Вопрос: Правомерно ли отказать работнику в возмещении понесенных им расходов на приобретение запасных частей к служебному автомобилю, если их покупка не была согласована с руководителем учреждения? (журнал "Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2017 г.)

Правомерно ли отказать работнику в возмещении понесенных им расходов на приобретение запасных частей к служебному автомобилю, если их покупка не была согласована с руководителем учреждения?

Т. Кочнова,

к.э.н., заместитель директора Департамента

бухгалтерского учета Минобрнауки России

Журнал "Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2017 г., с. 8-9.

Государственные (муниципальные) учреждения могут в рамках своей финансово-хозяйственной деятельности осуществлять расходы через подотчетных лиц. При этом им следует руководствоваться Указаниями ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указания N 3210-У) и Инструкцией N 157н*(1). Согласно данным документам им выдаются наличные денежные средства через расходный кассовый ордер (ф. 0310002) или деньги перечисляются на карты, выданные в ОФК, или зарплатные карты.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указаний N 3210-У). Форма авансового отчета (ф. 0504505) для ГМУ утверждена Приказом N 52н*(2).

Выдача наличных денег под отчет проводится при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок представления авансового отчета.

Выдавать денежные средства под отчет работникам, а также возмещать им перерасход по авансовому отчету можно только с согласия и ведома руководителя учреждения. Такие нормы закреплены в п. 6.3 Указаний N 3210-У и п. 213, 216 Инструкции N 157н.

Для получения денег нужно написать заявление на имя руководителя, в котором указывают сумму наличных к получению, их назначение, а также приводят расчет (обоснование) размера необходимой суммы и срок, на который она выдается.

Исходя из этих норм, если покупка запасных частей не была согласована с руководителем учреждения, работнику может быть отказано в возмещении понесенных им расходов.

Учреждение вправе предусмотреть свой порядок выдачи денежных средств на возмещение понесенных сотрудником расходов в учетной политике.

1 января 2017 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".