Вопрос: Кто обязан заключать договоры о полной материальной ответственности с работниками и где они должны храниться - в отделе кадров или в бухгалтерии? (журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 12, декабрь 2016 г.)

Кто обязан заключать договоры о полной материальной ответственности с работниками и где они должны храниться - в отделе кадров или в бухгалтерии?

Л.В. Куревина,

редактор журнала "Отдел кадров

государственного (муниципального) учреждения"

Журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 12, декабрь 2016 г., с. 78.

Обязанности по изданию и хранению договоров о материальной ответственности в организации могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений. Порядок издания и хранения устанавливает работодатель приказом или в локальном акте организации.

Обоснование. Специальных требований о том, где должны храниться договоры о полной материальной ответственности, нет. При этом, например, в разд. 4 "Учет и отчетность" (подразд. 4.1 "Бухгалтерский учет и отчетность") Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558*(1) есть ст. 457 "Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица". Из чего можно сделать вывод, что хранить их следует в бухгалтерии.

А согласно Межотраслевым укрупненным нормативам времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденным Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78, заключение договора об имущественной ответственности работника относится к функциям, исполняемым инспектором по кадрам (п. 3.6.7).

Таким образом, в бухгалтерии можно хранить оригиналы договоров о материальной ответственности, а в отделе кадров в личных делах работников - копии договоров.

Какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься изданием и хранением договоров о материальной ответственности в конкретной организации, вправе определять ее руководитель. Соответствующие обязанности можно закрепить в приказе (распоряжении) либо положении о структурном подразделении и включить в должностные инструкции или трудовые договоры работников, которые непосредственно будут выполнять указанные выше функции.

1 декабря 2016 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) "Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".