Вопрос: Организация периодически выдает работникам подарки в виде денежных средств ко дням рождения, в частности к юбилеям. Суммы денежных средств превышают 4000 руб. Подотчетное лицо получает из кассы денежные средства, составляет акт на передачу денежных средств и передает работнику. Кассовая книга ведется в организации в надлежащем порядке, контроль за остатками задолженности подотчетного лица по выданным под отчет суммам ведется оперативно. При этом заявления на выдачу денежных средств подотчетным лицом (лицами) не оформляются. Верна ли с точки зрения соблюдения кассовой дисциплины вышеописанная схема оформления таких операций? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2017 г.)

Организация периодически выдает работникам подарки в виде денежных средств ко дням рождения, в частности к юбилеям. Суммы денежных средств (в качестве подарков) превышают 4000 руб. Подотчетное лицо получает из кассы денежные средства, составляет акт на передачу денежных средств и передает работнику (одариваемому). Акт заверяется руководителем организации. Затем подотчетное лицо составляет авансовый отчет. Подарки в виде денежных средств ко дню рождения и (или) юбилею не предусмотрены коллективным договором (как и трудовыми договорами). При этом непосредственно договор дарения не оформляется, однако акт приема-передачи денежных средств утверждается (подписывается) руководителем организации.

Форма используемого в подобных случаях акта приема-передачи денежных средств утверждена учетной политикой организации. Расходные кассовые ордера, подписываемые руководителем и (или) главным бухгалтером (бухгалтером), при выдаче наличных денежных средств из кассы подотчетному лицу оформляются отдельно на сумму для каждого одаряемого (юбиляра).

Выдача денежных средств в качестве подарка инициируется служебной запиской, составленной одним из заместителей руководителя организации и утверждаемой (подписываемой) руководителем организации.

Кассовая книга ведется в организации в надлежащем порядке, контроль за остатками задолженности подотчетного лица по выданным под отчет суммам (отчетам по подотчетным суммам) ведется оперативно. При этом заявления на выдачу денежных средств подотчетным лицом (лицами) не оформляются.

Верна ли с точки зрения соблюдения кассовой дисциплины вышеописанная схема оформления таких операций?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

1. В рассматриваемой ситуации существенным недостатком является отсутствие заявления подотчетного лица на выдачу из кассы денежной наличности, которое в обязательном порядке должно содержать:

1) запись о сумме наличных денег;

2) запись о сроке, на который выдаются наличные деньги;

3) подпись руководителя;

4) дату.

По нашему мнению, указанное заявление может быть заменено служебной запиской, содержащей вышеупомянутые четыре пункта данных с подписью подотчетного лица.

2. Как подтверждает судебная практика (споры между юридическими лицами), акт приема-передачи денежной наличности соответствующему работнику организации (одаряемому) с его подписью, паспортными и адресными данными и датой является надлежащим документом, подтверждающим произведенные выплаты.

Обоснование позиции:

Гражданско-правовой аспект

Прежде всего отметим, что в рассматриваемой ситуации подаренные денежные средства следует рассматривать как выплаты в рамках гражданско-правовых договоров - договоров дарения, отношения в рамках которых регламентированы нормами главы 32 ГК РФ. Иными словами, взаимоотношения сторон в рассматриваемой ситуации находятся за рамками трудовых отношений сторон - дарителя (организации-работодателя) и одаряемого (физического лица - работника).

Как следует из п. 1 ст. 572 ГК РФ, по договору дарения (вне зависимости от оснований дарения) одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом.

Заметим, что с точки зрения гражданского законодательства деньги относятся к категории движимых вещей (ст. 128, п. 2 ст. 130 ГК РФ). При этом, как указано в п. 2 ст. 574 ГК РФ, договор дарения движимого имущества должен быть совершен в письменной форме в том числе в случаях, когда дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000 руб.

Согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

В рассматриваемой ситуации имеется акт приема-передачи в качестве подарка денежных средств, подписанный одаряемым и надлежащим лицом со стороны организации-дарителя (п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"). Таким образом, наличие указанного акта, по нашему мнению, удостоверяет заключение договора дарения денежных средств в надлежащей (письменной) форме.

В подтверждение вышеизложенного считаем возможным привести следующие примеры из арбитражной практики: постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.09.2013 N 11АП-14931/13 (оставлено без изменения постановлением ФАС Поволжского округа от 16.01.2014 N Ф06-1142/13 по делу N А65-8302/2013), постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.08.2013 N 11АП-11261/13 (оставлено без изменения постановлением ФАС Поволжского округа от 17.12.2013 N Ф06-24/13 по делу N А65-4684/2013). Заметим, что в приведенных делах для соблюдения письменной формы договора дарения судьи посчитали достаточным наличие приказа руководителя организации с указанием Ф.И.О. одаряемых и их подписями об ознакомлении с приказом.

В постановлении от 18.03.2014 N Ф06-3714/13 ФАС Поволжского округа указал, что для соблюдения письменной формы договора дарения достаточно издания приказа руководителя и подписи одаряемого - не обязательно в самом приказе, но и в ведомости (определением ВАС РФ от 09.06.2014 N ВАС-6555/14 в передаче дела для пересмотра в порядке надзора региональному отделению ФСС РФ по Республике Татарстан отказано). В постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 30.10.2013 N Ф02-5148/13 также указано, что по своему содержанию передача подарков является гражданско-правовой сделкой и не связана с трудовыми отношениями между компанией и ее работниками. На это же указал АС Уральского округа в постановлении округа от 28.10.2014 N Ф09-7300/14 по делу N А07-2376/2014 (определением ВС РФ от 10.02.2015 N 309-КГ14-6567 в передаче кассационной жалобы территориального управления ПФР в Судебную коллегию ВС РФ отказано).

Итак, передача организацией своим работникам в дар денежных средств является гражданско-правовой сделкой.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Основным документом, регламентирующим порядок ведения кассовых операций, на сегодняшний день является Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание ЦБ РФ).

Согласно п. 1 Указания ЦБР на основании Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (далее - Закон о ЦБ РФ) определяет порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России (далее - наличные деньги) на территории РФ юридическими лицами (за исключением ЦБ РФ, кредитных организаций), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций ИП и субъектами малого предпринимательства. Иными словами, Указания ЦБ РФ не распространяются на физических лиц (не являющихся ИП), в том числе при приеме (получении) денежной наличности от организаций (юридических лиц).

Как указано в пп. 4.1 п. 4 Указаний ЦБ РФ, кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее - РКО), которые определены как кассовые документы.

Согласно п. 6 Указаний ЦБ РФ выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам 0310002. Указано также, что выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам производится по РКО (0310002), расчетно-платежным ведомостям (ОКУД 0301009), платежным ведомостям (ОКУД 0301011).

Здесь же заметим, что выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге 0310004. При этом установлено, что записи в кассовой книге 0310004 осуществляются кассиром по каждому (в частности) РКО 0310002, оформленному, соответственно, на выданные наличные деньги (абзацы 1, 3 пп. 4.6 п. 4 Указаний ЦБ РФ).

Абзацем первым пп. 6.1 п. 6 Указания ЦБ РФ определено, что при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере 0310002. Поскольку Указание ЦБ РФ издано (утверждено) в рамках полномочий Банка России (возложенных на него функций, смотрите абзац пятый ст. 34 Закона о ЦБ РФ), и в Указании ЦБ РФ перечисляются кассовые документы с соответствующими кодами ОКУД, обратимся к Указаниям по применению и заполнению форм кассовых документов, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (далее - Указания N 88).

В частности, в абзаце третьем Указаний N 88 относительно применения и заполнения РКО (форма N КО-2) предусмотрено, что в расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Согласно пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП), РКО 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему:

1) запись о сумме наличных денег;

2) запись о сроке, на который выдаются наличные деньги;

3) подпись руководителя;

4) дату.

При этом в абзаце втором Указаний N 88 по применению и заполнению РКО (форма N КО-2) отмечено, что в тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

На практике (применительно к рассматриваемой ситуации) к РКО прилагается, как правило, заявление подотчетного лица. Заметим, что при рассмотрении споров суды, помимо прочего, обращают внимание на наличие заявления подотчетного лица, отсутствие которого наряду с отсутствием прочих документов, обосновывающих выдачу из кассы наличных денег, дает основания контролирующим органам для привлечения к ответственности по части 1 ст. 15.1 "Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов" КоАП РФ (постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2016 N 04АП-2356/16, постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.10.2015 N 18АП-12118/15, решение Волгоградского областного суда от 28.10.2015 по делу N 07-1148/2015).

Поскольку вышеупомянутое заявление, как указано выше, составляется в произвольной форме, то для соблюдения требования пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ полагаем достаточным наличие на служебной записке подписи подотчетного лица при наличии предусмотренных (вышеприведенных) четырех составляющих. Тем самым, по нашему мнению, в рассматриваемой ситуации в качестве приложения к РКО может выступать подписанная руководителем организации служебная записка, которая является основанием для выдачи денежной наличности подотчетному лицу для передачи денежных средств соответствующему работнику (одаряемому).

Таким образом, если к РКО прилагается служебная записка, подписанная руководителем организации, сам расходный кассовый ордер подписывать руководителю нет необходимости.

Акт приема-передачи денежных средств

Как указано в абзаце втором пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБР, подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Повторимся, срок, на который выдаются (запрашиваются) под отчет наличные деньги, должен быть указан в заявлении подотчетного лица, а в рассматриваемой ситуации может быть указан в служебной записке, подписанной руководителем организации и подотчетным лицом. Заметим, что минимальный и максимальный сроки выдачи денег под отчет Указанием ЦБ РФ не определены.

Как мы отметили выше, в рассматриваемой ситуации речь идет о взаимоотношениях организации (работодателя) и физического лица (работника) в рамках гражданско-правового договора дарения. При этом положения (требования) Указания ЦБ РФ на физических лиц (не являющихся ИП) не распространяются.

В данных обстоятельствах, по нашему мнению, акт приема-передачи наличных денег, подписанный физическим лицом - получателем (одаряемым) с указанием его Ф.И.О. может служить полноценным подтверждающим документом. В подтверждение указанной позиции считаем возможным привести примеры из арбитражной практики, где суды признавали допустимыми доказательства, подтверждающие расходы юридического лица по договорам возмездного оказания юридических услуг (гражданско-правовой договор - глава 39 ГК РФ) физическими лицами, не являвшимися ИП.

В частности, Пятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 19.01.2016 N 05АП-11211/15, со ссылкой на п.п. 1, 2 ст. 861 ГК РФ, отметил, что расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться, в том числе, наличными деньгами и без ограничения суммы. Как указали судьи, представленные в материалы дела акты приема-передачи денежных средств подпадают под понятие расписки, а согласно ст. 408 ГК РФ надлежащее исполнение обязательств может быть оформлено распиской в получении исполнения, выдаваемой кредитором должнику. Аналогичные выводы содержатся в постановлении Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.10.2015 N 18АП-11427/15. Здесь же отдельно отмечено, что по смыслу ст. 408 ГК РФ расписка должна содержать Ф.И.О. получателя денежных средств, его паспортные и адресные данные, запись о полученной сумме денежных средств, подпись и дату. Той же позиции придерживались судьи в постановлении Восьмого арбитражного апелляционного суда от 17.06.2015 N 08АП-4654/15.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Договор дарения денег;

- Энциклопедия решений. Учет выдачи денежных средств из кассы под отчет;

- Энциклопедия решений. Выдача наличных денег под отчет и на иные цели.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Гильмутдинов Дамир

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Королева Елена

31 января 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.