Комментарий к письму Минфина России от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059 (Е.Л. Ермошина, журнал "Строительство: акты и комментарии для бухгалтера", N 4, апрель 2016 г.)

Комментарий к письму Минфина России от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059

Е.Л. Ермошина,

эксперт журнала "Строительство:

акты и комментарии для бухгалтера"

Журнал "Строительство: акты и комментарии для бухгалтера", N 4, апрель 2016 г., с. 26-29.

Если у организации нет валютного счета, она может выдать сотруднику, отправляющемуся в командировку, рублевый аванс. Сотрудник самостоятельно приобретает валюту в соответствующем подразделении банка (обменном пункте), который обязан выдать ему документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой. В связи с этим возникает вопрос, по какому курсу и на какую дату отражать в бухгалтерском и налоговом учете расходы работников, произведенные ими в зарубежных командировках, если выдан аванс в рублях:

- на дату утверждения авансового отчета (по курсу ЦБ РФ);

- на дату выплаты подотчетных сумм (по курсу ЦБ РФ);

- на дату обмена работником полученных рублей на иностранную валюту (по курсу, установленному банком, где происходит обмен валюты).

В комментируемом письме Минфин разъяснил, что порядок отражения в учете командировочных расходов зависит от того, может ли сотрудник подтвердить документально факт приобретения валюты.

Если покупка валюты подтверждена документально. Затраты организации на командировочные расходы в этом случае следует установить исходя из истраченной согласно первичным документам суммы валюты и курса обмена, который определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета. Данное мнение было высказано Минфином не только в комментируемом письме, но и в более ранних документах (см. письма от 03.09.2015 N 03-03-07/50836, от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193). Аналогичную точку зрения выразила ФНС в Письме от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408.

Чиновники считают, что организация будет компенсировать работнику сумму его фактических затрат, то есть сумму по курсу, указанному в документах, подтверждающих покупку валюты или продажу неизрасходованного остатка в валюте, а расходы будут учитываться на дату утверждения авансового отчета.

Пример 1

Работник в феврале 2016 года должен был отправиться в зарубежную командировку.

24 февраля работнику был выдан аванс в рублях в размере 35 000 руб.

2 марта работник представил авансовый отчет, к которому приложил первичные документы, подтверждающие, что в командировке он фактически потратил 400 евро, и справку о покупке валюты в размере 400 евро по курсу 86,5 руб./евро на сумму 34 600 руб.

В этот же день отчет был утвержден, остаток в размере 400 руб. (35 000 - 34 600) работник вернул в кассу.

Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут рассчитаны исходя из истраченной суммы согласно первичным документам и документам о приобретении валюты и отражены в составе прочих расходов на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в марте 2016 года в размере 34 600 руб.

Если покупка валюты не подтверждена документально. Исходя из норм, изложенных в пп. 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ, командировочные расходы учитываются на дату утверждения авансового отчета. При этом расходы, осуществленные в валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода - дату утверждения авансового отчета, за исключением случаев, когда работнику выдается аванс.

В случае перечисления аванса на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса (в части, приходящейся на аванс).

В ситуации, когда сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей, пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм. Такое мнение Минфин высказал в комментируемом письме и Письме от 03.09.2015 N 03-03-07/50836.

Обращаем ваше внимание, что несколькими годами раньше контролирующие органы высказывали иную точку зрения (см. письма Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 и ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408): перерасчет следует производить на дату утверждения авансового отчета.

Полагаем, что налогоплательщику целесообразнее руководствоваться последними разъяснениями Минфина и в случае утери сотрудником справки банка об обмене валюты производить пересчет исходя из курса, действовавшего на дату выдачи аванса.

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. При этом учтем, что справку о покупке валюты работник не представил.

Курс евро к рублю, установленный ЦБ РФ, на 24.02.2016 (дату выдачи аванса) составлял 85,8563 руб./евро.

Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из истраченной суммы согласно авансовому отчету и отражены в составе прочих расходов на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в марте 2016 года в размере 34 342,52 руб. (400 евро х 85,8563 руб./евро).

Остаток денежных средств в сумме 657,48 руб. (35 000 - 34 342,52) работник вернул в кассу.

Итак, если работнику, который направляется в командировку, выдан рублевый аванс, перерасчет "валютных" расходов в рубли будет осуществляться следующим образом:

- если есть справка банка об обмене валюты - по курсу банка, осуществившего обмен;

- если такая справка отсутствует - по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса.