Как подготовиться к отчету (журнал "Расчет", N 11-12, ноябрь-декабрь 2016 г.)

Как подготовиться к отчету

Журнал "Расчет", N 11-12, ноябрь-декабрь 2016 г., с. 50-51.

Прежде чем составлять итоговую отчетность, компании нужно кроме прочего: проверить наличие всех первичных документов и правильность их заполнения. "Расчет" публикует отрывок из книги "Годовой отчет 2017", в котором авторы подробно рассказывают, как навести порядок в "первичке".

Всем известно, что работа бухгалтера связана с огромным количеством бумаг. Это и не удивляет: каждый факт хозяйственной жизни оформляют первичным учетным документом. Такое требование установлено частью 1 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", который действует с 1 января 2013 года. На основании этих бумаг бухгалтер делает записи в учете. Поэтому документы и называют первичными: ведь если нет документа - нет и основания для бухгалтерской проводки. Имейте в виду: основанием для проводки служит не только документ, но и реальность самого факта хозяйственной жизни.

В Законе N 402-ФЗ отсутствует требование об обязательном применении унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом РФ. Используемые в фирме формы первичных учетных документов утверждает ее руководитель (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Однако все они должны содержать обязательные реквизиты, такие как: наименование документа, дата его составления, название экономического субъекта, составившего документ, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения, указание должности лица, совершившего операцию и ответственного за правильность оформления свершившегося события, а также подписи этих лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

Обратите внимание: теперь в первичном учетном документе может быть как натуральный и денежный измерители одновременно, так и один из них: или натуральный, или денежный (вспомните такие документы, как, к примеру, табель учета рабочего времени, журналы и документы складского учета и др.). Новое требование - расшифровка подписей на первичных учетных документах.

Но самостоятельная разработка форм первичных учетных документов - объемная и трудоемкая работа. К тому же все унифицированные формы первичных документов уже есть в бухгалтерских программах. Поэтому ваша фирма может продолжать использовать унифицированные формы уже в добровольном порядке. Так, Госкомстатом разработаны типовые бланки для учета: основных средств и нематериальных активов, материалов, кассовых операций, операций, связанных с оплатой труда, результатов инвентаризации.

Кроме того, Госкомстат разработал бланки, учитывающие специфику отдельных отраслей. Так, в настоящее время утверждены типовые бланки для учета: торговых операций (в т.ч. при продаже товаров в кредит и по договорам комиссии), операций на предприятиях общественного питания, денежных расчетов с населением с применением ККМ и другие.

Если вы решите использовать в работе стандартные бланки, то в этом случае в учетной политике лучше упомянуть об этом факте, указав, что в качестве первичных учетных документов фирма применяет унифицированные формы.

Если фирма применяет унифицированные формы первичных учетных документов, и для какого-то факта хозяйственной жизни типовой бланк не предусмотрен, вы можете разработать его самостоятельно. Главное, чтобы он содержал все необходимые обязательные реквизиты. Поясним на примере.

Несмотря на то, что Закон N 402-ФЗ разрешает разрабатывать и утверждать "свои" первичные учетные документы, формы первичных документов, которые введены уполномоченными органами на основании других федеральных законов, по-прежнему обязательны для применения. Изменять их запрещено (письмо Минфина России от 6 февраля 2015 г. N 07-01-12/4833).

Формат электронных документов

Закон N 402-ФЗ уравнивает в правах бумажные и электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (ч. 5, 6 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Бумажную копию электронного документа допускается изготавливать только по требованию контрагента, если это предусмотрено договором. Подписать электронный документ можно простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью (письмо Минфина России от 2 сентября 2014 г. N 03-03-06/1/43920). Но только в случае, если это не запрещено законом или согласовано участниками электронного документооборота (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ).

В электронной форме можно составлять не только первичные документы, которыми фирма обменивается со своими контрагентами, но и внутренние бумаги - например, авансовые отчеты, подписывая их квалифицированной электронной подписью. Обратите внимание на то, что электронные документы для передачи в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи должны быть составлены по форматам, установленным ФНС России (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Фирмам, которые хотят использовать электронный документооборот в "первичке", налоговые контролеры рекомендуют применять утвержденные ими форматы акта приемки-сдачи работ (услуг) и товарной накладной ТОРГ-12. Формат этих документов утвержден приказом ФНС России от 21 марта 2012 года N ММВ-7-6/172@. Как пояснили контролеры, использование этих форматов позволит фирмам не распечатывать дополнительно документы на бумажном носителе при передаче их в инспекцию для подтверждения расходов. Кроме того, инспекторы отметили, что "единожды переданный по телекоммуникационным каналам связи такой документ повторно налоговым органом запрашиваться уже никогда не будет".

Исправление первичных документов

Нередко складываются ситуации, когда в уже подписанные и отраженные в регистрах бухгалтерского учета первичные документы необходимо вносить изменения. Закон N 402-ФЗ не содержит положений о замене "первички" при обнаружении в ней ошибок. Об этом напомнил Минфин в письме от 22 января 2016 года N 07-01-09/2235. Чтобы устранить ошибку, необходимо внести исправления в первичный документ (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Исправление должно содержать дату, а также подписи лиц, составивших новый документ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Аналогичное указание на порядок исправления содержится и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н): "Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений". Согласно пункту 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 года N 105, ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное. Исправление должно быть оговорено надписью "Исправлено", подтверждено подписями лиц, подписавших документ, рядом должна быть проставлена дата исправления.

Финансисты отметили, что фирма может самостоятельно разработать способы внесения исправлений как в бумажные, так и в электронные первичные документы (ч. 2-4 ст. 8 Закона N 402-ФЗ, ПБУ 1/2008 "Учетная политика организаций", утв. приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. N 106н). При разработке таких способов можно руководствоваться действующими нормативными правовыми актами, которые регулируют аналогичные вопросы.

В частности, в Правилах заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС (утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137), прописан порядок внесения исправлений в счет-фактуру. Фирмы при разработке способов внесения исправлений в "первичку", среди прочего, могут также ориентироваться на этот порядок.