Вопрос: Работник на служебном автомобиле отправился в командировку. В месте командировки он приобрел посредством своей "зарплатной" банковской карты ГСМ, необходимые для возвращения к месту работы. Как в бухгалтерском учете отражаются операции по возмещению работнику данных расходов? (журнал "Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2016 г.)

Работник на служебном автомобиле отправился в командировку. В месте командировки он приобрел посредством своей "зарплатной" банковской карты ГСМ, необходимые для возвращения к месту работы. Как в бухгалтерском учете отражаются операции по возмещению работнику данных расходов?

Л. Магурина,

эксперт журнала

"Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2016 г., с. 71-74.

Статьей 168 ТК РФ установлено, что в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему:

расходы на проезд;

расходы на наем жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно Указаниям N 65н*(1) существенным требованием утвержденной структуры расходов является:

- выдача командируемым работникам (сотрудникам) наличных денежных средств (или перечисление на банковскую карту) под отчет для приобретения проездных билетов и (или) оплаты найма жилых помещений, осуществления расходов протокольного характера;

- компенсация работникам понесенных ими за счет собственных средств расходов на оплату проезда к месту командирования и обратно, найма жилых помещений и иных расходов, произведенных командированным работником с разрешения или ведома работодателя, перечень которых определяется работодателем в коллективном договоре или локальном нормативном акте - по соответствующим элементам видов расходов, предназначенных для отражения расходов на иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда.

В целях бюджетного учета по подстатье 212 "Прочие выплаты" КОСГУ отражаются расходы, возмещенные работодателем в пользу сотрудников, связанные со служебными командировками:

на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования, соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

на наем жилых помещений;

на дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, в том числе выплаты взамен суточных членам экипажей судов загранплавания флота);

на иные расходы, произведенные работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.

Перечень иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя, и размеры их возмещения должны быть определены работодателем в коллективном договоре.

Из разъяснений Минфина, приведенных в Письме от 15.07.2016 N 02-05-10/41796, следует, что в случае осуществления работником учреждения, находящимся в служебной командировке, расходов на приобретение ГСМ с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя, иных расходов на проезд до места командирования и обратно на служебном автотранспорте применяется вид расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда", увязанный в целях бухгалтерского учета с подстатьей 212 "Прочие выплаты" КОСГУ. Принятие ГСМ к учету отражается на основании авансового отчета командированного работника и прилагающихся к нему документов следующими бухгалтерскими записями:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Списаны с банковской карты работника денежные средства на приобретение ГСМ	0 106 34 340	0 208 12 660
Приняты к учету ГСМ, приобретенные работником	0 105 33 340	0 106 34 340

Обратите внимание! В целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, Минфин считает возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках "зарплатных" проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Минфина РФ от 31.03.2016 N 02-03-09/18115). При этом в силу ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, по мнению Минфина, должны быть, предусмотрены положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами.

Пример

Сотруднику, отправляющемуся в командировку на служебном автомобиле, на банковскую карту, выданную в рамках "зарплатного" проекта, перечислили денежные средства:

- на наем жилого помещения в месте командировки - 5 000 руб.;

- на приобретение ГСМ - 3 000 руб.

По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет с подтверждающими документами, из которого следовало, что сотрудник в месте командировки израсходовал:

- на наем жилого помещения - 5 000 руб.;

- на приобретение ГСМ - 4 500 руб.

Проверив путевой лист и места следования автомобиля, бухгалтер пришел к выводу об объективности произведенных работником расходов и о возмещении ему денежных средств в размере 1 500 руб. по подстатье 340 КОСГУ. Операции совершаются по коду вида деятельности 4.

В бухгалтерском учете операции отражаются следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
На банковскую карту сотрудника переведены денежные средства
на оплату найма жилого помещения	4 210 03 560 4 208 26 560	4 201 11 610 4 210 03 660	5 000 5 000
на приобретение ГСМ	4 210 03 560 4 208 34 560	4 201 11 610 4 210 03 660	3 000 3 000
На основании авансового отчета приняты расходы подотчетного лица
на оплату найма жилого помещения	4 109 хх 226	4 208 26 660	5 000
на приобретение ГСМ	4 106 34 340	4 208 34 660	4 500
Приняты к учету приобретенные сотрудником ГСМ	4 105 33 340	4 106 34 440	4 500
Возмещен на банковскую карту сотрудника перерасход денежных средств по командировке	4 210 03 560 4 208 34 560	4 201 11 610 4 210 03 660	1 500 1 500
Списаны ГСМ, израсходованные сотрудником (операция совершается на основании путевых листов, отчета сотрудника по израсходованным за месяц ГСМ)	4 109 хх 340	4 105 33 440	4 500

1 сентября 2016 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н.