Вопрос: Работник учреждения направлен в командировку на служебном автомобиле. В пути случилась поломка. Работник произвел дополнительные расходы за счет собственных средств на приобретение запасной части взамен пришедшей в негодность, проведение ремонта и закупку бензина. Как в бухгалтерском учете бюджетного учреждения отразить данные расходы? (журнал "Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", N 5, сентябрь-октябрь 2016 г.)

Работник учреждения направлен в командировку на служебном автомобиле. В пути случилась поломка. Работник произвел дополнительные расходы за счет собственных средств на приобретение запасной части взамен пришедшей в негодность, проведение ремонта и закупку бензина. Как в бухгалтерском учете бюджетного учреждения отразить данные расходы?

Т.П. Кочнова,

к.э.н., заместитель директора департамента

бухгалтерского учета Минобрнауки РФ

Журнал "Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", N 5, сентябрь-октябрь 2016 г., с. 14-16.

При направлении работника в командировку работодатель обязан возместить ему следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):

- на проезд;

- на наем жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Такими расходами могут быть представительские расходы, которые понесены работником в период нахождения в командировке, расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы на оплату предоставленных в поездах постельных принадлежностей и др.

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ*(1) по подстатье 212 "Прочие выплаты" КОСГУ отражаются расходы на возмещение работодателем в пользу сотрудников расходов, связанных со служебными командировками:

- на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования, соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

- на наем жилых помещений;

- на дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- на иные расходы, произведенные работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.

Осуществление работником учреждения, находящимся в служебной командировке, расходов на приобретение ГСМ с разрешения или ведома работодателя в рамках иных расходов на проезд до места командирования и обратно на служебном автотранспорте, установленных в коллективном договоре или локальном акте, отражается по коду вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" в увязке с подстатьей 212 "Прочие выплаты" КОСГУ. Такое разъяснение содержит Письмо Минфина РФ от 15.07.2016 N 02-05-10/41796. Принятие ГСМ к учету отражается на основании авансового отчета командированного работника и прилагающихся к нему документов.

Примечание. Перечень иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя, и размеры их возмещения должны быть определены работодателем в коллективном договоре.

Пример

По возвращении из командировки в бухгалтерию бюджетного учреждения был представлен авансовый отчет об осуществленных с разрешения руководителя дополнительных расходах за счет собственных средств командированного работника. В связи с поломкой служебного автомобиля были произведены следующие расходы: на приобретение запасных частей - 3 000 руб., на ремонтные работы - 5 000 руб., на приобретение бензина - 2 000 руб.

Расходы отнесены к общехозяйственным затратам учреждения за счет средств субсидии на выполнение задания. После утверждения авансового отчета денежные средства в общей сумме 10 000 руб. выданы сотруднику из кассы учреждения.

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения будут сформированы следующие бухгалтерские записи в соответствии с Инструкцией N 174н*(2):

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Принятие к учету вложений в материальные запасы, приобретенные через подотчетное командированное лицо
ГСМ	4 106 34 340	4 208 12 660	2 000
запасных частей	4 106 34 340	4 208 12 660	3 000
Принятие к учету материальных запасов
ГСМ	4 105 33 340	4 106 34 340	2 000
запасных частей	4 105 36 340	4 106 34 340	3 000
Принятие к учету оплаченных подотчетным командированным лицом дополнительных расходов (на проведение ремонта автомобиля)	410980 212	4 208 12 660	5 000
Выдача из кассы учреждения подотчетному лицу денежных средств	4 208 12 560	420134 610 18	10 000
Списание израсходованных материальных запасов
ГСМ	4 109 80 272	4 105 33 440	2 000
запасных частей	4 109 80 272	4 105 36 440	3 000

1 сентября 2016 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждены Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н.

*(2) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.