Вопрос: Работник учреждения потерял документы, подтверждающие факт его проживания в гостинице, пока он находился в служебной командировке. Как учреждению принять произведенные указанным работником расходы? (журнал "Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 1, январь 2017 г.)

Работник учреждения потерял документы, подтверждающие факт его проживания в гостинице, пока он находился в служебной командировке. Как учреждению принять произведенные указанным работником расходы?

А. Репин,

эксперт журнала "Ревизии и проверки финансово-хозяйственной

деятельности государственных (муниципальных) учреждений"

Журнал "Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 1, январь 2017 г., с. 52-55.

В случае утери документов, подтверждающих факт оплаты проживания работника учреждения в служебной командировке, принять названные расходы можно на основании дубликата выданного гостиницей счета. Кроме того, в качестве подтверждения можно приложить выписку операций по банковской карточке сотрудника, если оплата проживания осуществлялась с использованием такой карты.

Обоснование. В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Работники направляются в командировки на некоторый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на основании решения работодателя. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, тоже признается командировкой.

В силу ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы на проезд;

расходы на наем жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В служебной командировке работники могут проживать либо в гостинице, либо в арендованном жилом помещении.

1. Проживание в гостинице. Правила предоставления гостиничных услуг утверждены Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085. Исходя из ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. К договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках, предусмотренные гл. 9 ГК РФ.

В силу ст. 161 ГК РФ в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения, должны совершаться:

- сделки юридических лиц между собой и с гражданами;

- сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, - независимо от суммы сделки.

Таким образом, договор на проживание должен быть заключен в письменном виде. Напомним, что для совершения сделки в письменной форме составляется документ, выражающий ее содержание и подписанный лицом или лицами, совершающими сделку, либо уполномоченными ими лицами (ст. 160 ГК РФ).

В соответствии с п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг договор заключается между потребителем и исполнителем путем составления документа, который подписывается двумя сторонами и должен содержать:

- наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество (если имеется)), сведения о государственной регистрации;

- сведения о заказчике (потребителе);

- сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

- цену номера (места в номере);

- период проживания в гостинице;

- иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя).

Следовательно, в случае проживания работника в служебной командировке в гостинице с ним заключается публичный договор, подтверждением заключения которого является выданный гостиницей счет, содержащий указанные реквизиты.

Кроме того, необходимо учитывать, что согласно положениям Федерального закона N 54-ФЗ*(1) организации, осуществляющие наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг, обязаны выдавать контрольно-кассовый чек или бланк строгой отчетности, содержащие реквизиты, поименованные в указанном законе.

С учетом изложенного в случае проживания в служебной командировке в гостинице документом, подтверждающим проживание, является счет (иной документ), выданный гостиницей, который должен содержать необходимые реквизиты, и дополнительно к нему будет выдан кассовый чек либо БСО. Требовать представления письменного договора в этом случае не нужно.

2. Самостоятельная аренда жилого помещения (квартиры). В том случае, когда работник учреждения самостоятельно арендует в месте командировки жилое помещение (квартиру), в качестве подтверждающих документов могут быть использованы договор найма жилого помещения, заключенный с собственником помещения, и расписка собственника в получении денежных средств за проживание. Указанные документы должны быть составлены в простой письменной форме (ст. 674 ГК РФ).

Если же договор аренды заключен с участием риелторской фирмы, в подтверждение произведенных расходов работник должен представить в бухгалтерию организации договор с риелторским агентством, расписку наймодателя о получении платы, квитанцию к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, лицам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ. В свою очередь, порядок и размеры возмещения данных расходов лицам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работникам государственных учреждений субъектов РФ, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений предусматриваются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в бюджетных учреждениях регламентированы Постановлением N 729*(2), Положением об особенностях направления работников в служебные командировки*(3), а также Указом N 813*(4).

В силу поименованных документов возмещение расходов, связанных с проживанием в служебной командировке, должно осуществляться на основании оправдательных документов, перечень которых мы указали выше. Вместе с тем, по нашему мнению, в случае утери документов, подтверждающих факт оплаты работником учреждения проживания в служебной командировке, принять обозначенные расходы можно на основании дубликата счета, выданного гостиницей. Кроме того, в качестве подтверждения можно приложить выписку операций по банковской карточке сотрудника, если оплата проживания осуществлялась с использованием такой карты.

1 января 2017 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

*(2) Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений".

*(3) Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

*(4) Указ Президента РФ от 18.07.2005 N 813 "О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих".