Вопрос: Каким образом должен быть заполнен авансовый отчет (ф. 0504505) при внесении остатка (выдаче перерасхода) денежных средств? (журнал "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2017 г.)

Каким образом должен быть заполнен авансовый отчет (ф. 0504505) при внесении остатка (выдаче перерасхода) денежных средств?

С. Валова,

редактор журнала "Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2017 г., с. 31-33.

В соответствии с Инструкцией N 157н первичные учетные документы могут формироваться традиционным способом (вручную) или с применением автоматизированной системы обработки информации. При этом в первом случае в разделе "Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода" результаты от осуществления указанных операций отражаются работником бухгалтерии в первичном учетном документе (после утверждения руководителем). Во втором случае необходимость заполнения данного раздела отсутствует, поскольку в компьютерной программе такая запись формируется автоматически (см. Письмо Минфина РФ от 23.12.2016 N 02-07-10/77837).

Обоснование. В соответствии с п. 216 Инструкции N 157н, п. 6.3 Указания N 3210-У*(1) подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, представить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Неизрасходованные авансовые суммы сотрудник должен вернуть либо в кассу учреждения, либо на лицевой счет.

Форма авансового отчета (ф. 0504505) утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н. Она применяется для учета расчетов с подотчетными лицами.

На лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504505) подотчетное лицо приводит сведения о себе, а на оборотной стороне заполняет графы 1-6 о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету (ф. 0504505), нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В дальнейшем авансовый отчет (ф. 0504505) утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным.

Если по результатам оформления авансового отчета с подотчетным лицом необходимо произвести расчеты по зачислению остатка средств (выдаче перерасхода), эти операции осуществляются либо через кассу учреждения наличными деньгами, либо путем безналичного перечисления.

Если обработка информации в учреждении осуществляется вручную, результаты совершения указанных операций отражаются работником бухгалтерии в первичном учетном документе (после утверждения руководителем).

В случае формирования авансового отчета автоматизированным способом необходимость заполнения раздела, где отражается внесение остатка денежных средств или их выдача, по мнению Минфина, отсутствует, поскольку указанная операция заполняется автоматически в компьютерной программе.

Особенности формирования первичных учетных документов при автоматизированной обработке информации устанавливаются в рамках учетной политики учреждения.

1 марта 2017 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".