Вопрос: Организация, применяющая УСНО, вела в 2015 году книгу учета доходов и расходов в электронном виде. Можно ли по окончании года ее не распечатывать, а хранить в электронном виде? Сколько лет ее надо хранить? (журнал "Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2016 г.)

Организация, применяющая УСНО, вела в 2015 году книгу учета доходов и расходов в электронном виде. Можно ли по окончании года ее не распечатывать, а хранить в электронном виде? Сколько лет ее надо хранить?

С.П. Данченко,

эксперт журнала "Упрощенная система налогообложения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2016 г., с. 72-73.

Книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСНО, и порядок ее заполнения утверждены Приказом Минфина России от 22.10.2012 N 135н (далее - книга учета доходов и расходов).

Книга учета доходов и расходов может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Обратите внимание! На каждый очередной налоговый период открывается новая книга учета доходов и расходов.

Если книга учета доходов и расходов ведется в бумажном варианте, она должна быть прошнурована и пронумерована до начала ее ведения. На последней странице указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя) при ее наличии.

Конечно, удобнее вести книгу учета доходов и расходов в электронном виде, что допустимо. В этом случае налогоплательщики обязаны по окончании отчетного (налогового) периода вывести ее на бумажные носители. Книгу учета доходов и расходов нужно пронумеровать и прошнуровать, а на последней странице указать количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя) при ее наличии.

Проблема хранения документов, в том числе бухгалтерских и налоговых, стоит очень остро для всех налогоплательщиков. Но рекомендуем оформить книгу учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде, в соответствии с приведенными требованиями сразу после сдачи налоговой декларации при УСНО. Это избавит от проблем, которые могут возникнуть в случае необходимости представления ее в налоговый орган. Во-первых, как правило, требуется подготовить сразу большой объем документов, а во-вторых, руководитель организации может поменяться.

Для тех, кто будет впервые прошивать книгу учета доходов и расходов, пригодятся рекомендации Минфина, приведенные в Письме от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336:

- листы прошиваются на два-четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются;

- на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 4-6 см на 4-5 см). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2-2,5 см;

- на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой отражается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем) с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;

- на заверительной надписи ставится печать организации (при наличии) таким образом, чтобы она частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.

Сшить книгу учета доходов и расходов надо таким образом, чтобы ее можно было свободно читать и копировать.

Что касается сроков хранения книги учета доходов и расходов, минимальный срок установлен пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ - в течение четырех лет с момента ее оформления.

Таким образом, книгу учета доходов и расходов за 2015 год нужно хранить до 1 января 2020 года.

Но если "упрощенец" принял решение об учете убытков, то в течение всего срока, а это может быть 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором получен данный убыток, нужно хранить книги учета доходов и расходов за все соответствующие налоговые периоды.

1 апреля 2016 г.