Преимущества электронного документооборота (Ю. Сухлов, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2016 г.)

Преимущества электронного документооборота

Ю. Сухлов,

руководитель проектов внедрения систем ЭДО

счетов-фактур и первичных документов

компании "Электронный экспресс"

Журнал "Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2016 г., с. 33-34.

Сегодня электронные торговые площадки выступают локомотивами в продвижении идеи электронного обмена типовыми документами со своими контрагентами без дублирования на бумаге. Причиной реализации данной идеи послужила большая нагрузка на процессы подготовки, транспортировки и хранения документов.

С каждым годом все больше компаний принимают решение о внедрении электронного документооборота (далее - ЭДО). Давайте обратим внимание на преимущества, которые получают поставщики и заказчики, подключившись к системе ЭДО. Для этого нам потребуется исследовать процессы, которые организованы в компаниях при наличии документооборота бумажного.

По данным, полученным в ходе работы с крупными организациями, 60 процентов их сотрудников, занятых бумажной работой, тратят до одного часа в день на ксерокопирование нужных документов, более того, из всего процесса работы с бумагами до 50 процентов времени может уходить только на поиск нужного документа!

Электронные торговые площадки - это те организации, которые ежемесячно выставляют большое количество счетов на небольшие суммы, поэтому вопросы уменьшения расходов на канцелярию, оптимизации процессов доставки и хранения документов очень важны как для самой площадки, так и для клиента, которому требуются акт и счет-фактура для закрытия сделки.

Как известно, после победы в аукционе и выполнения ряда условий поставщик заключает с заказчиком договор, далее в процессе выполнения его условий между ними возникает документооборот актов, накладных, счетов-фактур и других документов. Поставщики и заказчики могут находиться в разных регионах, поэтому у них возникает потребность воспользоваться почтой или курьерской доставкой, что, в свою очередь, отодвигает момент подписания документов и увеличивает расходы (в среднем доставка конверта может занимать до 2-3 недель, а стоимость достигать 250 руб.). В этом случае прекрасной альтернативой будет являться система электронного документооборота, в которой доставка документа происходит в считанные минуты, а затраты составляют не более 9 рублей.

Кроме того, никто не застрахован от потери документов в процессе доставки: в среднем не находят своего получателя порядка 20 процентов документов, отправленных почтой, и 1 процент - курьерской доставкой. И тогда весь процесс начинается заново. В данном случае передача документов через систему юридически значимого электронного документооборота обеспечивает 99,9 процента сохранности документов.

Но даже в случае успешной доставки возникает следующая проблема: где хранить, чтобы не забыть? Для многих крупных организаций это настоящая головная боль, которая выражается в виде огромных складских архивохранилищ с практически безуспешной возможностью нахождения требуемого документа. Здесь альтернативой являются электронные архивохранилища с применением фильтров, обеспечивающих более точный запрос для поиска документа.

С целью упрощения взаимодействия с контрагентами ряд крупнейших заказчиков, таких как Закрытое акционерное общество "Сбербанк - Автоматизированная система торгов", Международная информационная группа "ИНТЕРФАКС", ГУП "Агентство по государственному заказу Республики Татарстан", Государственный комитет Республики Татарстан по закупкам, используют технологии "Экспресс Документ", оператором ЭДО является ООО "Электронный экспресс", входящее в состав компании "Гарант".

Теперь для всех пользователей системы ЭДО появляется возможность обмениваться первичными учетными документами и счетами-фактурами между собой. Сам процесс электронного документооборота независим от факта проведения торгов на электронной площадке или получения приглашения от одного контрагента. Подключившись к системе ЭДО, пользователь получает доступ ко всему списку ранее зарегистрированных компаний, которых на сегодняшний период порядка 300 000. Нередка ситуация, когда компания впервые проходит регистрацию, а после в списке зарегистрированных находит большую часть своих контрагентов.

После подключения пользователю рекомендуется регулярно проверять свой личный кабинет в системе Оператора ЭДО для мониторинга новых входящих документов.

Юридически значимый электронный документооборот осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации*(1).

Для подключения электронного документооборота новому участнику ЭДО требуется подписать соглашение о присоединении и оплатить стоимость подключения услуги. По всем возникающим вопросам автор рекомендует обращаться в службу техподдержки Оператора ЭДО по телефону технической поддержки ООО "Электронный экспресс" 8 800-333-88-88.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ; приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н