Комментарий к письму Федеральной налоговой службы от 01.11.2016 N БС-4-11/20817 (О.И. Волкова, журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтера", N 12, декабрь 2016 г.)

Комментарий к письму Федеральной налоговой службы от 01.11.2016 N БС-4-11/20817

О.И. Волкова,

эксперт журнала "Оплата труда в государственном

(муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтера"

Журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтера", N 12, декабрь 2016 г., с. 26-30.

Несмотря на то, что до сдачи справки по форме 2-НДФЛ еще есть время, сотрудники контролирующего органа уже выпускают письма со своими разъяснениями о порядке ее заполнения. В настоящем номере журнала вашему вниманию представлено письмо сотрудников налогового ведомства от 01.11.2016 N БС-4-11/20817, в котором сказано, что организациям - налоговым агентам перед заполнением справки по форме 2-НДФЛ необходимо убедиться в актуальности персональных данных физических лиц. Это связано с тем, что сотрудники контролирующего органа считают, что справка по форме 2-НДФЛ со старыми персональными данными является документом с недостоверными сведениями, а за это ст. 126.1 НК РФ предусмотрена административная ответственность в виде штрафа.

Обратите внимание! В письме налоговики отметили: представление сведений о доходах физического лица с указанием некорректных данных (неверно заполнены ИНН отдельных работников, имеются факты незаполнения неудержанной суммы налога) является представлением налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, и образует состав налогового правонарушения, ответственность за которое предусмотрена статьей 126.1 Кодекса. Это значит, что организациям грозит взыскание штрафа в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения.

Итак, напомним основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при заполнении справки по форме 2-НДФЛ.

На каких физических лиц организация должна представить справки по форме 2-НДФЛ

Сведения представляют налоговые агенты - российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, в налоговый орган по месту своего учета. Кроме того, данные справки должны представлять российские организации, имеющие обособленные подразделения, в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета таких обособленных подразделений, а также в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших подобные договоры.

В самом начале справки по форме 2-НДФЛ есть поле "Признак", в котором необходимо поставить:

1) либо цифру 1 - если данная справка представляется в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ, то есть на тех физических лиц, которым организация выплачивала доходы, за исключение доходов:

- по договорам купли-продажи;

- по договорам, заключенным с ними как с предпринимателями;

2) либо цифру 2 - если эта справка представляется согласно п. 5 ст. 230 НК РФ, то есть на тех физических лиц, с доходов которых организация не смогла удержать полностью или частично НДФЛ (Письмо ФНС РФ от 30.03.2016 N БС-4-11/5443).

Раздел 1 справки по форме 2-НДФЛ

В этом разделе указываются данные об организации - налоговом агенте. Здесь необходимо учитывать один нюанс, а именно заполнение полей "ОКТМО" и "КПП":

- если физическое лицо получало доходы от головного подразделения организации, отражаются код ОКТМО и КПП организации;

- если физическое лицо получало доходы от обособленного подразделения организации - код ОКТМО и КПП обособленного подразделения.

Раздел 2 справки по форме 2-НДФЛ

В этом разделе указываются данные о физическом лице, на которого представляется справка. Именно на него обратили внимание в комментируемом письме сотрудники контролирующего органа и дали следующие разъяснения:

в поле "Фамилия, имя, отчество" указываются фамилия, имя и отчество налогоплательщика без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность;

в поле "Серия и номер" - реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика;

при заполнении поля "Адрес места жительства в Российской Федерации" - полный адрес места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства.

Таким образом, разд. 2 "Данные о физическом лице - получателе дохода" справки по форме 2-НДФЛ должен быть заполнен налоговым агентом на основании данных документа, удостоверяющего личность налогоплательщика.

Раздел 3 справки по форме 2-НДФЛ

В разделе 3 справки приводятся сведения:

- о полученных физическим лицом доходах, облагаемых по конкретной ставке налога (13, 15, 30 или 35%). Эти сведения отображаются в хронологическом порядке в разбивке по месяцам и кодам доходов. При этом суммы доходов показываются в том месяце, в котором соответствующий доход считается фактически полученным;

Обратите внимание! Согласно п. 2 ст. 223 НК РФ фактически полученным доход в виде заработной платы считается на последнее число месяца, за который начислена заработная плата. Это значит, если зарплату за декабрь 2016 года работник получил в январе 2016 года, то ее сумму надо отразить в справке за 2016 год в составе доходов за декабрь.

- о налоговых вычетах, которые применяются к конкретным видам доходов.

Обратите внимание! Стандартные, имущественные и социальные вычеты в разд. 3 не отражаются. В нем указываются, например, профессиональные вычеты и суммы, не облагаемые НДФЛ по ст. 217 НК РФ.

Напротив тех сумм доходов, в отношении которых применены вычеты, отражаются код вычета и его сумма.

Раздел 4 справки по форме 2-НДФЛ

В разделе 4 отражаются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты, предоставленные физическому лицу.

Обратите внимание! Указанные вычеты могут быть предоставлены только налоговым резидентам РФ в отношении доходов, облагаемых по ставке 13% (кроме дивидендов) (п. 3 ст. 210 НК РФ). Если человек получал доходы, облагаемые по другим ставкам, или не является резидентом, то в суммовых полях этой справки надо проставить нули.

Раздел 5 справки по форме 2-НДФЛ

В разделе 5 необходимо отображать обобщенные показатели, а именно:

- общую сумму доходов, отраженных в разд. 3 справки, облагаемых НДФЛ по ставке, указанной в заголовке этого раздела;

- общие суммы исчисленного и удержанного с этих доходов НДФЛ;

- общую сумму налога, перечисленного в бюджет.

Обратите внимание! Сумма НДФЛ, исчисленная с зарплаты за декабрь текущего года, всегда отражается в справке по форме 2-НДФЛ за этот же год в полях:

- "Сумма налога исчисленная";

- "Сумма налога удержанная";

- "Сумма налога перечисленная".

Тот факт, что этот налог может быть удержан и перечислен в бюджет уже в следующем году, значения не имеет (письма ФНС РФ от 02.03.2015 N БС-4-11/3283, от 03.02.2012 N ЕД-4-3/1692@).

К сведению. Если в течение года вы выплачивали одному и тому же человеку доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, по этому человеку надо представить в ИФНС одну справку по форме 2-НДФЛ, заполнив в ней разд. 3-5 для каждой из ставок НДФЛ. При отсутствии суммовых показателей в соответствующих полях справки проставляется ноль.

Наиболее распространенные коды доходов и вычетов, которые используются при заполнении справки по форме 2-НДФЛ

Полный перечень кодов доходов и вычетов, которые отражаются в справке, утвержден Приказом ФНС РФ от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. Напомним лишь самые распространенные.

Код доходов	Код расходов
1010 - Дивиденды	114 - Стандартный вычет на первого ребенка родителю (в одинарном размере)
2000 - Заработная плата	115 - Стандартный вычет на второго ребенка родителю (в одинарном размере)
2010 - Вознаграждение по гражданско-правовому договору на выполнение работ (оказание услуг)	116 - Стандартный вычет на третьего и следующего ребенка родителю (в одинарном размере)
2012 - Отпускные	311 - Имущественный вычет в размере суммы, потраченной на приобретение (строительство) жилья
2300 - Пособие по временной нетрудоспособности	327 - Социальный вычет по расходам работника на негосударственное пенсионное обеспечение, добровольное пенсионное страхование, добровольное страхование жизни
2610 - Материальная выгода от экономии на процентах за пользование заемными средствами	403 - Профессиональный вычет по ГПТ на выполнение работ (оказание услуг)
2760 - Материальная помощь работникам (кроме матпомощи, выдаваемой в связи со смертью члена семьи, рождением ребенка, стихийным бедствием или иными чрезвычайными обстоятельствами)	501 - Вычет из стоимости подарков (до 4 000 руб. в год)
4800 - Доходы, для которых нет своих кодов. например, сверхнормативные суточные, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (письмо ФНС РФ от 19.09.2016 N БС-4-11/17537, от 06.07.2016 N БС-4-11/12127)	503 - Вычет из суммы матпомощи (до 4 000 руб. в год)

И в заключение напомним, что данную справку подписывает руководитель организации либо любое должностное лицо, уполномоченное на это внутренними документами организации (например, приказом руководителя). В частности, справку может подписать главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер, отвечающий за расчет зарплаты.