Вопрос: Какие требования установлены для оформления и хранения в учреждении расчетных листков по заработной плате? (журнал "Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", N 5, сентябрь-октябрь 2016 г.)

Какие требования установлены для оформления и хранения в учреждении расчетных листков по заработной плате?

Т.П. Кочнова,

к.э.н., заместитель директора департамента:

бухгалтерского учета Минобрнауки РФ

Журнал "Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", N 5, сентябрь-октябрь 2016 г., с. 48-50.

В соответствии с положениями Инструкции N 157н*(1) в целях организации и ведения бухгалтерского учета в своей учетной политике учреждения утверждают:

- обязательные общие требования к ведению бухгалтерского учета;

- правила документооборота и технологию обработки учетной информации;

- график документооборота.

Первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям ТК РФ.

Государственные и муниципальные учреждения формируют расчетные листки по заработной плате работников на основании форм, установленных Приказом N 52н*(2).

Согласно требованиям Приказа N 52н расчет заработной платы осуществляется на основании расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402). Сведения из данных ведомостей отражаются в карточке-справке (ф. 0504417).

Карточка-справка применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения, в которой, помимо общих сведений о работнике, ежемесячно отражаются по всем источникам финансового обеспечения (деятельности):

- суммы начисленной заработной платы по видам выплат;

- суммы удержаний (по видам удержаний);

- сумма к выдаче.

В Письме Минфина РФ от 14.04.2016 N 02-06-05/21573 отмечено, что соответствии с Приказом N 52н методическими указаниями по применению карточки-справки не предусмотрены формирование и хранение вторых экземпляров расчетных листков. При этом карточка-справка является обязательным документом в составе документооборота учреждения, являющимся основанием для начисления пенсий и определения трудового стажа работника.

Примечание. Хранение первичных (сводных) учетных документов обеспечивается в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

В пункте 14 Инструкции N 157н указано, что хранение первичных (сводных) учетных документов обеспечивается в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Сроки хранения бухгалтерской документации определены Перечнем N 558*(3), согласно ст. 412 которого документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности, о получении заработной платы и других выплат) должны храниться:

- при условии проведения проверки (ревизии) - 5 лет;

- при отсутствии лицевых счетов - 75 лет.

Таким образом, карточка-справка должна храниться в случае отсутствии лицевых счетов - 75 лет, если иное не будет предусмотрено в учетной политике учреждения, которой устанавливаются прав и документооборота.

1 сентября 2016 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

*(3) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.