лицами, ответственными за документационное обеспечение деятельности заместителей руководителей и структурных подразделений.

2.19. Учет и передача входящих документов ДСП на исполнение в приемных заместителей руководителя и в структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра (территориального органа) ведутся в журнале учета документов ограниченного распространения. На обложке журнала проставляется пометка ДСП. Листы журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учет размноженных (тиражированных) документов, изготовленных копий документов осуществляется поэкземплярно.

2.20. Передача документов ДСП из одного структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (территориального органа) в другое осуществляется гражданскими служащими (работниками), ответственными за учет, ведение и хранение несекретной документации в структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра (территориального органа), по реестрам.

2.21. Поступившие в структурные подразделения издания (пособия, бюллетени) и иные материалы информационно-справочного характера с отметкой ограничения доступа, не подлежащие исполнению, а также аналогичные материалы, созданные в процессе деятельности структурных подразделений центрального аппарата Росреестра (территориального органа), учитываются в соответствующих структурных подразделениях в журнале учета документов ограниченного распространения, не подлежат подшивке в дела и уничтожаются в установленном порядке по миновании надобности.

2.22. Поступившие в центральный аппарат (территориальный орган) Росреестра документы ДСП не подлежат разглашению (распространению) без разрешения (письма) соответствующего органа или организации (или его должностного лица), которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.

2.23. Исполненные документы ДСП группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка ДСП.

2.24. Документы ДСП и дела с такими документами, а также съемные электронные носители информации с электронными файлами таких документов хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, сейфах, хранилищах) отдельно от несекретных дел. Шкафы (ящики, сейфы, хранилища) с документами для служебного пользования и делами с такими документами располагаются в служебных помещениях (кабинетах) соответствующих структурных подразделений центрального аппарата Росреестра (территориальных органов).

2.25. Ответственность за правильное хранение документов в структурном подразделении центрального аппарата Росреестра (территориальном органе) возлагается на начальника соответствующего структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (руководителя территориального органа).

2.26. При смене гражданского служащего (работника), ответственного за учет, ведение и хранение документов ДСП, составляется акт приема-передачи этих документов, который подписывается начальником соответствующего структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (руководителем территориального органа или его заместителем в соответствии с распределением обязанностей).

2.27. Не реже одного раза в год в центральном аппарате Росреестра (территориальном органе) проводится проверка документов, дел и съемных электронных носителей информации с текстовыми файлами документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. В архиве, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой ДСП, проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

2.28. Проверка проводится соответствующей комиссией, создаваемой приказом Росреестра (территориального органа Росреестра), в состав которой включаются гражданские служащие структурного подразделения, на которое возложены функции по документационному обеспечению, структурного подразделения, на которое возложены функции по информационной безопасности, Отдела по защите государственной тайны (в территориальном органе - режимно-секретного подразделения), а также гражданские служащие иных структурных подразделений, ответственные за учет, ведение и хранение таких документов. Результаты проверок оформляются актами.

2.29. О фактах утраты документов, дел, изданий и съемных электронных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель Росреестра (территориального органа) и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю Росреестра (территориального органа).

2.30. На утраченные документы, дела, издания и съемные электронные носители информации с пометкой ДСП составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

2.31. Съемные электронные носители информации с пометкой ДСП, непригодные для дальнейшего использования, подлежат сдаче для уничтожения в структурное подразделение, ответственное за материально-техническое обеспечение.

Уничтожение документов, дел, изданий, а также съемных электронных носителей информации с пометкой ДСП с текстовыми файлами документов, утративших свое практическое назначение и не имеющих исторической ценности, производится структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению, по акту.

Об уничтожении таких документов, дел, изданий и съемных электронных носителей информации делаются отметки в учетных формах со ссылкой на соответствующий акт.

-------------------------------------------

*(1) Пункт 5 Положения о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614; 2011, N 32, ст. 4840).