Новые документы для получения СНИЛС для сотрудника (С.Е. Нестеров, журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2016 г.)

Новые документы для получения СНИЛС для сотрудника

С.Е. Нестеров,

эксперт журнала "Оплата труда: бухгалтерский

учет и налогообложение"

Журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2016 г., с. 47-52.

8 октября 2016 года вступило в силу Постановление Правления ПФР от 01.06.2016 N 473п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению" (далее - Постановление N 473п). С этой даты прекратили действие п. 1-4.1 Постановления Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п, которыми были утверждены аналогичные формы. С учетом важности СНИЛС (в частности, для заполнения формы СЗВ-М) расскажем о новшествах, которые затронули порядок получения свидетельства обязательного пенсионного страхования.

Постановлением N 473п обновлены в том числе следующие формы документов:

анкета застрахованного лица (АДВ-1);

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (АДИ-1);

страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (АДИ-7);

индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-1);

индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-3);

индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (СЗВ-4-1);

индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (списочная форма) (СЗВ-4-2);

выписка из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СЗИ-5);

сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица (СЗВ-6-1);

сведения о страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии (СПВ-2).

Постановлением также введена новая Инструкция по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования (далее - Инструкция N 473п).

В приложении 2 к Инструкции N 473п приведены образцы заполнения документов, а в приложении 3 изложены правила подготовки документов в электронной форме.

К сведению. 3 октября начали действовать постановления Правления ПФР от 09.09.2016 N 850п *(1) и 849п *(2).

Регистрация работников в ПФР - обязанность работодателя

Физические лица при поступлении на работу, а также при заключении гражданско-правовых договоров, на вознаграждения по которым согласно законодательству РФ начисляются страховые взносы, обязаны предъявить страхователю свидетельство обязательного пенсионного страхования (ч. 1 ст. 65 ТК РФ, п. 3 ст. 9 Федерального закона N 27-ФЗ*(3)).

Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования - документ, который содержит страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС), дату регистрации в качестве застрахованного лица и некоторые анкетные данные указанного лица (п. 1 ст. 7 Федерального закона N 27-ФЗ).

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона N 27-ФЗ страхователь должен предоставить сведения при приеме на работу граждан, не имевших до этого страхового стажа и страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.

Итак, в случае отсутствия СНИЛС в течение двух недель со дня заключения трудового договора (или гражданско-правового договора, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы) работодателю надо подать в фонд документы на регистрацию (п. 9 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 N 987н (далее - Инструкция N 987н)).

Оформляем документы для получения СНИЛС для сотрудника

Сначала работнику необходимо подать соответствующее заявление о выдаче ему страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования впервые или выдаче нового свидетельства (взамен утраченного). Заявление пишется в произвольной форме на имя руководителя организации.

Приведем образец такого заявления.

Директору ООО "Матрица" О.С. Борисову от кассира А.В. Мориной

Заявление

На основании п. 3 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" прошу оформить и выдать мне свидетельство обязательного пенсионного страхования. Ранее данное свидетельство мне не выдавалось.

24 октября 2016 года           Морина             А.В. Морина

                          --------------

На основании заявления нужно оформить анкету по форме АДВ-1 и опись по форме АДВ-6-1.

Обратите внимание! Заполненная заглавными печатными буквами анкета застрахованного лица должна быть подписана работником (п. 18, 19 Инструкции N 473п).

С учетом новшеств надо обратить внимание на заполнение информации о гражданстве и месте рождения работника.

Графа "Гражданство" стала обязательной. Если раньше ее можно было не заполнять, то теперь в обязательном порядке для граждан РФ указывается "РОССИЯ", а для иностранных граждан приводится наименование страны гражданства.

Что касается графы "Место рождения", она заполняется по следующему алгоритму: "населенный пункт - район - регион - страна".

При этом согласно уточнениям ПФР для лиц, которые родились в столице или административном центре субъекта РФ, указывается только город (например, Нижний Новгород). Для других городов надо кроме названия указать регион (например, Арзамас Нижегородская область).

К сведению. В анкете в качестве адреса регистрации для российского гражданина отражается адрес, по которому он зарегистрирован, для иностранного гражданина - адрес, зафиксированный миграционной службой при регистрации.

Анкета застрахованного лица может быть представлена как на бумаге, так и по электронным каналам связи.

Следует отметить, что Постановлением N 473п для анкет в электронном виде увеличено с 40 до 80 число знаков в графах, где приводятся личные данные работников (фамилия, имя, гражданство, район, страна и др.).

К сведению. При оформлении описи по форме АДВ-6-1, которой сопровождаются анкеты, печать ставится только теми организациями, у которых она есть.

Если работодатель обращается в ПФР за оформлением нового свидетельства в связи с утратой старого, составляется заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства по форме АДВ-3. 

Получаем СНИЛС из ПФР и выдаем его работнику

Работодатель получает готовое страховое пенсионное свидетельство в территориальном отделении ПФР. Оно должно быть готово не позднее чем через три недели со дня представления в территориальное отделение ПФР всех необходимых документов.

К сведению. Бланк страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования по форме АДИ-7 является защищенной полиграфической продукцией уровня "В" (п. 4 Постановления N 473п).

Пенсионный фонд обращает внимание на следующее: СНИЛС является одним из основных реквизитов, обязательных для заполнения в форме СЗВ-М, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 N 83п. В связи с ограниченными сроками представления данной отчетности и во избежание применения финансовых санкций за непредставление страхователем в установленный срок формы СЗВ-М при заключении им трудового договора (договора гражданско-правового характера на выполнение работ или оказание услуг) с застрахованным лицом, не зарегистрированным в системе обязательного пенсионного страхования, необходимо в оперативном порядке представить на это лицо анкету застрахованного лица в территориальный орган ПФР. Фонд в пятидневный срок открывает индивидуальный лицевой счет и выдает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Вместе со свидетельством выдается сопроводительная ведомость по форме АДИ-5. 

Обратите внимание! В течение недели со дня получения страхового пенсионного свидетельства его необходимо выдать работнику под подпись в сопроводительной ведомости по форме АДИ-5. Сопроводительная ведомость возвращается в ПФР в течение месяца со дня ее получения.

Следует отметить, что в обновленном свидетельстве изменен текст на оборотной стороне карточки. Ранее было указано, что страховое свидетельство подлежит обмену в случаях изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица... Теперь отмечено: страховое свидетельство подлежит обмену в случаях изменения анкетных данных, указанных на лицевой стороне страхового свидетельства.

Что делать, если в полученном свидетельстве обнаружены ошибки? В соответствии с правилами п. 15 Инструкции N 987н необходимо:

заполнить листок исправлений (по форме АДВ-9);

дать работнику подписать форму АДВ-9;

отправить форму АДВ-9 в отделение ПФР вместе с сопроводительной ведомостью по форме АДИ-5 и свидетельством, в котором допущены ошибки. Новое страховое пенсионное свидетельство территориальный орган ПФР должен выдать не позднее чем через три недели после получения этих документов.

* * *

Итак, работодатели должны оформлять для своих работников страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. Теперь такое свидетельство оформляется по новой форме АДИ-7. При этом свидетельства старого образца менять не надо.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) "Об утверждении форм заявлений и уведомления, инструкций по их заполнению, Порядка доведения до сведения застрахованных лиц указанных форм заявлений, уведомления и инструкций по их заполнению".

*(2) "Об утверждении форм заявлений об отказе от финансирования накопительной пенсии и направлении на финансирование страховой пенсии 6,0 процента индивидуальной части тарифа страхового взноса и об отзыве заявления об отказе от финансирования накопительной пенсии и направлении на финансирование страховой пенсии 6,0 процента индивидуальной части тарифа страхового взноса, Порядка их рассмотрения Пенсионным фондом Российской Федерации и принятия по ним решений".

*(3) Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования".