Вопрос: Организация арендует земли у физических лиц на протяжении нескольких лет. У нее нет возможности связаться со всеми физическими лицами для сверки персональных данных. У некоторых физических лиц нет паспортных данных, либо паспортные данные не актуальны, либо отсутствует ИНН. Какие штрафные санкции может применить налоговый орган к организации при сдаче ежегодной отчетности по форме 2-НДФЛ? Как можно минимизировать эти штрафы? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2017 г.)

Организация арендует земли у физических лиц на протяжении нескольких лет. У нее нет возможности связаться со всеми физическими лицами для сверки персональных данных. У некоторых физических лиц нет паспортных данных, либо паспортные данные не актуальны, либо отсутствует ИНН.

Какие штрафные санкции может применить налоговый орган к организации при сдаче ежегодной отчетности по форме 2-НДФЛ? Как можно минимизировать эти штрафы?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Во избежание привлечения к ответственности за представление налоговому органу недостоверных сведений о физических лицах (получателях доходов в рамках заключенных с ними договоров аренды) организации следует предпринять все шаги по актуализации имеющихся у нее данных об указанных лицах. Например, обратиться в налоговые органы, в органы местного самоуправления населенного пункта, где, по данным организации, проживает или проживало физическое лицо, воспользоваться имеющимися онлайн-сервисами в сети Интернет.

Следует также сохранить документальные подтверждения о предпринятых организацией шагах, как то: копии писем, распечатки скриншотов из сети Интернет.

Обоснование вывода:

Доходы, полученные налогоплательщиком (физическим лицом) от источника в Российской Федерации при сдаче в аренду имущества, находящегося в РФ, признаются объектом обложения НДФЛ (ст.ст. 207, 209, пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

В свою очередь, российская организация - арендатор, являющаяся источником выплаты этого дохода, в соответствии с п.п. 1, 2 ст. 226 НК РФ признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет соответствующую (исчисленную) сумму НДФЛ.

Помимо этого, налоговым агентам вменено в обязанность представление в налоговые органы по месту своего учета сведений о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах НДФЛ, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему за этот налоговый период. В частности, согласно абзацу 2 п. 2 ст. 230 НК РФ документ, содержащий указанные выше сведения, представляется по каждому физическому лицу ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в порядке, утвержденным ФНС России, если иное не предусмотрено п. 4 ст. 230 НК РФ. Заметим, что иного применительно к рассматриваемой ситуации п. 4 ст. 230 НК РФ не предусмотрено.

Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@ "Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме" утверждены:

- форма 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица" (Приложение N 1, далее - форма 2-НДФЛ).

- Порядок заполнения формы 2-НДФЛ (Приложение N 2, далее - Порядок).

Данные о физическом лице - получателе дохода указываются в разделе 2 формы НДФЛ, в частности это:

- ИНН в Российской Федерации;

- фамилия, имя, отчество (при наличии);

- дата рождения;

- код документа, удостоверяющего личность, его серия и номер;

- адрес места жительства в РФ (почтовый индекс, код субъекта, район, город, населенный пункт, улица, дом, корпус, квартира);

- код страны проживания и адрес (полагаем очевидным, что указывается адрес в стране проживания, код которой здесь же и указан). Напомним, что согласно Общероссийскому классификатору стран мира ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001 (ОКСМ) (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 14.12.2001 N 529-ст) Российской Федерации соответствует код "643".

Федеральным законом от 02.05.2015 N 113-ФЗ глава 16 НК РФ ("Виды налоговых правонарушений и ответственность за их совершение") дополнена ст. 126.1 НК РФ (вступила в силу с 01.01.2016), предусматривающей ответственность за "представление налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения", что влечет взыскание штрафа в размере 500 рублей за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения. При этом согласно п. 2 ст. 126.1 НК РФ налоговый агент освобождается от ответственности в случае, если им самостоятельно выявлены ошибки и представлены налоговому органу уточненные документы до момента, когда налоговый агент узнал об обнаружении налоговым органом недостоверности содержащихся в представленных им документах сведений.

Письмом от 18.12.2015 N БС-4-11/22203@ ФНС России поручило территориальным налоговым органам довести до сведения налоговых агентов информацию об установлении налоговой ответственности по ст. 126.1 НК РФ и рекомендовать налоговым агентам в целях представления достоверных сведений в налоговый орган принять меры по актуализации персональных данных физических лиц - получателей дохода.

О необходимости принятия налоговым агентом перед представлением формы 2-НДФЛ мер по актуализации персональных данных физических лиц - получателей доходов в целях представления достоверных сведений в налоговый орган говорится в письме ФНС России от 01.11.2016 N БС-4-11/20817. При этом помимо прочего отмечено, что раздел 2 формы 2-НДФЛ "Данные о физическом лице - получателе дохода" должен быть заполнен налоговым агентом на основании данных документа, удостоверяющего личность налогоплательщика. В случае представления налоговым агентом формы 2-НДФЛ в соответствии с Порядком и в строгом соответствии с документом, удостоверяющим личность налогоплательщика, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства (при отсутствии иных нарушений форматно-логического контроля), такие сведения считаются прошедшими форматно-логический контроль и подлежат приему в полном объеме.

Паспортные данные

В целом, кроме ИНН физического лица, все прочие поля раздела 2 формы 2-НДФЛ должны заполняться на основании имеющихся у организации - налогового агента паспортных данных. Это: фамилия, имя, отчество (при наличии); дата рождения; адрес места жительства в РФ (почтовый индекс, код субъекта, район, город, населенный пункт, улица, дом, корпус, квартира). Между тем, помимо паспорта при заполнении раздела 2 формы 2-НДФЛ может использоваться и иной документ, содержащий указанные сведения.

Например, в справочнике "Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика" (приложение N 1 к Порядку заполнения формы 2-НДФЛ) указаны:

- паспорт гражданина Российской Федерации (код 21);

- военный билет (код 07);

- временное удостоверение личности гражданина РФ (код 14);

- иные документы (код 91).

Таким образом, перечень документов, на основании которых заполняются (указываются) сведения о физическом лице, не является исчерпывающим. В частности, отметим, что до настоящего времени признается действительным паспорт гражданина СССР, удостоверяющий личность гражданина РФ, до замены его в установленные сроки на паспорт гражданина Российской Федерации (п. 3 Указа Президента РФ от 13.03.1997 N 232 "Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации").

В письме от 06.04.2016 N БС-4-11/5909@ ФНС России пояснило, что допускается отсутствие показателей в поле "Адрес места жительства в Российской Федерации" при условии заполнения показателей в полях "Код страны проживания" и "Адрес". Полагаем, что, указав в этом поле код "643" и данные об адресе физического лица, имеющиеся у организации, при том, что ею будут предприняты все доступные меры по установлению действительного адреса (смотрите ниже), налоговый агент сможет избежать ответственности, предусмотренной ст. 126.1 НК РФ.

ИНН

Заметим, что в упомянутом выше письме от 01.11.2016 N БС-4-11/20817, констатируя возникновение ответственности по ст. 126.1 НК РФ, ФНС России, говоря о некорректных данных в форме 2-НДФЛ, называет: неверно заполненные ИНН отдельных работников и факты незаполнения неудержанной суммы налога.

Порядок и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) утверждены приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/435@ (далее - Порядок присвоения ИНН). В частности, в п. 16 Порядка присвоения ИНН установлено, что ИНН, присвоенный в том числе физическому лицу, не подлежит изменению, за исключением случаев внесения изменений в нормативные правовые акты РФ либо изменения его структуры, установленной Порядком присвоения ИНН. Заметим, что с момента утверждения Порядка присвоения ИНН изменений в него не вносилось.

Как указано в п. 17 Порядка присвоения ИНН при внесении изменений в сведения о месте жительства (месте пребывания) физического лица, содержащиеся в ЕГРН, ИНН не изменяется. Сохраняется присвоенный физическому лицу ИНН также и при снятии его с учета, причем по всем основаниям, предусмотренным НК РФ (за исключением смерти физического лица) (п. 19 Порядка присвоения ИНН).

Присвоенный ИНН может быть признан недействительным в случае внесения изменений в нормативные правовые акты РФ, а также (в частности) в случае обнаружения у физического лица более одного ИНН. При этом один из ИНН сохраняется, а остальные признаются недействительными (пп. 3 п. 20 Порядка присвоения ИНН). Признанный недействительным ИНН не может быть присвоен другому физическому лицу (п. 21 Порядка присвоения ИНН). При этом признанный недействительным ИНН и дата признания его недействительным, как указано в п. 22 Порядка присвоения ИНН, размещаются на сайтах управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации.

Таким образом, в случае возникновения сомнений в достоверности сведений об ИНН собственных арендодателей (физических лиц) либо (если данные об ИНН отсутствуют) о присвоении ИНН физическому лицу после заключения договора аренды организация может обратиться к онлайн-сервису, например, расположенному по адресу https://service.nalog.ru/inn.do. Здесь же можно убедиться в соответствии имеющегося у организации ИНН физического лица (арендодателя) реквизитам его паспорта (серия, номер).

Как указано в письме Минфина России от 18.04.2016 N 03-04-06/22325, налоговый агент должен предпринять все возможные меры по идентификации налогоплательщика, получившего от нее доход, включая направления в налоговый орган запроса об ИНН. Между тем отмечено, что не образует состава правонарушения, установленного ст. 126.1 НК РФ, представление в налоговый орган сведений о доходах физических лиц (формы 2-НДФЛ) без указания ИНН физического лица по причине его отсутствия, если указанные сведения прошли форматный контроль. О том, что форма 2-НДФЛ будет принята, если не заполнен реквизит "ИНН", говорилось и в письме ФНС России от 03.02.2016 N БС-4-11/1584@.

В письме от 12.02.2016 N БС-4-11/2303@ разъяснено, что форматно-логический контроль предусматривает проверку на наличие заполненного поля "ИНН в Российской Федерации" при реквизите "Гражданство (код страны)", равном "643". Результатом такого контроля является формирование протокола приема сведений о доходах физических лиц с типом сообщения налоговому агенту вида "Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России". При этом сведения о доходах физических лиц (при отсутствии иных нарушений форматно-логического контроля) считаются прошедшими контроль и подлежат приему (письмо ФНС России от 24.05.2016 N БС-3-11/2338@).

В заключение отметим, что следует быть готовым документально подтвердить то, что организацией как налоговым агентом были предприняты все доступные ей меры по установлению действительных данных о физических лицах - арендаторах (получателях дохода). Например, это могут быть копии (вторые экземпляры) писем с запросами, направленными в налоговые органы, самому физическому лицу, а также исполнительному органу местного самоуправления населенного пункта, где, по данным организации (например указанным в договоре аренды), проживает или проживало физическое лицо. Нелишним, полагаем, будет также сохранить распечатки скриншотов с онлайн-сервиса, упомянутого выше.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Гильмутдинов Дамир

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член РСА Мельникова Елена

17 марта 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.