Вопрос: Как отразить затраты работника, находящегося в командировке, на приобретение ГСМ, если командировочные расходы были ранее перечислены на его зарплатную карту? (журнал "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2016 г.)

Как отразить затраты работника, находящегося в командировке, на приобретение ГСМ, если командировочные расходы были ранее перечислены на его зарплатную карту?

С. Валова,

эксперт журнала "Автономные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2016 г., с. 75-77.

В силу ст. 167 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:

1. Расходы на проезд.

2. Расходы на проживание.

3. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

4. Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, к таким расходам относится приобретение ГСМ, когда работник выезжает в командировку на личном автомобиле.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются (ст. 168 ТК РФ):

- работникам, заключившим трудовые договоры о работе в федеральных государственных учреждениях, федеральных государственных органах, - нормативными правовыми актами Правительства РФ;

- работникам, заключившим трудовые договоры о работе в государственных учреждениях субъектов РФ, государственных органах субъектов РФ,

- нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ;

- работникам, заключившим трудовые договоры о работе в муниципальных учреждениях, органах местного самоуправления, - нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Начиная с 2016 года государственные (муниципальные) учреждения относят затраты, понесенные организацией, по видам расходов с увязкой статей и подстатей КОСГУ. Перечень и правила применения единых групп, подгрупп и элементов видов расходов приведены в подразд. 5(1).2 разд. 5(1) "Виды расходов" Указаний N 65н*(1).

В силу норм, прописанных в данном подразделе, существенным требованием утвержденной структуры видов расходов является разграничение между элементами видов расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" и 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд":

- по форме, в которой они осуществляются (денежная или натуральная);

- по типу получателей (действующие или бывшие работники (служащие), иные категории граждан).

В случае если выдача работникам денежных средств под отчет осуществляется посредством их перечисления на банковскую зарплатную карту, то командировочные расходы, а также компенсация понесенных за счет собственных средств затрат на оплату проезда к месту командирования и обратно, произведенных командированным работником с разрешения работодателя, отражается по коду вида расходов 112.

Одновременно следует отметить, что по подстатье 212 "Прочие выплаты" КОСГУ в целях бюджетного учета отражаются расходы на возмещение работодателем в пользу сотрудников затрат, связанных со служебными командировками:

- на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

- на наем жилых помещений;

- на прочие нужды, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, в том числе выплаты взамен суточных членам экипажей судов флота загранплавания);

- иные расходы, произведенные работником в служебной командировке с разрешения работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.

Таким образом, приобретение ГСМ работником за счет денежных средств, выданных ему под отчет, следует отразить по коду вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" с увязкой по подстатье 212 "Прочие выплаты" КОСГУ. Аналогичные разъяснения даны в Письме Минфина РФ от 15.07.2016 N 02-05-10/41796.

В соответствии с рекомендациями Минфина в бухгалтерском учете автономного учреждения нужно сделать следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Отражены расходы на приобретение ГСМ на основании авансового отчета и документов, подтверждающих произведенные затраты (кассовые и товарные чеки)	0 106 34 000	0 208 12 000
Приняты к учету ГСМ на основании подтверждающих документов	0 105 33 000	0 106 34 000

В случае приобретения ГСМ в соответствии с закупкой, осуществляемой учреждением (уполномоченным на то работником учреждения) как юридическим лицом, данный вид расходов отражается по коду 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд" с увязкой в целях бухгалтерского учета по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ.

1 сентября 2016 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н.