Вопрос: Какой обязательный перечень документов должен быть у индивидуального предпринимателя при использовании им наемного труда? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", декабрь 2016 г.)

Какой обязательный перечень документов должен быть у индивидуального предпринимателя при использовании им наемного труда?

Конкретного исчерпывающего перечня обязательных кадровых документов не существует. Законодательство в ряде статей предусматривает наличие в организации обязательных документов, например таких: правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков, документы о защите персональных данных, трудовые договоры, трудовые книжки, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, личные карточки, табель учета рабочего времени, приказы (о приеме на работу, о прекращении трудового договора, о применении дисциплинарных взысканий и др.), утвержденная форма расчетного листа и другие.

Кроме того, каждым работодателем должны быть разработаны и утверждены документы о создании службы охраны труда или о введении должности специалиста по охране труда; программы вводного, первичного, внепланового, целевого инструктажей; документы об утверждении перечня профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте; документы о прохождении обучения по охране труда; инструкции по охране труда.

Правовое обоснование:

Согласно ст. 189 ТК РФ трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка.

Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

В соответствии со ст. 15 ТК РФ трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Статья 57 ТК РФ, предусматривает, что обязательным для включения в трудовой договор является следующее условие: трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

В соответствии со ст. 86 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующее требование (помимо иных): работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

В силу ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ.

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

В силу п. 40 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

В соответствии с п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

В силу ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

В ст. 193 ТК РФ указано, что приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

Согласно ст. 136 ТК РФ форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

В соответствии со ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее - локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Согласно ст. 217 ТК РФ в целях обеспечения соблюдения требований охраны труда, осуществления контроля за их выполнением у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, численность работников которого превышает 50 человек, создается служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда, имеющего соответствующую подготовку или опыт работы в этой области. При отсутствии у работодателя службы охраны труда, штатного специалиста по охране труда их функции осуществляет руководитель организации, другой уполномоченный работодателем работник либо организация или специалист, оказывающие услуги в области охраны труда, привлекаемые работодателем по гражданско-правовому договору.

Согласно ст. 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", декабрь 2016 г.