Вопрос: Какие документы должны представлять работники для обоснования расходов на проживание в служебной командировке? (журнал "Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2016 г.)

Какие документы должны представлять работники для обоснования расходов на проживание в служебной командировке?

А. Гусев,

к.п.н., эксперт журнала "Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2016 г., с. 66-69.

Документами, подтверждающими проживание работника в служебной командировке, могут являться:

- при проживании в служебной командировке в гостинице - счет (иной документ), выданный гостиницей. Требовать представления письменного договора в данном случае не нужно;

- когда работник учреждения самостоятельно арендует в месте командировки жилое помещение (квартиру) - договор найма жилого помещения, заключенный с собственником помещения, и расписка собственника в получении денежных средств за проживание.

Обоснование. В служебной командировке работники могут проживать либо в гостинице, либо в арендованном жилом помещении.

1. Проживание в гостинице. Правила предоставления гостиничных услуг утверждены Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085. Согласно ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. К договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках, предусмотренные гл. 9 ГК РФ.

В силу ст. 161 ГК РФ в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения, должны совершаться:

- сделки юридических лиц между собой и с гражданами;

- сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, - независимо от суммы сделки.

Таким образом, договор на проживание должен быть заключен в письменной форме. Напомним, что для совершения сделки в письменной форме составляется документ, выражающий ее содержание и подписанный лицом или лицами, совершающими сделку, или уполномоченными ими лицами (ст. 160 ГК РФ).

В соответствии с п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг договор заключается между потребителем и исполнителем путем составления документа, подписанного двумя сторонами, который должен содержать:

наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество (если имеется), сведения о государственной регистрации;

сведения о заказчике (потребителе);

сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

цену номера (места в номере);

период проживания в гостинице;

иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя).

Следовательно, в случае проживания работника в служебной командировке в гостинице, с работником заключается публичный договор, подтверждением заключения которого является выданный гостиницей счет, содержащий указанные реквизиты.

Кроме того, необходимо учитывать, что согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ*(1) организации, осуществляющие наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг, обязаны применять кассовый аппарат, включенный в Государственный реестр контрольно-кассовой техники.

Вместе с тем Федеральным законом N 54-ФЗ и Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Положение N 359), предусмотрено, что организации могут осуществлять расчеты и без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности (БСО), который приравнивается к кассовому чеку. Такие БСО (квитанции, билеты, абонементы и др.) в обязательном порядке должны содержать реквизиты, указанные в п. 3 Положения N 359.

Требования к реквизитам, печатаемым контрольно-кассовой техникой на кассовом чеке, определены п. 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 N 745.

С учетом изложенного в случае проживания в служебной командировке в гостинице документом, подтверждающим проживание, является счет (иной документ), выданный гостиницей, который должен содержать реквизиты, поименованные в п. 3 Положения N 359 и п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг, либо данный документ может содержать реквизиты, обозначенные в названном п. 20, и дополнительно к нему будет выдан кассовый чек либо БСО, содержащий реквизиты, перечисленные в указанном п. 3. Требовать представления письменного договора в этом случае не нужно.

2. Самостоятельная аренда жилого помещения (квартиры). В том случае, если работник учреждения самостоятельно арендует в месте командировки жилое помещение (квартиру), в качестве подтверждающих документов могут быть использованы договор найма жилого помещения, заключенный с собственником помещения, и расписка собственника в получении денежных средств за проживание. Указанные документы должны быть составлены в простой письменной форме (ст. 674 ГК РФ).

Если же договор аренды заключен с участием риелторской фирмы, в подтверждение произведенных расходов работник должен представить в бухгалтерию организации договор с риелторским агентством, расписку наймодателя о получении платы, квитанцию к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства.

1 мая 2016 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".