Вопрос: Если в локальном акте будет указано условие о том, что в случае непредоставления работником документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание в командировке, то такие расходы не возмещаются, то могут ли проверяющие органы ГИТ наложить штраф за данное условие? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", октябрь 2016 г.)

Если в локальном акте будет указано условие о том, что в случае непредоставления работником документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание в командировке, то такие расходы не возмещаются, то могут ли проверяющие органы ГИТ наложить штраф за данное условие?

По возвращении из командировки работник обязан предоставить работодателю отчет с приложением документов о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. Следовательно, без предоставления данных документов работодатель не сможет оплатить командировочные расходы. Полагаем, что корректнее будет формулировка что командировочные расходы выплачиваются при предоставлении работником документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание.

Правовое обоснование:

Согласно п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Согласно п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Как следует их п. 11 данного Постановления, работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 ТК РФ.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", октябрь 2016 г.