Рублевый аванс для зарубежной командировки (Е.Л. Ермошина, журнал "Налог на прибыль: учет доходов и расходов", N 4, апрель 2016 г.)

Рублевый аванс для зарубежной командировки

Е.Л. Ермошина,

редактор журнала

"Налог на прибыль: учет доходов и расходов"

Журнал "Налог на прибыль: учет доходов и расходов", N 4, апрель 2016 г., с. 30-33.

Если у организации нет валютного счета, она может выдать сотруднику, отправляющемуся в командировку, рублевый аванс. Тот идет в обменный пункт и самостоятельно приобретает валюту. При этом в соответствии с Инструкцией N 136-И*(1) ему обязаны выдать документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой.

В учете организации факт покупки иностранной валюты физическим лицом не отражается, так как конвертация валюты в обменном пункте производится от имени физлица.

Командированный сотрудник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства он истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и осуществит иные затраты в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

По мнению Минфина, изложенному в Письме от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059, порядок отражения в учете командировочных расходов зависит от того, может ли сотрудник документально подтвердить факт приобретения валюты.

Сотрудник представил справку о покупке валюты

В этой ситуации затраты организации на командировочные расходы следует установить исходя из истраченной согласно первичным документам суммы валюты по курсу обмена, который определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

На основании изложенного Минфин пришел к выводу, что организация будет компенсировать работнику сумму его фактических затрат, то есть сумму по курсу, указанному в документах, подтверждающих покупку валюты или продажу неизрасходованного остатка в валюте, а расходы будут учитываться на дату утверждения авансового отчета (см. письма от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059, от 03.09.2015 N 03-03-07/50836, от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193). Аналогичное мнение высказала ФНС в Письме от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408.

Пример 1

Организация направила своего сотрудника в зарубежную командировку с 24 по 30 марта 2016 года включительно.

23 марта из кассы под отчет работнику был выдан аванс в размере 46 200 руб., который он израсходовал на приобретение 600 евро в обменном пункте по курсу 77 руб./евро.

В командировке работник потратил 500 евро, что подтверждено соответствующими документами.

По возвращении из командировки он обменял остаток в размере 100 евро в обменном пункте по курсу 76,5 руб./евро, получив 7 650 руб.

Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка.

4 апреля работник представил авансовый отчет (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет		Кредит		Сумма, руб.
23.03.2016
Выдан командированному работнику аванс в рублях (600 евро х 77 руб./евро)	71		50		46 200
04.04.2016
Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету (500 евро х 77 руб./евро)		26		71		38 500
Возвращена в кассу сумма, не израсходованная подотчетным лицом		50		71		7 650
Отражены расходы, связанные с покупкой-продажей валюты (46 200 - 38 500 - 7 650) руб.		26		71		50

Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты и отражены в прочих расходах на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в апреле 2016 года в размере 38 550 руб. (38 500 + 50).

Сотрудник не представил справку о покупке валюты

Исходя из норм, изложенных в пп. 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ, командировочные расходы отражаются в налоговом учете так:

- расходы учитываются на дату утверждения авансового отчета;

- расходы, осуществленные в валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Исключение - выдача работнику аванса, когда расходы в валюте пересчитываются по курсу ЦБ РФ на дату перечисления аванса (в части, приходящейся на аванс).

Итак, в ситуации, когда сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей, пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм. Такое мнение Минфин высказал в недавнем Письме от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059, а также Письме от 03.09.2015 N 03-03-07/50836.

Обратите внимание! Несколькими годами раньше контролирующие органы излагали иную точку зрения (см. письма Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 и ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408): перерасчет следует производить на дату утверждения авансового отчета.

Полагаем, налогоплательщику целесообразнее руководствоваться последними разъяснениями финансистов и в случае утери сотрудником справки банка об обмене валюты производить перерасчет исходя из курса, действовавшего на дату выдачи аванса.

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1, при этом учтем, что справки о покупке валюты и продаже остатка аванса работник не представил.

Курс евро к рублю, установленный ЦБ РФ на 23.03.2016, составил 76,14 руб./евро.

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет		Кредит		Сумма, руб.
23.03.2016
Выдан командированному работнику аванс в рублях	71		50		46 200
04.04.2016
Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету (500 евро х 76,14 руб./евро)		26		71		38 070
Возвращена в кассу сумма, не израсходованная подотчетным лицом		50		71		8 130

Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты и отражены в прочих расходах на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в апреле 2016 года в размере 38 070 руб.

Подведем итог вышесказанному. Командировочные расходы учитываются на дату утверждения авансового отчета. При выдаче рублевого аванса перерасчет "валютных" расходов в рубли будет осуществляться следующим образом:

- если есть справка банка об обмене валюты, перерасчет производится по курсу банка, осуществившего обмен;

- если такая справка отсутствует - по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция ЦБ РФ от 16.09.2010 N 136-И "О порядке осуществления уполномоченными банками (филиалами) отдельных видов банковских операций с наличной иностранной валютой и операций с чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц".