Вопрос: Сотрудник для нужд казенного учреждения за счет собственных средств приобрел картридж для принтера (старый сломался). Деньги под отчет ему предварительно не выдавались. Как отразить в бюджетном учете расчеты с сотрудником по возмещению произведенных им расходов? (журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2016 г.)

Сотрудник для нужд казенного учреждения за счет собственных средств приобрел картридж для принтера (старый сломался). Деньги под отчет ему предварительно не выдавались. Как отразить в бюджетном учете расчеты с сотрудником по возмещению произведенных им расходов?

М. Мишанина,

редактор журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2016 г., с. 77-78.

Такие расходы могут быть возмещены сотруднику, только если они были произведены с разрешения или ведома работодателя и подтверждены соответствующими документами. Определить, как будут учитываться такие расходы на счетах бюджетного учета, учреждение вправе самостоятельно при формировании своей учетной политики.

Обоснование. В силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику возмещаются расходы, связанные с его использованием. При соблюдении вышеуказанных условий учреждение обязано возместить сотруднику понесенные им расходы на покупку картриджа.

Четких рекомендаций по отражению в бюджетном учете операций, связанных с возмещением работникам расходов, которые они производят в интересах учреждения за счет личных средств, инструкции N 157 и N 162н не содержат. Учитываться такие расходы могут на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" либо на счете 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам". Учреждение вправе самостоятельно при формировании учетной политики определить один из счетов, на котором будут отражаться его обязательства перед работником в случае возмещения произведенных им расходов без предварительного получения денежных средств под отчет (п. 6 Инструкции N 157н).

Минфин, рассматривая в Письме от 30.09.2011 N 02-06-05/4406 аналогичную ситуацию, указал, что более корректно будет отразить обязательство учреждения в сумме произведенного расхода сотрудником, не получившим предварительно денежных средств под отчет, на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" и счета санкционирования расходов бюджета - 0 502 00 000. В то же время отмечено, что если учреждение в рассматриваемом случае решит отражать обязательства перед своими работниками на соответствующем счете аналитического учета счета 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам", то это не будет являться нарушением порядка ведения бюджетного учета.

Рассмотрим пример, когда расчеты с сотрудником по возмещению произведенных им расходов отражаются с применением счета 0 208 00 000.

Пример

Сотрудник казенного учреждения за счет личных денежных средств по согласованию с работодателем приобрел картридж для принтера стоимостью 1 200 руб. Деньги под отчет сотруднику предварительно не выдавались. Подтверждающие покупку документы (товарный, кассовый чек) представлены в бухгалтерию. Учетной политикой учреждения предусмотрено отражать рассматриваемые расходы на счете 0 208 00 000 на основании утвержденного руководителем авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых к нему документов. Расходы на приобретение картриджа возмещены сотруднику из кассы учреждения.

В бюджетном учете отражены следующие корреспонденции счетов:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Принят к учету картридж в составе материальных запасов	1 105 36 340	1 208 34 660	1 200	Авансовый отчет (ф. 0504505), товарный, кассовый чек
Выдана сотруднику из кассы учреждения сумма возмещения понесенных им расходов на покупку картриджа	1 208 34 560	1 201 34 610	1 200	Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)

1 октября 2016 г.