Депонирование заработной платы (журнал "Практическая бухгалтерия", N 4, апрель 2016 г.)

Депонирование заработной платы

Журнал "Практическая бухгалтерия", N 4, апрель 2016 г., с. 53-56.

Иногда сотрудники по каким-либо факторам, независящим от работодателя, не могут вовремя получить заработную плату, которую организация выдает наличными. Причиной может быть, к примеру, болезнь сотрудника. В этом случае невостребованную зарплату бухгалтер должен сдать обратно в банк, т.е. депонировать ее.

Согласно порядку ведения кассовых операций (Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У) депонированные суммы не обязательно сдавать на хранение в банк, однако несданные суммы будут учитываться в величине лимита кассы, в отличие от заработной платы.

В кассе нельзя хранить неограниченное количество денег - наличность должна быть передана в банк. Существует понятие кассового лимита - это определенная сумма наличных денег свыше, которой наличные в кассе держать нельзя.

Исключением являются только субъекты малого предпринимательства, которые указанный лимит могут не устанавливать (п. 2 Указания N 3210-У, п.п. 1, 4 письма ФНС от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338). Если организация - субъект малого предпринимательства не установила лимит остатка наличных, то она может любую сумму имеющейся у нее наличности хранить в кассе, не сдавая в банк.

Лимит остатка наличных в кассе организации, которая получает наличную выручку, рассчитывается по формуле, которая прописана в п. 1 Приложения к Указанию Банка России N 3210-У.

В данной статье мы рассмотрим алгоритм действий по депонированию заработной платы с последующей сдачей депонированных сумм в банк.

Проверяем расписки в получении денег в расчетно-платежной ведомости

Необходимо построчно проверить в расчетно-платежной ведомости расписки в получении денег.

Напротив фамилий тех, кто не получил заработную плату, в графах "Деньги получил" (при выдаче денег по форме N Т-49) или "Подпись в получении денег" (при выдаче денег по форме N Т-53) нужно проставить оттиск штампа, либо сделать надпись "депонировано".

Обратите внимание! За накопление в кассе организации наличных денег сверх установленного лимита ИФНС может наложить одновременно два штрафа (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, п. 4 письма ФНС от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338):

- на организацию - в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

- на ее руководителя - в размере от 4000 до 5000 руб.

Подводим итог по платежным ведомостям

В итоговой строке ведомостей формы N Т-49 или формы N Т-53 необходимо посчитать и записать суммы:

- фактически выданных наличных денег;

- подлежащие депонированию и сдаче в банк.

Если деньги на зарплату выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись "Деньги по ведомости выдавал (подпись)".

Составляем реестр депонированных сумм

С 1 июня 2014 года вести реестр депонированных сумм не обязательно, поскольку в порядке ведения кассовых операции от 11.03.2014 N 3210-У такого требования нет.

Однако этот документ удобен для отслеживания задолженности перед работниками, поэтому отказываться от него совсем не стоит.

Реестр депонированных сумм заполняют в произвольной форме. Как правило, он включает следующие реквизиты:

- наименование (фирменное наименование) организации;

- дата оформления реестра депонированных сумм;

- период возникновения депонированных сумм наличных денег;

- номер расчетно-платежной или платежной ведомости;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги;

- табельный номер работника (при наличии);

- сумма невыплаченных наличных денег;

- итоговая сумма по реестру депонированных сумм;

- подпись кассира;

- расшифровка подписи кассира.

Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты, например, о выплате депонированных сумм.

Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.

Вносим в книгу учета депонированные суммы

Обязательство вести книгу учета депонированных сумм также не прописано в порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 N 3210-У. Т.е. она не является обязательной.

Форму данной книги фирма разрабатывает самостоятельно. Книга открывается на год. В ней каждому депоненту отводится отдельная строка, в которой указывают его табельный номер, фамилию, имя и отчество, депонированную сумму.

В группе граф "Отнесено на счет депонентов" должны быть указаны месяц и год, в которых образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы депонированных выплат, а в группе граф "Выплачено" против фамилии депонента записываются номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма за соответствующий месяц.

Обратите внимание! Законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты страховых взносов в случае депонирования зарплаты.

Выплаты в пользу работников по трудовым договорам являются объектом обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). При этом взносы необходимо рассчитывать на дату начисления этих выплат (ст. 11 Закона N 212-ФЗ).

Следовательно, работодатель начисляет страховые взносы независимо оттого, получил фактически работник зарплату или организация перевела ее на депонент (ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Заверяем подписью

После этого кассир подписывает платежные ведомости, реестр и книгу учета депонированных сумм (при их наличии) и передает их на подпись бухгалтеру.

Передаем на проверку

Заверенные подписью бухгалтера формы N Т-49 или формы N Т-53, реестр и книгу учета депонированных сумм необходимо передать на проверку главному бухгалтеру.

Оформляем расходный кассовый ордер

На сумму фактически выданной зарплаты нужно оформить один общий расходно-кассовый ордер по форме N КО-2. РКО подписывает главный бухгалтер организации (либо иное лицо, уполномоченное на подписание кассовых документов приказом или доверенностью (подп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания N 3210-У). Номер и дату РКО надо проставить на последней странице расчетно-платежной или платежной ведомости.

Сдаем в банк депонированные суммы заработной платы

Если сумма наличных, оставшихся в кассе организации после выплаты зарплаты, с учетом депонированных сумм превысила лимит остатка наличных, то сумму, превышающую лимит, надо сдать в банк в этот же день (п. 2 Указания N 3210-У).

Обратите внимание! Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня, следующего за днем выплаты сотруднику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Депонированная зарплата считается выданной, поэтому НДФЛ уплачивается в общеустановленном порядке.

Выдаем заработную плату

По просьбе сотрудника ему необходимо выдать депонированную зарплату. Для этого достаточно устного заявления сотрудника. Бухгалтер должен подать заявку в банк на получение необходимой суммы. После выдачи банком денежных средств, нужно выдать сотруднику заработную плату, оформив расходник. Не забудьте внести сведения о выданных суммах в книгу учета депонированных сумм.

Если зарплата не востребована в течение трех лет

Если сотрудник не обратился за заработной платой в течение трех лет, то бухгалтер включает ее в состав прочих доходов в бухгалтерском учете, а в налоговом - в составе внереализационных доходов. Для этого нужно провести инвентаризацию расчетов с сотрудниками по оплате труда, подготовить акт инвентаризации, составить бухгалтерскую справку и издать приказ руководителя организации. Признавать соответствующий доход необходимо в последний день непосредственно того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности.

Учет депонированной заработной платы

Заработная плата в бухгалтерском учете независимо от даты ее получения работником учитывается в расходах того месяца, в котором она была начислена (п. 5 ПБУ 1/2008).

Начисление заработной платы в бухгалтерском учете отражается проводками:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44 и т.д.) Кредит 70

- начислена заработная плата;

Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",

- удержан НДФЛ с суммы заработной платы;

Дебет 70 Кредит 50

- выплачена заработная плата за минусом НДФЛ.

Дебет 68 субсчет "расчеты по НДФЛ" Кредит 51

- уплачен НДФЛ в бюджет.

Депонирование заработной платы. Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 76-4 "Расчеты по депонированным суммам".

Депонирование заработной платы отражается проводками:

Дебет 70 Кредит 76, субсчет 76-4 "Расчеты по депонированным суммам",

- депонирована сумма неполученной зарплаты;

Дебет 51 Кредит 50

- сумма депонированной зарплаты зачислена на расчетный счет компании. Выдача депонированной заработной платы отражается проводками:

Дебет 50 Кредит 51

- получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты;

Дебет 76, субсчет 76-4 "Расчеты по депонированным суммам" Кредит 50

- выдана депонированная зарплата.

Списание невостребованной заработной платы отражается проводкой:

Дебет 76, 76-4 субсчет "Расчеты по депонированным суммам", Кредит 91-1

- депонированная заработная плата включена в состав прочих доходов по истечении срока исковой давности.

Алгоритм действий при депонировании заработной платы

Проверить расписки в получении денег в расчетно-платежной ведомости

Подвести итог по платежным ведомостям

Составить реестр депонированных сумм (при наличии)

Внести в книгу учета депонированные суммы (при наличии)

Заверить подписью

Передать на проверку

Оформить расходный кассовый ордер на сумму фактически выданной ЗП

Сдать в банк депонированные суммы заработной платы

/-----------------------------------\    /-----------------------------------\

| Сотрудник обратился за зарплатой  |    |Сотрудник не обратился за зарплатой|

|                                   |    |        в течение трех лет         |

\-----------------------------------/    \-----------------------------------/

/-----------------------------------\    /-----------------------------------\

| Получить от сотрудника заявление. |    |Провести инвентаризацию расчетов с |

|    Причем, достаточно устного     |    |   сотрудниками по оплате труда    |

|             заявления             |    |                                   |

\-----------------------------------/    \-----------------------------------/

/-----------------------------------\    /-----------------------------------\

| Подать заявку в банк о получении  |    |    Оформить акт инвентаризации    |

|        депонированных сумм        |    |                                   |

\-----------------------------------/    \-----------------------------------/

/-----------------------------------\    /-----------------------------------\

|Получить необходимую сумму в банке |    |  Составить бухгалтерскую справку  |

\-----------------------------------/    \-----------------------------------/

/-----------------------------------\    /-----------------------------------\

| Оформить расходный-кассовый ордер |    |    Издать приказ руководителя     |

|          (форма N КО-2)           |    |                                   |

\-----------------------------------/    \-----------------------------------/

/-----------------------------------\    /-----------------------------------\

|Выдать заработную плату сотруднику |    |     Отразить данные приказа в     |

|                                   |    |  бухгалтерском и налоговом учете  |

\-----------------------------------/    \-----------------------------------/

Внести сведения о выданных суммах в книгу учета депонированной зарплаты