Передача личных карточек работников на архивное хранение (В. Краснов, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 6, июнь 2009 г.)

Передача личных карточек работников на архивное хранение

Личная карточка - документ, содержащий персональные данные работника. Согласно существующим требованиям, личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам. В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики - оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек.

Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Установлены две формы личных карточек: форма N Т-2 и форма N Т-2 ГС. Форма N Т-2 ГС заводится на государственных служащих, форма N Т-2 - на всех остальных сотрудников. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.) и заполняется при поступлении его на работу.

В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении.

Личная карточка еще и потому важна, о чем опытные кадровики хорошо знают, что связана она с ведением воинского учета. И это в значительной степени обуславливает необходимость формирования личных карточек в виде картотеки. Ведение такой картотеки установлено Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, официально не опубликованной и поэтому имеющей скорее рекомендательный характер, а также Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719 (в ред. постановления Правительства РФ от 16.04.2008 N 277) (рис.1).

Пример Раздел III Положения о воинском учете (извлечение): 30. В целях обеспечения постановки граждан на воинский учет по месту работы работники, осуществляющие воинский учет в организациях: ... б) заполняют личные карточки в соответствии с записями в документах воинского учета. При этом уточняются сведения о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте жительства или месте пребывания граждан, другие сведения, содержащиеся в документах граждан, принимаемых на воинский учет; ... 31. В целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в личных карточках граждан, подлежащих воинскому учету, организации и их должностные лица: а) определяют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту работы и (или) по месту жительства, и принимают необходимые меры к постановке их на воинский учет; б) ведут и хранят личные карточки граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом Министерством обороны Российской Федерации.

Рис. 1

Личные карточки относятся к категории дел временного (свыше 10 лет) хранения. Согласно ст. 339 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций [1] (далее - Типовой перечень), срок хранения личных карточек составляет 75 лет. Кроме этого, в документе рядом со сроком хранения есть пометка ЭПК (рис. 2).

Пример Из п. 2.8 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения: Отметка ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

Рис. 2

Таким образом, личные карточки относятся к той категории дел, для которых подпунктом 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002 [3] (далее - Основные правила), установлено требование проведения их полной обработки (описания): нумерация листов, оформление листа-заверителя, обложки, переплет и т.п. В случае необходимости на одну единицу хранения (дело с личными карточками) может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко.

На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации. При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов - по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. При больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление личных карточек на тома. Также возможны варианты отдельного формирования карточек (по каждой форме - в каждое отдельное дело).

Главная проблема, с которой сталкиваются архивисты при приеме личных карточек от кадровых служб организаций, - отсутствие сведений об увольнении сотрудников (дат увольнения и оснований к ним): к сожалению, кадровики иногда забывают указывать эти сведения в личных карточках.

В процессе ведения личных карточек может возникнуть такая ситуация, когда в связи с отсутствием свободного места для заполнения тех или иных разделов карточки приходится заводить новую. В этом случае архивному хранению подлежат обе карточки. Исключение могут составлять только случаи непроизвольного дублирования записей.

Иногда при ведении личных карточек используются не все ее страницы (листы), либо их просто нет. В этом случае возможно как принятие меры к восстановлению недостающих листов и/или записей, так и передача документы по их фактическому состоянию и наличию. Но в последнем случае данный факт должен быть учтен составителем предисловия к сводной описи дел по личному составу при составлении сводной описи, которая составляется архивом организации (организацией) на основании сдаточной описи и документов к ней.

При передаче личных карточек на архивное хранение составляется сдаточная опись, которой, согласно Основным правилам, присваивается номер, состоящий из порядкового номера подразделения, на которого возложены обязанности их ведения (кадровая служба, в данном случае - 06), аббревиатура "л/с", обозначающая категорию дел - дела по личному составу и год, по которому данные документы учитываются в описи (в данном случае - 2007): для личных карточек это - год увольнения сотрудников.

В первой графе описи указываются порядковые номера единиц хранения (дел) по описи; во второй - индекс дела по номенклатуре: порядковый номер подразделения (как в номере описи, в данном случае - 06) и номер дел внутри подразделения (в данном случае - 07); в третьей - заголовок дела; в четвертой - крайние даты дела; в пятой - количество листов; в шестой - необходимые примечания.

Ниже приведен образец сдаточной описи личных карточек подразделения. Опись обычно составляется на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых, согласно Типовому перечню, превышает 10 лет.

Примерный образец

                                                  Утверждаю

                                                  Начальник отдела кадров

                                                  ОАО "Ласточка"

                                                  ___________А.Г. Романов

                                                  20.06.2009

                                                  Опись N 06л/с-2009

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
2008 Отдел кадров
1.	06-09	Личные карточки сотрудников, уволенных в 2008 году (ф. NN Т-2, Т-2 ГС)	28.03.2004-17.09.2008	27

В данный раздел описи внесено 1 (одна) ед. хр.,

с N 1 по N 1

     Специалист I категории отдела кадров                     Н.А. Иванова

     21.06.2009

Следующий пример - формирование в дело одной личной карточки. Такое бывает, когда за год увольняется только один сотрудник.

Примерный образец

                                                  Утверждаю

                                                  Начальник отдела кадров

                                                  ОАО "Ласточка"

                                                  ___________А.Г. Романов

                                                  20.06.2009

                                                  Опись N 06л/с-2009

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
2008 Отдел кадров
1.	06-09	Личная карточка Петрова Андрея Владимировича, уволенного в 2008 году (ф. N Т-2)	28.03.2004-17.09.2008	27

В данный раздел описи внесено 1 (одна) ед. хр.,

с N 1 по N 1

     Специалист I категории отдела кадров                     Н.А. Иванова

     21.06.2009

Литература

1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000). С учетом изм. и доп., внесенных ред. от 27.10.2003 / Первоначально опубликован в "Сборнике руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение", N 2, 2001.

2. Положение о воинском учете. Приложение к Постановлению Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719 (в ред. постановления Правительства РФ от 16.04.2008 N 277).

3. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

4. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) "Об архивном деле в Российский Федерации" // "Российская газета" от 16.05.2008.

В. Краснов,

ведущий специалист архивного

отдела Западного административного

округа Главархива Москвы

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 6, июнь 2009 г.