Вопрос: В бюджетном учреждении на забалансовом счете 02 "Материальные ценности, принятые на хранение" учитывается программное обеспечение, предназначенное для резервного копирования системной информации. Какая используется форма акта о списании по ОКУД для списания данного программного обеспечения? (журнал "Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", N 19, октябрь 2016 г.)

В бюджетном учреждении на забалансовом счете 02 "Материальные ценности, принятые на хранение" учитывается программное обеспечение, предназначенное для резервного копирования системной информации.

Какая используется форма акта о списании по ОКУД для списания данного программного обеспечения?

А. Киреева,

эксперт службы правового консалтинга ГАРАНТ

Журнал "Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", N 19, октябрь 2016 г., с. 40-42.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу.

Программное обеспечение, предназначенное для резервного копирования системной информации, должно учитываться на счете 01 "Имущество, полученное в пользование". При списании программного обеспечения с забалансового учета в качестве первичного документа может оформляться Бухгалтерская справка (форма 0504833).

Обоснование. Государственное учреждение может приобретать право использования программного обеспечения на основании лицензионного договора.

Предметом лицензионного договора является предоставление или обязательство предоставить обладателем исключительного права на программу для ЭВМ (лицензиаром) права использования этой программы другой стороне (лицензиату) в установленных договором пределах (п. 1, 4 ст. 1286 Гражданского кодекса Российской Федерации). Лицензионный договор заключается в письменной форме. Если договор является возмездным, в нем должен быть указан размер вознаграждения за использование программы для ЭВМ или порядок исчисления такого вознаграждения (п. 2, 3 ст. 1286 ГК РФ).

Одним из обязательных условий, в соответствии с которым объект относится к нематериальным активам, является наличие надлежаще оформленных документов, устанавливающих исключительное право на актив (п. 56 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н).

Приобретенное право на использование программы, предназначенной для резервного копирования системной информации, не является исключительным правом на актив, поэтому нет оснований для включения такого права в состав нематериальных активов бюджетного учреждения.

В соответствии с п. 66, 333 Инструкции N 157н право на использование программы для ЭВМ учитывается учреждением (лицензиатом) на забалансовом счете 01 "Имущество, полученное в пользование" по стоимости, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре.

Таким образом, по нашему мнению, программное обеспечение, предназначенное для резервного копирования системной информации, должно учитываться на счете 01 "Имущество, полученное в пользование".

Как правило, срок использования программы определяется условиями лицензионного договора.

Согласие на заключение лицензионного договора может быть получено, например, путем:

- проставления отметки напротив пункта "Принимаю условия лицензионного соглашения" (или иного аналогичного по содержанию пункта) при установке программы;

- активации и (или) запуска программы. С этого момента договор будет считаться заключенным.

Если лицензионным договором (соглашением) не предусмотрен конкретный срок использования программного продукта, то срок его использования устанавливается комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов. При этом списание указанного программного продукта с забалансового счета 01 "Имущество, полученное в пользование" осуществляется только по истечении срока его использования (см., в частности, письмо Минфина России от 18.03.2016 N 02-07-10/15362).

Напомним, что в соответствии с п. 4 ст. 1235 Гражданского кодекса Российской Федерации срок, на который заключается лицензионный договор, не может превышать срок действия исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации. В случае, когда в лицензионном договоре срок его действия не определен, договор считается заключенным на пять лет, если ГК РФ не предусмотрено иное.

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ; п. 7 Инструкции N 157н).

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством, должны оформляться первичные документы:

- создаваемые непосредственно в госучреждении;

- поступающие в госучреждение из иных организаций государственного сектора.

На практике это означает, что в указанных случаях при оформлении фактов хозяйственной жизни обязательно должны применяться унифицированные формы документов класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления" ОКУД утвержденные приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее - Приказ N 52н). Унифицированные формы иных классов в организациях государственного сектора должны обязательно применяться в том случае, если это прямо предусмотрено приложениями к Приказу N 52н или иными правовыми актами уполномоченных органов на основании федеральных законов.

При любых обстоятельствах должно соблюдаться несложное правило: каждая бухгалтерская запись (проводка) в регистрах бухгалтерского учета может быть отражена только на основании какого-либо первичного документа или свода первичных документов.

Если соответствующая унифицированная форма отсутствует (не должна применяться), а разработка специальной формы для оформления конкретного факта хозяйственной жизни нецелесообразна, то должна оформляться Бухгалтерская справка (форма 0504833).

С учетом изложенного выбытие программ с забалансового счета 01 "Имущество, полученное в пользование" может отражаться на основании положений соответствующего лицензионного (иного) договора, а в качестве первичного документа может оформляться Бухгалтерская справка (форма 0504833).

Обратите внимание: по каждому программному продукту должна быть открыта Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (форма 0504041) (п. 334 Инструкции N 157н). В Карточке (форма 0504041) желательно отразить информацию о сроке использования программы, также может быть проставлена отметка о дате начала использования и дате окончания срока действия лицензии.

К сведению: так как программное обеспечение, предназначенное для резервного копирования системной информации, должно учитываться на счете 01 "Имущество, полученное в пользование", можно говорить о наличии ошибки, допущенной при отражении операций в бухгалтерском учете бюджетного учреждения.

Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бухгалтерского учета бюджетного учреждения, производится в порядке, предусмотренном п. 18 Инструкции N 157н.

Так, исправление ошибок за период, за который бухгалтерская отчетность в установленном порядке предоставлена, отражается датой обнаружения ошибки дополнительной бухгалтерской записью или бухгалтерской записью, оформленной по способу "Красное сторно", и (или) дополнительной бухгалтерской записью.

Все исправления оформляются Справкой (форма 0504833), содержащей информацию по обоснованию внесения исправлений, наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (Журнала операций), его номер (при наличии), а также период, за который он составлен.

18 октября 2016 г.